Ako účtovať čas v QuickBooks 2021

Väčšinu času sú riadkové položky, ktoré sa zobrazujú vo faktúrach QuickBooks, položky, ktoré opíšete v zozname položiek a potom ich vyčíslite priamo vo faktúre. V niektorých službách však môžete skutočne predávať veľa jednotiek tej istej položky. Právnik môže predať hodiny alebo čiastočné hodiny právneho poradenstva a tento čas môže byť všetko, čo predáva. CPA môže predávať hodiny konzultácií, účtovníctva alebo prípravy daní.

Za týchto okolností nechcete, aby bola zákazníkovi vystavená faktúra s jedným riadkom, v ktorom je napríklad „Právne služby, 100 hodín, 20 000 USD“ – pokiaľ nechcete zostať v podnikaní. Namiesto toho chcete faktúru s podrobnosťami o každej z úloh, ktoré právnik vykonal: plánovanie nehnuteľnosti na 1,5 hodiny, kontrola zmluvy na 4 hodiny, príprava nového nájmu nehnuteľnosti na 2 hodiny atď. Na poskytnutie tejto úrovne detailov – detailov, ktoré sú skutočne pod položkou – použite funkciu QuickBooks Time Tracking.

QuickBooks ponúka dva spôsoby sledovania stráveného času, ktorý bude účtovaný na faktúre ako položka. Môžete použiť týždenný časový výkaz, alebo si môžete jednotlivé aktivity načasovať či zaznamenať. Stručne popisujem, ako fungujú obe metódy sledovania času; ani jedno nie je ťažké. Poskytovatelia profesionálnych služieb (účtovníci, právnici, konzultanti, architekti atď.), ktorí účtujú na základe stráveného času, by mali zvážiť použitie jednej z týchto funkcií, aby sa uistili, že vedú presné záznamy o čase strávenom prácou pre klienta alebo zákazníka.

Ako používať týždenný časový rozvrh

Ak chcete použiť metódu týždenného časového rozvrhu, vyberte Zákazníci → Zadať čas → Použiť týždenný časový rozvrh. Aplikácia QuickBooks zobrazí zobrazené okno Weekly Timesheet. Ak chcete použiť okno Týždenný časový rozvrh, najprv použite pole Meno na identifikáciu zamestnanca, dodávateľa alebo inej osoby vykonávajúcej službu.

Meno tejto osoby by ste mali mať možnosť vybrať z rozbaľovacieho zoznamu Meno. Ak nemôžete vybrať meno osoby z rozbaľovacieho zoznamu Meno, zadajte ho do poľa; potom, keď sa zobrazí výzva, povedzte QuickBooks, do ktorého zoznamu (zamestnanec, dodávateľ alebo iné mená) by sa malo meno pridať. Po pridaní mena osoby, ktorá vykonala prácu, použite stĺpce okna Týždenný časový rozvrh na opísanie zákazníka alebo úlohy, pre ktorú bola práca vykonaná, kód služby, krátky popis alebo poznámku, mzdovú položku ( ak na mzdy používate QuickBooks), triedu (ak hodiny sledujete) a potom hodiny strávené za deň.

Do okna Weekly Timesheet môžete zadať toľko riadkov, koľko chcete. Každý riadok sa vo faktúre zobrazí samostatne. Informácie o poznámkach sa zobrazia v oblasti popisu faktúry. Z tohto dôvodu chcete použiť vhodné a popisné poznámky.

Okno Weekly Timesheet

Načasovanie jednotlivých činností

Ak chcete zaznamenať servisné aktivity tak, ako sa vyskytnú, vyberte Zákazníci→Zadať čas→Čas/Zadať jednu aktivitu. QuickBooks zobrazí dialógové okno Time/Enter Single Activity, ako je znázornené.

Dialógové okno Čas/Zadať jednu aktivitu

Ak chcete načasovať alebo zaznamenať jednu aktivitu, zaznamenajte dátum aktivity do poľa Dátum. Pomocou poľa Meno identifikujte osobu, ktorá službu vykonala. V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka alebo úlohu, pre ktorú bola služba vykonaná. Vyberte príslušnú položku služby z rozbaľovacieho zoznamu Položka služby a (ak sledujete zamestnanca) príslušnú mzdovú položku z rozbaľovacieho zoznamu Položka mzdy. Ak sledujete triedy, predvídateľne môžete na klasifikáciu aktivity použiť aj rozbaľovací zoznam Trieda. Použite pole Poznámky na zaznamenanie stručného a vhodného popisu služby. Tento popis je uvedený na faktúre, preto si dobre rozmyslite, čo píšete.

Po opísaní alebo poskytnutí týchto všeobecných informácií o službe máte dva spôsoby, ako zaznamenať čas strávený v službe:

• Zaznamenajte čas manuálne. Čas strávený aktivitou môžete manuálne zaznamenať pomocou poľa Trvanie na zadanie času. Ak ste strávili napríklad 10 minút, zadajte do poľa Trvanie 0:10 . Ak ste strávili 3 hodiny a 40 minút, zadajte 3:40 do poľa Trvanie.
• Nechajte QuickBooks zaznamenávať čas. Môžete tiež nechať QuickBooks zaznamenávať čas, ktorý ste strávili aktivitou. Stačí kliknúť na tlačidlo Štart v poli Trvanie pri spustení aktivity a kliknúť na tlačidlo Zastaviť, keď aktivitu zastavíte. Ak chcete časovač pozastaviť (napríklad počas telefonovania), kliknite na tlačidlo Pozastaviť.

Po použití dialógového okna Čas/Zadať jednu aktivitu na popis aktivity, ktorú vykonávate, kliknutím na tlačidlo Uložiť a nové alebo Uložiť a zatvoriť uložte informácie o aktivite.

Skontrolujte, či je začiarknuté políčko Fakturovateľné (v pravom hornom rohu dialógového okna). Začiarknutím políčka Fakturovateľné poviete QuickBooks, že si má tento záznam o fakturovateľnej aktivite ponechať na neskoršie zahrnutie do faktúry.

Pomocou tlačidiel Predchádzajúci a Ďalší, ktoré sa zobrazujú v hornej časti dialógového okna, môžete listovať tam a späť svojimi záznamami o načasovaní aktivity. Všimnite si tiež, že je k dispozícii tlačidlo Pravopis. Kliknutím na toto tlačidlo skontrolujete pravopis v popise poznámok, ktorý zadávate – čo je dobrý nápad, pretože tieto informácie sa neskôr objavia na faktúre.

Ako zahrnúť fakturovateľný čas do faktúry

Ak chcete do faktúry pridať fakturovateľný čas a náklady, vytvorte faktúru obvyklým spôsobom, ako som opísal vyššie. Po identifikácii zákazníka (ak ste pre zákazníka zadali čas) a ak ste pre zákazníka sledovali náklady, QuickBooks zobrazí okno so správou s otázkou, či chcete účtovať nejaký čas alebo náklady. Ak odpoviete áno, QuickBooks zobrazí dialógové okno Vybrať fakturovateľný čas a náklady, ktoré je zobrazené tu.

Dialógové okno Výber fakturovateľného času a nákladov

Karta Čas v tomto dialógovom okne zobrazuje každý z časov, ktoré ste u zákazníka zaznamenali. Ak chcete pridať tieto časy do faktúry, kliknite na stĺpec Použiť pre čas. (Stĺpec Použiť je stĺpec úplne vľavo a zobrazuje značku začiarknutia.) Alebo ak chcete vybrať všetky časy, kliknite na tlačidlo Vybrať všetko. Potom kliknite na tlačidlo OK. QuickBooks pridá každý z týchto fakturovateľných časov do faktúry ako samostatné riadky. Tento obrázok ukazuje, ako sa informácie o fakturovanom čase zobrazujú v okne Vytvoriť faktúry.

Okno Vytvoriť faktúry, fakturácia za fakturovateľný čas

Ak necháte začiarkavacie políčko s názvom Vytlačiť vybratý čas a náklady ako jednu položku faktúry neoznačené, QuickBooks umiestni každý záznam o vašom prihlásení na samostatný riadok faktúry, ako je znázornené. Ak začiarknete toto políčko, QuickBooks vám umožní spojiť jednotlivé časové záznamy do jednej riadkovej položky faktúry. (Ak vás to zaujíma, možno budete chcieť s touto funkciou trochu experimentovať.)

Môžete kliknúť na kartu Položky, Výdavky alebo Najazdené kilometre a zobraziť zoznamy položiek, hotových výdavkov alebo obchodných míľ vynaložených v mene zákazníka. Poplatky za tieto druhy vecí pridávate na faktúru rovnakým spôsobom, ako pripočítavate poplatky za čas. Dokonca si môžete uplatniť prirážku na svoje hotové výdavky. Mimochodom, ak sa chcete vrátiť do dialógového okna Výber fakturovateľného času a nákladov a prezeráte si okno Vytvoriť faktúry, kliknite na tlačidlo Pridať čas/náklady, ktoré sa zobrazí v hornej časti okna Vytvoriť faktúry.