Ako vyhľadávať v online zoznamoch QuickBooks pre ľudí

Stránky Zákazníci, Dodávatelia a Zamestnanci v QuickBooks Online (QBO) môžete použiť rôznymi spôsobmi. Stránka Dodávatelia je obmedzenejšia ako ostatné; z neho môžete vyhľadať dodávateľov a pripraviť 1099-ky. Na stránkach Zákazníci, Dodávatelia alebo Zamestnanci, ktoré obsahujú zoznam všetkých ľudí v týchto kategóriách, môžete zoradiť ľudí v zozname, exportovať zoznam do Excelu a vykonávať akcie s vybranou skupinou ľudí v zozname.

Základnú zostavu môžete vytlačiť aj kliknutím na tlačidlo Tlačiť na ľubovoľnej strane zoznamu; tlačidlo Tlačiť sa zobrazí hneď nad stĺpcom Akcia.

Ako pracovať s konkrétnou osobou v QBO

Môžete si vybrať konkrétneho zákazníka, dodávateľa alebo zamestnanca a zobraziť transakcie spojené s touto osobou, ako aj podrobnosti o osobe, a môžete k osobe pripojiť súbory. Tu budete pracovať so zákazníkmi.

Ak chcete vyhľadať konkrétnu osobu, zadajte niektoré znaky, ktoré sa zhodujú s názvom osoby alebo spoločnosti, do poľa Hľadať, ktoré sa zobrazí nad zoznamom ľudí.

Ak chcete nájsť konkrétnu osobu v zozname, použite pole Hľadať, ktoré sa zobrazí nad menami v zozname.

Keď vyberiete akúkoľvek osobu zo zoznamu, QBO zobrazí stránku špecificky spojenú s touto osobou. Stránka má dve záložky; na nasledujúcom obrázku vidíte záložku Zoznam transakcií; druhá karta je Podrobnosti o zákazníkovi.

Ak ste vo svojej spoločnosti povolili funkciu Projekty, QBO zobrazí tretiu kartu s názvom Projekty, na ktorej sú uvedené všetky projekty, ktoré ste vytvorili vo vašej spoločnosti QBO.

Karta Zoznam transakcií zobrazuje transakcie v QBO spojené s vybranou osobou.

Na ktorejkoľvek karte kliknete na tlačidlo Upraviť, ak chcete upraviť informácie o danej osobe, a kliknutím na tlačidlo Nová transakcia pridáte transakciu spojenú s touto osobou.

Na stránke podrobností o osobe môžete pripojiť súbory, aby ste mali prehľad o dôležitých finančných informáciách. Môžete napríklad pripojiť dokument dodávateľa 1099, zmluvu so zákazníkom alebo potvrdenky zamestnanca. Nie ste obmedzený na textové dokumenty; môžete priložiť aj fotografie. Jednoducho presuňte položku do poľa Prílohy v ľavej dolnej časti príslušnej stránky s podrobnosťami; ak chcete, môžete kliknúť na pole a zobrazí sa štandardné dialógové okno Windows Open, v ktorom môžete prejsť a vybrať dokument, ktorý chcete priložiť.

Každá príloha nemôže byť väčšia ako 25 MB. Ak chcete zobraziť dokumenty, ktoré ste už pripojili k osobe, kliknite na odkaz Zobraziť existujúce pod poľom Prílohy a QBO otvorí panel na pravej strane stránky s pripojenými prílohami.

K transakcii môžete pridať aj prílohy. Ak chcete zobraziť transakcie s prílohami, pridajte stĺpec Prílohy do tabuľky, ktorá sa zobrazí na stránke Zoznam transakcií danej osoby. Zobrazte stránku zoznamu transakcií danej osoby a potom kliknite na tlačidlo ozubeného kolieska nad stĺpcom Akcia. V zobrazenom zozname kliknite na položku Zobraziť viac. Zobraziť viac sa zmení na Zobraziť menej a zobrazí sa začiarkavacie políčko pre prílohy; kliknite naň a stĺpec Prílohy sa zobrazí ako súčasť mriežky tabuľky. Môžete ho identifikovať ako nadpis stĺpca pomocou kancelárskej sponky. Zobrazenie stĺpca Prílohy pre jednu osobu sa zobrazí v tabuľke Zoznam transakcií pre všetky osoby daného typu. Ak pre niektorú konkrétnu transakciu existujú prílohy, v stĺpci uvidíte počet príloh. Kliknutím na číslo sa zobrazí zoznam príloh transakcie;

K rôznym transakciám pridávate prílohy počas ich vytvárania; na rôznych stránkach Zoznamu transakcií sa zobrazia iba prílohy spojené s transakciami a prílohy spojené s osobou sa zobrazia na stránke priradenej osoby.

Pridanie stĺpca Prílohy do tabuľky v zozname transakcií.

Keď skončíte prácu s jednou osobou, môžete jednoducho prepnúť na inú v tomto zozname pomocou panela zoznamu Rozdelené zobrazenie.

Kliknutím na ikonu Split View (zobrazenú na predchádzajúcom obrázku) zobrazíte panel so zoznamom osôb uložených v zozname (pozri nasledujúci obrázok).

Zobrazenie rozdeleného zobrazenia zoznamu.

Zo zoznamu na table Rozdelené zobrazenie sa môžete posúvať nadol a nájsť osobu, alebo môžete zadať niekoľko písmen mena osoby alebo názvu spoločnosti do poľa Hľadať v hornej časti zoznamu, aby ste našli danú osobu v zozname. Alebo môžete zoznam zoradiť podľa názvu alebo podľa otvoreného zostatku. Kliknutím na osobu prepnete na stránku danej osoby.

Ak chcete do zoznamu pridať novú osobu, kliknite na symbol plus (+) v hornej časti zoznamu na table Rozdelené zobrazenie. Ak chcete zobraziť stránku Zákazníci, kliknite na položku Zákazníci v hornej časti zoznamu Rozdelené zobrazenie alebo kliknite na položku Predaj v navigačnej lište a potom kliknite na položku Zákazníci.

Ak chcete zatvoriť rozdelené zobrazenie, kliknite na tlačidlo Zatvoriť rozdelené zobrazenie.

Triedenie zoznamu v QuickBooks Online

Okrem triedenia v rozdelenom zobrazení môžete zoznamy na stránke Zákazníci a predajcovia triediť podľa názvu alebo otvoreného zostatku. V predvolenom nastavení QBO zoraďuje položky na týchto stránkach abecedne podľa názvu vo vzostupnom poradí.

Zamestnancov môžete zoradiť v abecednom poradí a v opačnom abecednom poradí, podľa spôsobu odmeňovania alebo podľa stavu (aktívny alebo neaktívny). Nemôžete triediť dodávateľov; QBO ich štandardne zoraďuje v abecednom poradí.

Ak chcete zmeniť poradie zoradenia pre zoznamy Zákazníci alebo Dodávatelia, kliknite na Predaj alebo Výdavky v navigačnej lište a potom kliknite na Zákazníci alebo Dodávatelia, aby sa zobrazila príslušná stránka; pre tento príklad používam stránku Zákazníci.

Potom kliknite na nadpis stĺpca, podľa ktorého chcete zoradiť. Ak kliknete na hlavičku stĺpca Zákazník/Spoločnosť, QBO zobrazí zákazníkov v zostupnom abecednom poradí. Ak kliknete na hlavičku stĺpca Open Balance, QBO zoradí zoznam v poradí Open Balance, od najnižšieho po najvyššie.

Ako exportovať zoznam QBO do Excelu

Môžete exportovať zoznam svojich zákazníkov alebo dodávateľov do Excelu.

Ak v počítači nemáte kópiu Excelu, môžete si stiahnuť a používať bezplatnú mobilnú verziu Excelu.

Kliknite na príslušný odkaz v navigačnom paneli (Predaje alebo Výdavky), aby ste následne zobrazili stránku Zákazníci alebo Dodávatelia; v tomto príklade sa používa stránka Predajcovia. Na pravom okraji stránky, hneď nad stĺpcom Action, sa zobrazia tri tlačidlá. Kliknite na stredné tlačidlo a QBO exportuje zoznam do súboru Excel; v spodnej časti obrazovky prehliadača Chrome sa zobrazí tlačidlo súboru.

Export zoznamu dodávateľov do Excelu.

Kliknite na tlačidlo v spodnej časti obrazovky a Excel otvorí súbor. Súbor môžete upraviť, ak kliknete na tlačidlo Povoliť úpravy v žltom pruhu v hornej časti okna. A pre tých z vás, ktorí používajú Excel mobile, sa na úpravu súboru musíte prihlásiť pomocou konta Microsoft.

Ako pracovať s partiou ľudí v QBO

Keď pracujete so zákazníkmi alebo dodávateľmi, môžete vykonávať určité akcie súčasne pre skupinu ľudí. Napríklad môžete vybrať konkrétne dodávateľa zaškrtnutím políčka vedľa každého mena a potom poslať rovnaký e-mail s týmito dodávateľmi, platiť účty on-line u vybraných predajcov, ak používate Bill.com add-on s QBO Essentials Plus, alebo Rozšírené, alebo deaktivujte vybratých dodávateľov.

Doplnok Bill.com môžete použiť na platenie účtov online od QBO; existuje kompletná aplikácia Bill.com, ale tu hovorím o doplnku pre QBO. Aplikáciu Bill.com nájdete v Centre aplikácií Intuit. Obchod môžete navštíviť výberom položky Aplikácie z navigačnej tably. Za Bill.com sa neplatí mesačný poplatok za predplatné, ale za každú spracovanú platbu sa účtuje poplatok za transakciu.

Pre zákazníkov môžete okrem odosielania e-mailov vytvárať a odosielať výpisy, priraďovať vybraných zákazníkov k typu zákazníka (typ zákazníka používate na zoskupovanie zákazníkov) a deaktivovať vybraných zákazníkov.

Ak chcete použiť jednu z týchto akcií pre skupinu ľudí, kliknite na príslušný odkaz na navigačnom paneli – Predaj alebo Výdavky – a potom na príslušnú stránku so zoznamom, čím zobrazíte súvisiacu stránku. V tomto príklade som použil stránku Zákazníci.

Potom kliknite na začiarkavacie políčko vedľa mien, ktoré chcete zahrnúť do svojej akcie, a potom kliknite na tlačidlo Dávkové akcie. Vyberte akciu, ktorú chcete vykonať, a potom dokončite akciu podľa pokynov na obrazovke.

Vykonanie akcie pre viacerých zákazníkov.