Ako vytvoriť kópiu dátového súboru QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 uľahčuje účtovníkom prácu s dátovými súbormi klientov. Zvážte tento scenár: Máte klienta, ktorý potrebuje pomoc s dokončením účtovného obdobia daného roka.

Máte dve možnosti. Po prvé, môžete ísť autom do jeho obchodu, pravdepodobne uviaznete v premávke po ceste, a zistíte, že premýšľate, či môžete klientovi účtovať 150 dolárov za čas cesty. Po druhé, môžete požiadať klienta, aby použil funkciu Copy Accountant's Copy QuickBooks, aby vám poslal kópiu dátového súboru QuickBooks.

Môžete si prezrieť kópiu dátového súboru tohto účtovníka, vykonať akékoľvek opravy alebo zmeny, ktoré sú vhodné, a potom odoslať zmeny, ktoré sa majú vykonať, späť klientovi. Klient môže tieto zmeny jednoducho importovať do svojho existujúceho súboru QuickBooks a vydať sa na svoju veselú cestu. Celkom pekné, však?

Váš klient vytvorí účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks pomocou svojej verzie QuickBooks a skutočného dátového súboru a potom buď vytvorí súbor, ktorý vám pošle (napríklad poštou alebo e-mailom), alebo ktoré vám posiela Intuit, výrobca QuickBooks. Našťastie je proces v oboch smeroch veľmi jednoduchý.

Tu je to, čo musí váš klient urobiť, ak sa klient postará o odoslanie súboru vám:

Vyberte príkaz Súbor → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Uložiť súbor.

QuickBooks zobrazí správu s otázkou, či chce klienta

• Účtovná kópia spisu

• Prenosná alebo záložná kópia súboru

Kópiu účtovníka môžete vytvoriť aj výberom položky Súbor → Vytvoriť kópiu a kliknutím na tlačidlo Kópia účtovníka.

Prenosný súbor je skutočná živá kópia dátového súboru QuickBooks, ktorej veľkosť bola mierne zmenšená, aby sa s ním dalo ľahšie pohybovať (napríklad odoslaním súboru e-mailom ako príloha). Záložný súbor je druhá kópia súboru QuickBooks, ktorý vytvoríte (zvyčajne), takže budete mať kópiu súboru pre prípad, že sa s pôvodným dátovým súborom QuickBooks stane niečo zlé.

Vyberte Kópia účtovníka a potom pokračujte kliknutím na Ďalej.

Zadajte dátum rozdelenia.

Keď klient klikne na tlačidlo Ďalej, aby pokračoval vo vytváraní kópie účtovníka, QuickBooks ho požiada o dátum rozdelenia. Transakcie spadajúce pred tento dátum je možné upravovať iba v kópii účtovníka. Transakcie spadajúce po tomto dátume je možné upravovať v kópii účtovníka aj v kópii klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačidlo Ďalej.

Objaví sa ďalšia správa oznamujúca klientovi, že QuickBooks musí zatvoriť všetky okná, aby vytvoril účtovníkovu kópiu. QuickBooks môže klientovi tiež povedať, aby vložil disk.

Kliknite na tlačidlo OK a vložte disk (ak je to potrebné).

QuickBooks zobrazí aktualizované dialógové okno Save Accountant's Copy.

Pomenujte kópiu účtovníka.

Pomocou poľa Názov súboru v dialógovom okne Uložiť kópiu účtovníka pomenujte účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks. V prípade potreby môže klient použiť aj rozbaľovací zoznam Uložiť do na určenie, kam sa má uložiť účtovníkova kópia dátového súboru QuickBooks.

Klient si musí zapamätať, kde sa uloží kópia súboru účtovníka. Tento súbor sa odovzdá účtovníkovi — e-mailom alebo slimačou poštou alebo na disku — aby ho mohol použiť.

Vytvorte súbor.

Keď klient pomenuje účtovníkovu kópiu dátového súboru a v prípade potreby uvedie, kam sa má účtovníkova kópia uložiť, klikne na tlačidlo Uložiť. QuickBooks uloží účtovníkovu kópiu dátového súboru QuickBooks.

Potom tento dátový súbor odošle klient účtovníkovi. Inými slovami, klient potrebuje súbor poslať e-mailom alebo e-mailom.

Váš poskytovateľ e-mailu môže obmedziť veľkosť príloh (vrátane súborov QuickBooks), ktoré môžete posielať e-mailom. Ak vám nevyhovuje veľkosť, môžete nahrať súbor QuickBooks na webovú stránku Intuit výberom položky Súbor → Kópia účtovníka → Aktivity klienta → Odoslať účtovníkovi. Intuit pošle účtovníčke správu s odkazom, na ktorý sa dá kliknúť a ktorý môže použiť na stiahnutie súboru.

Účtovné kópie používajú tri typy súborov. Prenosový súbor účtovníka (s príponou súboru .qbx) je to, čo klient vytvorí a odovzdá účtovníkovi. Skutočná kópia účtovníka (s príponou súboru .qba) je to, s čím účtovník pracuje po tom, ako otvorí súbor prevodu účtovníka. Nakoniec je tu Exportný súbor účtovníka (s príponou súboru .qby), ktorý obsahuje zmeny, ktoré sa vrátia klientovi.

Je zrejmé, že tieto kroky v skutočnosti nemusí byť váš klient; možno budete musieť urobiť špinavú prácu. V oboch prípadoch však tento proces funguje. Všimnite si však, že k úspore reálneho času pre účtovníka a k úspore nákladov pre klienta dochádza vtedy, keď môžete prinútiť klienta, aby si vybral príkaz a pracoval s dialógovým oknom.

Potom si môžete účtovať účtovateľný čas za skutočnú prácu s údajmi QuickBooks a nie za hranie sa so súborom.