Ako udržiavať dobré účtovné kontroly s QuickBooks

QuickBooks umožňuje viacerým používateľom. Mnohé podniky, keď vyrastú do určitej veľkosti, potrebujú podporovať viacerých používateľov s prístupom k účtovným informáciám a schopnosťou v niektorých prípadoch vytvárať účtovné transakcie. Žiaľ, viacerí používatelia účtovného systému predstavujú riziko pre vlastníka firmy.

Prístupom do účtovného systému môžu používatelia buď neúmyselne zaviesť chyby do účtovného systému, alebo, žiaľ, úmyselne oklamať podnik. Z týchto dôvodov je tu zoznam niektorých techník ovládania QuickBooks, ktoré môže majiteľ firmy alebo obchodný manažér použiť na minimalizáciu neúmyselných chýb a minimalizáciu príležitosti na krádež.

• Pravidelne porovnávajte fyzické inventarizácie s účtovnými záznamami zásob. Zásoby sa, žiaľ, zmenšujú. Ľudia - niekedy zamestnanci, ale často pseudozákazníci, ako sú zlodeji - kradnú zásoby. Preto jedna vec, ktorú musíte urobiť, aby ste minimalizovali straty zásob a udržiavali presné účtovné záznamy, je pravidelne porovnávať fyzické počty vašich zásob s tým, čo ukazujú vaše účtovné záznamy.

  Tento prístup k častému počítaniu najcennejších a najľahšie ukradnutých predmetov dosahuje dve veci:

  • Úbytok zásob je rýchlo identifikovaný.

  • Majiteľ firmy môže minimalizovať zmršťovanie zásob tým, že identifikuje typ zásob, ktoré sú najčastejšie odcudzené, alebo dokonca kedy sú zásoby najčastejšie odcudzené.

• Zosúladiť bankové účty. Jedna vec, ktorú by majitelia firiem mali urobiť, je zosúladiť svoje vlastné bankové účty. Ku krádeži zamestnancov účtovným personálom často dochádza, keď zamestnanci zisťujú, ako vypísať šeky na bankový účet spoločnosti, ktoré majiteľ nevidí. Jedným zo spoľahlivých spôsobov, ako nájsť fiktívnu a podvodnú transakciu, je nechať majiteľa odsúhlasiť bankový výpis.

  Ak majiteľka odsúhlasí výpis z účtu, môže porovnať účtovníctvo banky na účte s účtovnými záznamami spoločnosti QuickBooks. Akékoľvek zjavné nezrovnalosti je možné opraviť, čo znamená, že účtovné záznamy QuickBooks sú presnejšie. Okrem toho, akékoľvek nepodarené, podozrivé transakcie majú tendenciu byť zrejmé, keď sa majiteľ firmy dôkladne pozrie na kontroly.

• Ak je to možné, oddeľte účtovníctvo od fyzickej úschovy. V malom podniku je ťažké vždy oddeliť účtovníctvo pre nejakú činnosť od fyzickej starostlivosti alebo fyzickej zodpovednosti za túto činnosť. Napríklad je ťažké oddeliť účtovníctvo zásob od fyzickej úschovy alebo prístupu k týmto zásobám.

• Vyškolte zamestnancov v používaní QuickBooks. Ak máte firmu akejkoľvek veľkosti, mali by ste vyškoliť zamestnancov na používanie QuickBooks z dvoch základných dôvodov:

  • Niekto, kto vie, ako používať QuickBooks, je menej pravdepodobné, že urobí neúmyselné chyby.

  • Chaotické účtovníctvo eviduje kamufláž krádeže zamestnancov.

• Zatvorte súbor QuickBooks. Ak absolvujete kurz Základy účtovníctva, zistíte, že uzávierka znamená súbor účtovných postupov, ktoré niekto vykoná na vynulovanie účtov výnosov a nákladov, aby sa počnúc novým rokom dali ľahko vypočítať výnosy a výdavky. V QuickBooks znamená zatvorenie niečo iné.

  Stále však chcete zatvoriť súbor QuickBooks, aby ste zachovali integritu svojich údajov. Tu je postup: Vyberte príkaz Upraviť→Predvoľby, vyberte položku Účtovníctvo, vyberte kartu Predvoľby spoločnosti a potom kliknite na tlačidlo Dátum uzávierky nastaviť dátum/heslo. Keď vás QuickBooks vyzve, zadajte dátum uzávierky a heslo.

  Po zadaní týchto informácií QuickBooks zakáže alebo obmedzí používateľom zmenu alebo zadávanie transakcií s dátumom pred uzávierkou. (Len ľudia s heslom môžu vykonávať zmeny alebo zadávať transakcie s dátumami skoršími, ako je dátum uzávierky.)

• Spravujte svoj účtovný systém QuickBooks. Mnohí majitelia firiem nepovažujú účtovný systém za nič viac, než len za nástroj na vytváranie faktúr, výplat a informácií požadovaných pre ročné daňové priznanie. Bohužiaľ, tento vzdialený vzťah s účtovným systémom znamená, že majitelia firiem často necítia veľkú potrebu aktívne riadiť to, čo sa deje s účtovným systémom.

  Účtovný systém by mal byť nástrojom, ktorý využijete na lepšie riadenie svojho podnikania. A môže to tak byť. Ale ak to má byť nástroj na lepšie riadenie vášho podnikania, musíte spravovať systém.

  Vytvorením niekoľkých jednoduchých kontrolných zoznamov sa môžete pomerne ľahko uistiť, že ľudia robia také veci, aké by mali robiť.

Vzorový zoznam úloh mesačného účtovníctva

Vzorový zoznam úloh ročného účtovníctva