Ako účtovať čas s QuickBooks 2011

Ak používate QuickBooks 2011 v oblasti služieb, môžete predať viac jednotiek času ako materiálne položky. Právnik môže napríklad predať hodiny alebo čiastočné hodiny právneho poradenstva. QuickBooks ponúka dva spôsoby sledovania stráveného času, ktorý bude účtovaný na faktúre ako položka. Môžete použiť týždenný časový rozvrh alebo si môžete načasovať alebo zaznamenať jednotlivé aktivity pri účtovaní pomocou QuickBooks.

Použitie týždenného časového rozvrhu

Ak chcete použiť metódu týždenného časového rozvrhu, vyberte Zákazníci → Zadať čas → Použiť týždenný časový rozvrh. Ak chcete použiť okno Týždenný časový rozvrh, vyberte zamestnanca alebo dodávateľa alebo inú osobu vykonávajúcu službu z poľa Názov.

Ak nemôžete vybrať meno osoby z poľa Meno, zadajte meno osoby do poľa a potom, keď sa zobrazí výzva, povedzte QuickBooks, do ktorého zoznamu (zamestnanec, dodávateľ alebo iné mená) by sa malo pridať. Po pridaní mena osoby vykonávajúcej prácu použite stĺpce okna Týždenný časový rozvrh na popis zákazníka alebo úlohy, pre ktorú bola práca vykonaná.

Načasovanie jednotlivých činností

Ak chcete zaznamenať servisné aktivity tak, ako sa vyskytnú, vyberte Zákazníci→Zadať čas→Čas/Zadať jednu aktivitu. QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity. Vyplňte alebo vyberte potrebné informácie:

• Ak chcete načasovať alebo zaznamenať jednu aktivitu, zaznamenajte dátum aktivity do poľa Dátum.

• Pomocou poľa Meno identifikujte osobu vykonávajúcu službu.

• V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka alebo úlohu, pre ktorú sa služba vykonáva.

• Vyberte príslušnú položku služby z rozbaľovacieho zoznamu Položka služby.

• Vyberte príslušnú mzdovú položku z rozbaľovacieho zoznamu Mzdová položka.

• Ak sledujete triedy, použite na klasifikáciu aktivity rozbaľovací zoznam Trieda.

Skontrolujte, či je začiarknuté políčko Fakturovateľné. Začiarkavacie políčko Fakturovateľné sa zobrazí v pravom hornom rohu okna Čas/Zadať jednu aktivitu. Začiarknutím políčka Fakturovateľné poviete QuickBooks, že si má tento záznam o fakturovateľnej aktivite ponechať na neskoršie zahrnutie do faktúry.

Po opísaní alebo poskytnutí týchto všeobecných informácií o službe máte dva spôsoby, ako zaznamenať čas strávený v službe:

• Manuálne zaznamenávanie času: Čas strávený aktivitou môžete zaznamenať manuálne pomocou poľa Trvanie na zadanie času.

• Nechajte QuickBooks zaznamenávať čas: Môžete tiež nechať QuickBooks zaznamenávať čas, ktorý ste strávili aktivitou. Stačí kliknúť na tlačidlo Štart v poli Trvanie pri spustení aktivity a kliknúť na tlačidlo Zastaviť, keď aktivitu zastavíte.

Po opísaní aktivity, ktorú vykonávate v okne Čas/Zadať jednu aktivitu, kliknutím na tlačidlo Uložiť a nové alebo Uložiť a zatvoriť uložte informácie o aktivite.

Vrátane fakturovateľného času na faktúre

Ak chcete do faktúry pridať fakturovateľný čas a náklady, vytvorte faktúru obvyklým spôsobom. Po identifikácii zákazníka a ak ste sledovali čas alebo náklady zákazníka, QuickBooks sa vás opýta, či chcete účtovať nejaký čas alebo náklady. Ak označíte „áno“, QuickBooks zobrazí dialógové okno Choose Billable Time and Costs. Karta Čas v dialógovom okne Výber fakturovateľného času a nákladov zobrazuje každý z časov, ktoré ste u zákazníka zaznamenali.