Ako vytvoriť objednávku QuickBooks 2019

QuickBooks objednávka slúži jednoduchý účel: Rozpráva dodávateľa, ktorý chcete kúpiť nejakú položku. V skutočnosti, objednávka je zmluva o kúpe.

Mnoho malých podnikov nepoužíva nákupné objednávky. Keď však narastú do určitej veľkosti, mnohé podniky sa ich rozhodnú použiť, pretože nákupné objednávky sa stanú trvalými záznamami položiek, ktoré si objednali. A čo viac, používanie nákupných objednávok často formalizuje nákupný proces v spoločnosti. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že nikto vo vašej firme nemôže kúpiť nič, čo stojí viac ako 100 USD, pokiaľ nedostane objednávku. Ak len vy môžete zadávať nákupné objednávky, týmto postupom ste efektívne riadili nákupné aktivity.

Ako vytvoriť skutočnú objednávku QuickBooks

Ak chcete použiť QuickBooks na vytváranie nákupných objednávok, postupujte takto:

Povedzte QuickBooks, že chcete vytvoriť nákupnú objednávku výberom Dodávatelia→Vytvoriť objednávky.

QuickBooks zobrazí zobrazené okno.

Ak ponuka Dodávatelia neposkytuje príkaz Vytvoriť nákupné objednávky, QuickBooks nevie, že chcete vytvoriť nákupné objednávky.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Dodávateľ identifikujte predajcu, od ktorého chcete položku zakúpiť.

V rozbaľovacom zozname Dodávateľ je uvedený zoznam všetkých dodávateľov vo vašom zozname dodávateľov.

(Voliteľné) Klasifikujte nákup pomocou rozbaľovacieho zoznamu Trieda.

Upozorňujeme, že rozbaľovací zoznam Triedy sa vám nezobrazí, pokiaľ nezapnete sledovanie tried.

(Voliteľné) V rozbaľovacom zozname Doručiť v pravom hornom rohu vyberte inú adresu dodania.

V rozbaľovacom zozname Odoslať do sa zobrazí zoznam všetkých vašich zákazníkov, predajcov a zamestnancov. Adresu dodania zmeníte výberom jedného z týchto ďalších mien. Po výbere položky zo zoznamu Ship To, QuickBooks vyplní pole Ship To address príslušnými informáciami.

Potvrďte dátum objednávky.

Na začiatku QuickBooks vloží aktuálny systémový dátum do poľa Dátum. Mali by ste však potvrdiť, že dátum, ktorý QuickBooks zadá ako dátum nákupnej objednávky, je správny. Toto je dátum zmluvy. Dátum často určuje zmluvné podmienky, ako napríklad počet dní, počas ktorých má byť položka odoslaná.

Potvrďte číslo objednávky.

Číslo nákupnej objednávky alebo číslo objednávky jednoznačne identifikuje doklad nákupnej objednávky. QuickBooks za vás sekvenčne čísluje objednávky a umiestňuje príslušné číslo do poľa č. objednávky. Odhad, ktorý QuickBooks robí o správnom čísle objednávky, je zvyčajne správny. Ak nie je správne, môžete zadať náhradné číslo.

Potvrďte informácie o predajcovi a odoslaní.

Blok Predajca a Blok Doručiť identifikujú predajcu, od ktorého tovar kupujete, a adresu, na ktorú chcete, aby mu predajca poslal zásielku. Tieto informácie by mali byť správne, ak je váš zoznam dodávateľov aktuálny a ak ste správne použili rozbaľovací zoznam Odoslať na, ak je to potrebné, na identifikáciu alternatívnej adresy dodania.

Napriek tomu sa uistite, že informácie zobrazené v týchto dvoch blokoch adries sú správne. Ak informácie nie sú správne, samozrejme, opravte to. Informácie o bloku adresy môžete upraviť výberom nesprávnych informácií a následným prepísaním toho, čo sa má zobraziť.

Popíšte každú položku, ktorú si chcete objednať.

Stĺpce okna Vytvoriť nákupné objednávky môžete použiť na podrobný popis každej položky, ktorú chcete objednať v rámci nákupu. Každá položka ide do vlastného riadku. Ak chcete opísať položku, ktorú chcete kúpiť od predajcu, uveďte nasledujúce informácie:

• Položka: V stĺpci Položka zaznamenáte jedinečné číslo položky pre položku, ktorú chcete kúpiť. Pamätajte, že položky je potrebné zadať alebo popísať v zozname položiek. Hlavná vec, ktorú by ste mali vedieť o zozname položiek, je, že všetko, čo chcete zobraziť vo faktúre – alebo v objednávke – musí byť popísané v súbore položiek.

• Popis: V stĺpci Popis opíšete položku, ktorú vyberiete. Môžete tiež upraviť pole Popis tak, aby dávalo zmysel zákazníkom alebo dodávateľom.

• Množstvo: Stĺpec Množstvo určuje množstvo položky, ktoré chcete. Do tohto poľa samozrejme zadáte počet položiek, ktoré chcete.

• Sadzba: Stĺpec Sadzba určuje cenu za jednotku alebo sadzbu za jednotku pre položku. Všimnite si, že QuickBooks používa rôzne označenia pre tento stĺpec v závislosti od typu podnikania, ktoré ste nastavili.

• Zákazník: Stĺpec Zákazník identifikuje zákazníka, pre ktorého sa tovar kupuje.

• Trieda: V stĺpci Trieda klasifikujete položky nákupnej objednávky na úrovni položky a nie na úrovni nákupnej objednávky. Upozorňujeme, že tento stĺpec neuvidíte, pokiaľ nezapnete sledovanie triedy.

• Suma: Stĺpec Suma zobrazuje celkovú sumu vynaloženú na položku. QuickBooks vypočíta sumu za vás vynásobením množstva sadzbou (alebo cenou). Množstvo stĺpca môžete upraviť. V tomto prípade QuickBooks upraví sadzbu (alebo cenu) tak, že množstvo krát sadzba sa vždy rovná sume.

Zadáte popis každej položky, ktorá by mala byť súčasťou nákupnej objednávky. To napríklad znamená, že ak si chcete objednať šesť položiek od predajcu, vaša nákupná objednávka by mala obsahovať šesť riadkov informácií.

Vytlačte objednávku.

Účelom zaznamenávania nákupnej objednávky v QuickBooks je vytvoriť formálny záznam o nákupe. Takmer vždy chcete preniesť túto nákupnú objednávku predajcovi. Objednávka povie predajcovi presne to, čo chcete kúpiť, a cenu, ktorú ste ochotní zaplatiť.

Ak chcete objednávku vytlačiť, kliknite na tlačidlo Tlačiť. Objednávky v dávke môžete vytlačiť aj neskôr, ak pri vytváraní objednávok začiarknete políčko Tlačiť neskôr (dostupné na karte Hlavná), uložíte všetky objednávky, ktoré chcete vytlačiť neskôr, a potom vyberiete Súbor →Tlač formulárov→Príkaz Objednávky.

Uložte objednávku.

Ak chcete objednávku uložiť, kliknite buď na tlačidlo Uložiť a zavrieť, alebo na tlačidlo Uložiť a nové. Ak kliknete na tlačidlo Save & New, QuickBooks uloží danú nákupnú objednávku a znovu zobrazí prázdnu verziu okna Create Purchase Orders, aby ste mohli zaznamenať ďalšiu nákupnú objednávku.

Tipy a triky na objednávku v QuickBooks 2019

Tu je niekoľko ďalších dôležitých postrehov:

• Nie každý nákup si zaslúži objednávku. Ak nie ste zvyknutí pracovať s objednávkami, je ľahké to prehnať, keď začnete používať tento praktický nástroj. Majte však na pamäti, že nie všetky nákupy zaručujú nákupné objednávky (pozri nasledujúcu položku).
• Na správu nákupu použite nákupné objednávky. Firmy zvyčajne používajú nákupné objednávky ako spôsob kontroly a dokladovania nákupov. V skutočnosti mnohé nákupy v skutočnosti nevyžadujú nákupnú objednávku. Sumy, na ktorých nákupe ste súhlasili a ktoré sú zdokumentované prostredníctvom štandardných zmlúv – ako sú účty od telefónnej spoločnosti, plynárenskej spoločnosti a vášho prenajímateľa –, samozrejme, nepotrebujú nákupné objednávky. Navyše, skromné ​​nákupy, ako napríklad kancelárske potreby, často nevyžadujú nákupné objednávky. Určite potrebujete spôsob, ako kontrolovať tieto výdavky, ale nákupné objednávky pravdepodobne nie sú správna cesta.
• Zvážte iné, doplnkové nástroje kontroly. Iné rozpočtové kontroly, ako napríklad „schválenie od dozorného orgánu“ alebo jednoduchý rozpočet, často fungujú rovnako dobre.