Ako upraviť a preusporiadať zostavy v QuickBooks 2016

Možno ste si všimli, že keď QuickBooks zobrazí okno dokumentu správy, zobrazí aj rad tlačidiel: Prispôsobiť správu, Komentovať správu, Zdieľať šablónu, Zapamätať, Tlačiť, E-mail, Excel atď. Pod týmto panelom nástrojov sú niektoré rozbaľovacie zoznamy, ktoré súvisia s dátumami, rozbaľovací zoznam s názvom Stĺpce a rozbaľovací zoznam s názvom Zoradiť podľa. (Nie všetky tieto zoznamy sú dostupné v každom okne dokumentu zostavy.)

O tieto tlačidlá a zoznamy sa nemusíte starať. Prečítajte si diskusiu, ktorá nasleduje, iba ak sa cítite pohodlne, uvoľnene a skutočne jemne, dobre?

Úprava

Keď kliknete na tlačidlo Prispôsobiť správu, QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť správu. V tomto dialógovom okne môžete zmeniť informácie zobrazené v zostave a spôsob, akým sú informácie usporiadané (karta Zobrazenie); údaje použité na vytvorenie prehľadu (záložka Filtre); informácie o hlavičke a päte (predvídateľne karta Hlavička/päta); a typ písma a veľkosť tlače použitej pre zostavu (karta Fonts & Numbers).

Dialógové okno Upraviť správu.

Komentovanie správy

K správe môžete pridať komentáre (nová funkcia v QuickBooks 2015). Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Komentovať správu. Keď QuickBooks zobrazí panel Komentáre v spodnej časti okna správy, kliknite na tlačidlo vedľa nahlásenej hodnoty, ktorú chcete komentovať, a potom kliknite na panel Komentáre a zadajte svoje poznámky.

Ak chcete komentáre uložiť, kliknite na tlačidlo Uložiť na paneli Komentáre. Ak chcete uložiť svoj prehľad a všetky komentáre, ktoré ste pridali, kliknite na tlačidlo Uložiť v ľavom hornom rohu okna prehľadu. Ak chcete k týmto uloženým prehľadom pristupovať neskôr, vyberte Prehľady → Komentované prehľady. Všimnite si, že môžete tiež vytlačiť a poslať e-mailom anotovanú správu s komentármi pomocou tlačidiel Tlačiť a E-mail, ktoré sa zobrazujú v ľavej hornej časti okna správy.

Okno prehľadu so zobrazeným panelom Komentáre.

Zdieľanie šablón

Ak pracujete v prostredí QuickBooks pre viacerých používateľov a vytvoríte prispôsobenú zostavu, môžete ju zdieľať s ostatnými používateľmi. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Zdieľať šablónu. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Šablóna zdieľania, pomenujte a popíšte zdieľanú správu pomocou textových polí Názov správy a Popis. Potom kliknite na tlačidlo Zdieľať.

Zapamätanie

Ak sa pohráte so zostávajúcimi tlačidlami, môžete uložiť akékoľvek vlastné špecifikácie zostavy, ktoré vytvoríte. Stačí kliknúť na tlačidlo Zapamätať. QuickBooks zobrazí dialógové okno Zapamätať správu, ktoré vás len požiada o zadanie názvu prispôsobenej správy a priradenie zapamätanej správy do skupiny správ.

Keď pomenujete a priradíte prispôsobenú správu, aplikácia QuickBooks ju zobrazí vždy, keď vyberiete položku Správy → Zapamätané správy a potom kliknete na skupinu správ. Prístup k uloženým prehľadom získate aj z hornej časti obrazovky Centra prehľadov. Kedykoľvek budete chcieť použiť svoj špeciálny prehľad, všetko, čo musíte urobiť, je vybrať si ho zo zoznamu a kliknúť na tlačidlo Report.

QuickBooks si zapamätá orientáciu tlače so správou, takže ak orientácia tlače nie je taká, ako chcete pre správu, mali by ste ju najskôr zmeniť výberom položky Súbor → Nastavenie tlačiarne. Vyberte orientáciu, ktorú si chcete zapamätať, kliknite na tlačidlo OK a potom si zapamätajte správu.

Posielanie e-mailom

Ak kliknete na tlačidlo E-mail, aplikácia QuickBooks zobrazí rozbaľovací zoznam príkazov, ktorý vám umožní poslať e-mailom buď zošit programu Excel alebo verziu správy vo formáte PDF niekomu inému. Keď si vyberiete jeden z príkazov, ktorý hovorí, že chcete poslať správu e-mailom, to, čo robí QuickBooks, závisí od toho, či QuickBooks vidí, že už máte nastavený a nainštalovaný e-mailový program.

Ak QuickBooks nevidí žiadny takýto program, QuickBooks zobrazí dialógové okno Edit E-Mail Information. Ak QuickBooks vidí takýto program, QuickBooks spustí e-mailový program a pridá správu ako prílohu k novej správe.

Exportuje sa

Ak kliknete na tlačidlo Excel a z rozbaľovacej ponuky vyberiete možnosť Vytvoriť nový pracovný hárok, aplikácia QuickBooks zobrazí dialógové okno Odoslať správu do Excelu. Toto dialógové okno môžete použiť na vytvorenie správy programu Excel, ktorá obsahuje rovnaké informácie, ako sú uvedené v správe. Ak chcete vytvoriť nový excelový zošit s informáciami o zostave, vyberte prepínač Vytvoriť nový pracovný hárok a prepínač Aktualizovať existujúci pracovný hárok pridajte zostavu do existujúceho excelového zošita.

Dialógové okno Odoslať správu do Excelu.

Môžete si tiež vytvoriť fantáziu exportovaním súboru s hodnotami oddelenými čiarkou (CSV) (tieto súbory možno otvoriť inými elektronickými tabuľkovými procesormi a databázovými programami) do konkrétneho súboru excelového zošita a kliknutím na tlačidlo Rozšírené zobrazíte ďalšie dialógové okno ktorý vám umožňuje ovládať formátovanie exportovaných informácií.

Možno priateľský návrh? Nebojte sa experimentovať so všetkými špeciálnymi možnosťami exportu. Len si pamätajte, že po exportovaní zostavy QuickBooks do nového prázdneho zošita programu Excel tam môžete tiež robiť čokoľvek z týchto fantastických tanečných vecí – špeciálne formátovanie a tak ďalej.

Ostatné tlačidlá a políčka

Ak chcete vidieť, ako fungujú funkcie Hide Header, Collapse a Dates, jednoducho sa porozdeľujte. Nemôžeš nič pokaziť.

Ak zmeníte dátumy prehľadu, kliknutím na tlačidlo Obnoviť prehľad aktualizujte. Ak chcete nastaviť možnosti obnovenia pre zostavy, vyberte Upraviť → Predvoľby. Potom kliknite na ikonu Prehľady a grafy v zozname naľavo a v prípade potreby kliknite na kartu Moje predvoľby. Kliknite na jednu z možností Správy a grafy a potom kliknite na tlačidlo OK.