Ako vyčistiť a zhustiť súbory QuickBooks

Proces archivácie v QuickBooks 2015 je pomerne jednoduchý. Keď čistíte a archivujete svoj systém, budete musieť kondenzovať súbory. Ak chcete zhustiť súbor spoločnosti QuickBooks, postupujte takto:

1 Vyberte príkaz Súbor → Nástroje → Zhustiť údaje.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Condense Data.

2Vyberte prepínač Transakcie pred konkrétnym dátumom.

Táto možnosť povie QuickBooks, že chcete urobiť dve veci: vytvoriť archívnu kópiu dátového súboru QuickBooks a zmenšiť pracovný súbor spoločnosti, aby nebol taký veľký. QuickBooks zmenšuje veľkosť pracovnej verzie súboru údajov spoločnosti odstránením starých uzavretých transakcií, ak sa v kroku 3 rozhodnete transakcie odstrániť.

3Uveďte dátum Odstrániť transakcie pred.

Ak chcete určiť dátum, pred ktorým sa majú uzavreté transakcie odstrániť, zadajte dátum do poľa dátumu. Ak chcete súbor zhustiť odstránením transakcií napríklad 31. decembra 2012 alebo skôr, do poľa dátumu zadajte 1. 1. 2013 . Všimnite si však, že sa nemusíte nutkavo odstraňovať veľa uzavretých transakcií.

Uzavreté transakcie odstránite iba vtedy, ak sa váš súbor spoločnosti QuickBooks príliš zväčší. Môžete jednoducho pracovať so súborom spoločnosti QuickBooks, ktorý má 25 MB, 50 MB alebo dokonca 100 MB (megabajtov).

Hoci súbor QuickBooks zvyčajne zhusťujete odstránením starých, uzavretých transakcií, príkaz Condense vytvorí aj súbory bez transakcií a súbory len s určeným rozsahom údajov transakcií. Ak chcete vytvoriť súbor, ktorý obsahuje zoznamy a preferencie, ale žiadne transakcie, kliknite na prepínač Všetky transakcie. Mimochodom, môžete použiť možnosť Všetky transakcie na vytvorenie takmer prázdneho súboru, ktorý by ste mohli znova použiť (napríklad na školenie).

Ak chcete vytvoriť súbor QuickBooks, ktorý obsahuje zadaný rozsah transakcií, kliknite na prepínač Transakcie mimo rozsahu a potom zadajte dátumy, ktoré ukončujú rozsah pomocou polí Pred a Po.

4 Po dokončení zadávania transakcií, ktoré má aplikácia QuickBooks odstrániť, kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Condense Data.

5Uveďte, ako sa majú transakcie sumarizovať.

Ak zosumarizujete historické transakcie, QuickBooks použije druhé dialógové okno Condense Data, aby ste sa opýtali, ako zosumarizuje historické údaje: s jedným súhrnným účtovným zápisom, s mesačným súhrnným účtovným zápisom alebo so žiadnym súhrnom.

Vyberte prepínač, ktorý zodpovedá požadovanému spôsobu sumarizácie. (Zvyčajne by ste pravdepodobne použili druhú uvedenú možnosť – možnosť nechať QuickBooks vytvárať mesačné súhrnné denníkové záznamy – takže stále môžete vytvárať zmysluplné mesačné správy.

6 Po dokončení zadávania, ako má aplikácia QuickBooks sumarizovať transakcie, kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Condense Data.

7Uveďte, ako sa majú transakcie zásob zhustiť, a kliknite na Ďalej.

Ak váš súbor QuickBooks obsahuje transakcie zásob, QuickBooks odporúča, aby ste odstránili staré transakcie zásob. Keď QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Condense Data, môžete QuickBooks povedať, aby to urobil výberom tlačidla voľby Sumarize Inventory Transactions. (Ak nechcete odstrániť staré transakcie, vyberte tlačidlo Ponechať podrobnosti transakcií zásob.)

Keď kliknete na Ďalej, budete pokračovať do štvrtého dialógového okna Kondenzovať údaje (nezobrazené), ktoré sa pýta, ktoré transakcie by sa mali považovať za uzavreté.

8Uveďte, ktoré transakcie sa majú odstrániť, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

QuickBooks žiada o trochu viac informácií o tom, čo presne predstavuje uzavretú alebo starú transakciu, ktorá by mala byť odstránená. Začiarknutím políčok určíte, či sa majú transakcie pred dátumom odstránenia odstrániť, aj keď nie sú zúčtované, označené na vytlačenie, označené ako na odoslanie atď.

Keď kliknete na tlačidlo Ďalej, prejdete na piate dialógové okno Condense Data.

9Uveďte akékoľvek vyčistenie zoznamu, ktoré sa má vykonať, a kliknite na tlačidlo Ďalej.

Pomocou piateho dialógového okna Condense Data informujte QuickBooks, že okrem odstránenia starých uzavretých transakcií by mal vyčistiť aj niektoré zoznamy. Môžete začiarknuť políčka v dialógovom okne Condense Data, ktoré povie QuickBooks, aby odstránil nepoužívané účty, nepoužívaných zákazníkov, nepoužívaných predajcov atď.

Vyčistením zoznamu odstránením nepoužitých položiek zoznamu nielen zmenšite veľkosť súboru spoločnosti, ale aj ľuďom uľahčíte prácu so zoznamom.

Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks zobrazí šiestu stranu dialógového okna Condense Data.

10Potvrďte operáciu kondenzácie a archivácie.

Keď opíšete, ako chcete, aby QuickBooks archivoval a zhusťoval firemný súbor, QuickBooks zobrazí šieste dialógové okno Condense Data. Dialógové okno vám povie, že proces archivácie začína tým, že QuickBooks vytvorí kópiu dátového súboru a že dokončenie operácie kondenzácie môže trvať niekoľko minút alebo dokonca niekoľko hodín.

11 Kliknite na položku Začať kondenzovať.

QuickBooks začína proces kondenzácie dátového súboru.

12 Po zobrazení výzvy si zálohujte dátový súbor.

Na samom začiatku procesu kondenzácie vás QuickBooks vyzve na zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks. Zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks ako súčasť operácie kondenzácie funguje rovnako ako zálohovanie súboru spoločnosti QuickBooks kedykoľvek inokedy.

Po zálohovaní súboru spoločnosti QuickBooks uloží QuickBooks archívnu kópiu súboru spoločnosti a potom vyčistí pracovnú verziu súboru spoločnosti pomocou vašich pokynov. Proces čistenia môže trvať len niekoľko minút alebo môže trvať niekoľko hodín, ak je váš súbor veľmi veľký.