Ako udržiavať dobré účtovné kontroly s QuickBooks 2011

Mnohé podniky, keď vyrastú do určitej veľkosti, potrebujú podporovať viacerých používateľov QuickBooks s prístupom k účtovným informáciám a v niektorých prípadoch so schopnosťou vytvárať účtovné transakcie. Žiaľ, existencia viacerých používateľov účtovného systému predstavuje riziko pre vlastníka firmy.

Vďaka prístupu k QuickBooks môžu používatelia buď neúmyselne zaviesť chyby do účtovného systému, alebo, žiaľ, úmyselne oklamať podnik. Tu je zoznam niektorých techník ovládania QuickBooks, ktoré môže vlastník firmy alebo obchodný manažér použiť na minimalizáciu neúmyselných chýb a príležitosti na krádež:

• Pravidelne porovnávajte fyzické inventarizácie s účtovnými záznamami zásob. Tento prístup dosahuje dve veci:

  • Úbytok zásob je rýchlo identifikovaný.

  • Majiteľ firmy môže minimalizovať zmršťovanie zásob tým, že identifikuje typ zásob, ktoré sú najčastejšie odcudzené, alebo dokonca kedy sú zásoby najčastejšie odcudzené.

• Zosúladiť bankové účty. Jedna vec, ktorú by majitelia firiem mali urobiť, je zosúladiť svoje vlastné bankové účty. Ku krádeži zamestnancov účtovným personálom často dochádza, keď zamestnanci zisťujú, ako vypísať šeky na bankový účet spoločnosti, ktoré majiteľ nevidí. Ak majiteľka odsúhlasí výpis z účtu, môže porovnať účtovníctvo banky na účte s účtovnými záznamami spoločnosti QuickBooks.

• Ak je to možné, oddeľte účtovníctvo od fyzickej úschovy. V malom podniku je ťažké vždy oddeliť účtovníctvo pre nejakú činnosť od fyzickej starostlivosti alebo fyzickej zodpovednosti za túto činnosť. Všade, kde môžete oddeliť fyzickú úschovu od účtovníctva, dôjde k zabudovanej kontrole chýb. Osoba, ktorá vedie účtovníctvo, nepriamo kontroluje, či sa o majetok starajú fyzickí správcovia. Môžete požiadať svoju CPA o pomoc pri navrhovaní spôsobov, ako oddeliť fyzickú úschovu aktív od účtovných a účtovných povinností.

• Vyškolte zamestnancov, ako používať QuickBooks. Ak máte firmu akejkoľvek veľkosti, mali by ste vyškoliť zamestnancov na používanie QuickBooks z dvoch základných dôvodov:

  • Niekto, kto vie, ako používať QuickBooks, je menej pravdepodobné, že urobí neúmyselné chyby.

  • Chaotické účtovníctvo eviduje kamufláž krádeže zamestnancov. Školenie znamená nielen presnejšie účtovné záznamy, ale aj to, že je menej pravdepodobné, že budete mať prostredie priaznivé pre krádeže alebo spreneveru.

• Spravujte svoj účtovný systém QuickBooks. Účtovný systém by mal byť nástrojom, ktorý využijete na lepšie riadenie svojho podnikania. Aby systém fungoval, musíte ho spravovať. Vytvorením niekoľkých jednoduchých kontrolných zoznamov sa môžete pomerne jednoducho uistiť, že ľudia robia také veci, aké by mali robiť. Môžete to použiť ako východiskový bod na zostavenie vlastného zoznamu vecí, ktoré musí účtovník alebo vedúci kancelárie urobiť každý mesiac alebo na konci každého roka.

Vzorový zoznam úloh mesačného účtovníctva

• Údaje boli zálohované a presunuté mimo pracoviska

• Bankové účty odsúhlasené

• Všetky faktúry, dobropisy, výpisy von

• Všetky prechodné účty boli vyčistené

• Doručená účtovná závierka

• Nahlásené výnimky (napríklad faktúry po splatnosti, účty, objednávky, nedostatočne naskladnené položky zásob)

Vzorový zoznam úloh ročného účtovníctva

• Upravte skúšobnú rovnováhu

• Napáliť CD s číslami konca roka pre trvalý záznam

• Zvážte vyčistenie dátových súborov, ak sú veľké

• Uzavrieť rok, keď je to naozaj hotové