Ako účtovať zákazníkovi skutočný čas a náklady v QuickBooks 2015

Ak účtujete zákazníkovi skutočné náklady a hodiny, musíte sledovať náklady a čas, kedy vám vznikajú poplatky. V QuickBooks priradíte náklady úlohe zadaním informácií o zákazníkovi a úlohe do stĺpca Zákazník: Úloha, ktorý sa zobrazuje v okne formulára, ktoré sa používa na zaznamenanie konkrétneho nákladového alebo časového poplatku.

Ak napríklad používate okno Zadať faktúry na zaznamenanie faktúry za konkrétnu úlohu, na označenie úlohy použijete stĺpec Zákazník: Úloha.

Ak chcete zákazníkovi účtovať náklady alebo čas, ktorý ste zaznamenali, postupujte takto:

Vyberte Zákazníci → Vytvoriť faktúry, aby ste otvorili okno Vytvoriť faktúry.

Zmeňte názov v rozbaľovacom zozname Zákazník: Úloha na správneho zákazníka.

Tento krok je jednoduchý: Aktivujte rozbaľovací zoznam a vyberte vhodného zákazníka a zákazku. Ak ste tomuto zákazníkovi priradili čas alebo náklady, zobrazí sa obrazovka so žiadosťou, aby ste klikli na tlačidlo Čas/Náklady, aby sa poplatky zahrnuli do vašej faktúry.

Kliknite na tlačidlo Pridať čas/náklady.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Výber fakturovateľného času a nákladov. Dialógové okno už zobrazuje náklady a časové poplatky, ktoré ste priradili tejto kombinácii zákazníka a zákazky.

Vyberte fakturovateľný čas a náklady, ktoré chcete pridať do faktúry.

Skontrolujte časové poplatky a náklady, ktoré chcete účtovať. Všimnite si, že dialógové okno Výber fakturovateľného času a nákladov ponúka rôzne karty pre položky, výdavky a počet najazdených kilometrov.

(Voliteľné, len výdavky) Uveďte označenie.

Karta Výdavky má v hornej časti karty niekoľko dodatočných polí, ktoré označujú čiastku alebo % prirážky a účet prirážky. V prípade potreby vyplňte polia príslušnými informáciami.

(Voliteľné) Uveďte, či chcete, aby sa poplatky na faktúre zobrazovali ako jedna položka.

Ak sa chcete vyhnúť uvádzaniu krvavých podrobností o poplatkoch pre vášho zákazníka, začiarknite políčko Vytlačiť vybraný čas a náklady ako jednu položku faktúry, ktoré sa nachádza v ľavom dolnom rohu faktúry. Upozorňujeme tiež, že začiarknutím políčka Zdaniteľné môžete označiť, či sú vybrané výdavky zdaniteľné.

Kliknite na tlačidlo OK.

Keď máte všetko tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo OK. Ako mávnutím čarovného prútika – aj keby to bolo vašou usilovnosťou a potením vlastného obočia – sa objaví faktúra.

(Voliteľné) Pridajte čokoľvek iné, čo chcete zahrnúť do faktúry.

Táto faktúra je bežnou faktúrou QuickBooks, pamätáte? Možno budete chcieť kliknúť na šípku nadol vedľa tlačidla Tlačiť a v rozbaľovacom zozname vybrať položku Náhľad, aby ste sa uistili, že sa zobrazia iba náklady na úlohu, ktoré chcete zobraziť.

Kliknite na položku Uložiť a nový alebo Uložiť a zavrieť.

Takto evidujete faktúru.

Po zaznamenaní faktúry sa z okna Výber fakturovateľného času a nákladov odstránia vyúčtované náklady na zákazku. Skončili ste. Ľahšie dýchať.

Môžete tiež sledovať množstvo času, ktorý vy alebo iní zamestnanci strávite u klientov alebo zákazníkov. Ak chcete zapnúť sledovanie času, vyberte Upraviť → Predvoľby, posuňte sa nadol a kliknite na ikonu Čas a výdavky a potom vyberte možnosť Sledovať čas na karte Predvoľby spoločnosti.

Keď to urobíte, môžete sledovať čas, ktorý strávite u klienta alebo zákazníka, a to tak, že vyberiete Zákazníci → Zadať čas → Použiť týždenný časový rozvrh alebo Zákazníci → Zadať čas → Čas/Zadať jednu aktivitu. Každý príkaz zobrazí ľahko zrozumiteľné okno, ktoré vám umožní zaznamenať čas strávený u konkrétneho klienta alebo zákazníka.

A posledný dôležitý bod: Hodiny na sledovanie času tikajú, kým beží program QuickBooks. Ak chcete pokračovať v práci, program nemusí byť aktívnym programom Windows. (V niektorých starších verziách QuickBooks sa časovač zastaví, ak začnete pracovať s iným programom, ako je napríklad textový procesor alebo e-mailový program.)