Ako vytvoriť a vytlačiť správu v QuickBooks 2016

Keď sa rozhodnete, akú správu QuickBooks potrebujete, všetko, čo musíte urobiť, je vybrať ju z príslušnej ponuky alebo z okna Centra správ. Ak chcete vytvoriť napríklad štandardný výkaz ziskov a strát, vyberte položku Prehľady → Spoločnosť a financie → Štandardné výkazy ziskov a strát alebo ho vyberte z Centra prehľadov. Alebo dvakrát kliknite na obrázok správy v okne Centrum prehľadov.

V závislosti od toho, koľko údajov musí QuickBooks spracovať, sa vám môže pred zobrazením správy na obrazovke v celej svojej kráse zobraziť pole Building Report. Tu je štandardný výkaz ziskov a strát alebo výkaz ziskov a strát.

Štandardný výkaz ziskov a strát.

Ak sa namiesto správy zobrazí dialógové okno Prispôsobiť správu, môžete QuickBooks prikázať, aby túto možnosť zmenil. Ak to chcete urobiť, vyberte Upraviť → Predvoľby a potom kliknite na ikonu Prehľady a grafy v zozname vľavo. Kliknite na kartu Moje predvoľby, ak nejakú máte a ešte nie je vybratá. Zrušte začiarknutie políčka Pred otvorením zostavy požiadať ma o úpravu možností zostavy.

Nemôžete vidieť celú verziu zostavy na obrazovke, pokiaľ nie je vaša zostava veľmi malá (alebo vaša obrazovka je obludne veľká). Pomocou klávesov Page Up a Page Down na klávesnici sa posúvajte nahor a nadol a pomocou klávesov Tab a Shift+Tab sa posúvajte doľava a doprava. Alebo, ak ste milovníkom myši, môžete použiť posúvač.

Ak chcete vytlačiť správu, kliknite na tlačidlo Tlačiť v hornej časti správy a v zobrazenej rozbaľovacej ponuke vyberte položku Správa. QuickBooks zobrazí dialógové okno Print Reports. Ak chcete prijať dané špecifikácie, ktoré sú takmer vždy v poriadku, kliknite na tlačidlo Tlačiť. Nikdy neuhádnete, čo sa stane ďalej: QuickBooks vytlačí správu!

Dialógové okno Tlač zostáv.

Keď prvýkrát vytlačíte správu, QuickBooks zobrazí dialógové okno Printing Features (Funkcie tlače), ktoré vysvetľuje niekoľko vecí o mechanizme výberu a tlače správ.

Môžete vybrať prepínač Súbor na paneli Tlačiť do, aby ste aplikácii QuickBooks povedali, aby namiesto tlače správy uložila ako súbor. Potom si môžete vybrať formát súboru: ASCII Text File, Comma Delimited File alebo Tab Delimited File. Ak chcete súbor otvoriť neskôr pomocou tabuľkového procesora, ako je Microsoft Excel, môžete použiť ktorýkoľvek formát súboru s oddeľovačmi. Po kliknutí na tlačidlo Tlačiť použite dialógové okno Create Disk File, ktoré sa zobrazí, na určenie názvu súboru a umiestnenia úložiska.

Ponuka Súbor aj podponuka tlačidla Tlač v okne zostavy poskytujú príkaz Uložiť ako PDF, ktorý môžete použiť na vytvorenie verzie zostavy vo formáte PDF, ktorá sa zobrazí v ponuke zostavy. Stačí si vybrať príkaz a zadať názov pre PDF, keď sa zobrazí výzva QuickBooks.

Nastavenia orientácie informujú QuickBooks o tom, ako sa má správa zobraziť na papieri. Nastavenia Page Range určujú strany, ktoré chcete vytlačiť. Fit Správa xx strana (strany) Široký a fit Správa xx strana (y) Vysoké políčok vám umožní zmenšiť zostavu tak, aby sa zmestil na počte strán, ktoré určíte. Účel začiarkavacieho políčka Farebná tlač (iba farebné tlačiarne) je celkom zrejmý.

QuickBooks obsahuje dve možnosti zalomenia strán na vytváranie prehľadnejších prehľadov:

• Označte prvé začiarkavacie políčko (Inteligentné zlomy strán), ak chcete, aby položky, ktoré patria do rovnakej skupiny, zostali na tej istej stránke.

• Označením druhého začiarkavacieho políčka pridelíte každej hlavnej skupine vlastnú stránku.

• Kliknutím na tlačidlo Preview (Ukážka) si tiež môžete zobraziť náhľad správy.