Ako spustiť Sprievodcu nastavením QuickBooks

Po nainštalovaní programu QuickBooks 2021 môže inštalačný program spustiť QuickBooks automaticky a potom spustiť QuickBooks Setup. Nastavenie QuickBooks môžete spustiť aj spustením programu QuickBooks rovnakým spôsobom, akým spúšťate akýkoľvek program, a potom výberom položky Súbor → Nová spoločnosť.

Príjemné privítanie

The Let's Set Up Your Business! obrazovka QuickBooks Setup (pozri obrázok) sa zobrazí, keď vyberiete Súbor → Nová spoločnosť. Na obrazovke môžete začať s poskytovaním niektorých všeobecných informácií o založení novej spoločnosti v rámci QuickBooks. Pravdepodobne si budete chcieť prečítať informácie na tejto obrazovke. Keď ste pripravení začať, kliknite na tlačidlo Express Start alebo Detailed Start.

Okno QuickBooks Setup s uvítacou správou

Metóda expresného štartu

QuickBooks poskytuje zrýchlenú verziu procesu nastavenia QuickBooks, ktorú môžete použiť, keď si nechcete prispôsobovať nastavenie. Ak kliknete na tlačidlo Express Start, QuickBooks zhromažďuje určité informácie o vašej spoločnosti a na základe týchto informácií vytvorí súbor spoločnosti, ktorý by mal fungovať pre firmu, ako je tá vaša.

Po kliknutí na tlačidlo Express Start na vytvorenie súboru spoločnosti vás QuickBooks vyzve, aby ste opísali ľudí (zákazníkov, predajcov a zamestnancov), s ktorými obchodujete, položky, ktoré predávate, a váš bankový účet. Tieto popisy poskytujete prechádzaním cez sériu obrazoviek a vypĺňaním políčok na obrazovke a pracovných hárkov.

Metóda podrobného spustenia

Ak kliknete na tlačidlo Podrobný štart, spustí sa rozhovor EasyStep, ktorý vás prevedie množstvom obrazoviek plných informácií, ktoré vám umožňujú pomerne presne určiť, ako by mal vyzerať súbor spoločnosti, ktorý QuickBooks nastaví.

Ak chcete prejsť na ďalšiu obrazovku v rozhovore EasyStep, kliknite na tlačidlo Ďalej. Ak chcete prejsť na predchádzajúcu obrazovku, kliknite na tlačidlo Späť. Ak vás to odradí a chcete to vzdať, kliknite na tlačidlo Odísť. Ale skúste sa nenechať odradiť.

Poskytovať informácie o spoločnosti

Prvých niekoľko obrazoviek rozhovoru EasyStep Interview zhromažďuje niekoľko dôležitých všeobecných informácií o vašom podnikaní, vrátane názvu vašej spoločnosti a právneho názvu firmy, adresy vašej spoločnosti, odvetvia, v ktorom pôsobíte, vášho federálneho daňového identifikačného čísla, prvého mesiaca fiškálny rok (zvyčajne január), typ formulára dane z príjmu, ktorý vaša firma používa na podávanie správ IRS, a odvetvie alebo typ spoločnosti, ktorú prevádzkujete (maloobchod, služby atď.). Zobrazí sa prvá obrazovka rozhovoru EasyStep.

Prvá obrazovka EasyStep Interview zhromažďuje všeobecné informácie o spoločnosti.

QuickBooks nie je príliš chytrý, pokiaľ ide o pravidlá daňového účtovníctva pre spoločnosti s ručením obmedzeným (LLC). Spoločnosť LLC sa môže považovať za výhradné vlastníctvo, ak má jedného vlastníka, a za partnerstvo, ak má viac ako jedného vlastníka. LLC sa však môžu rozhodnúť, že sa s nimi bude zaobchádzať ako so spoločnosťami S alebo C. Ak ste pre svoju LLC urobili takéto voľby, nezabudnite uviesť, že LLC je korporácia S alebo C.

Po zhromaždení týchto všeobecných informácií o spoločnosti QuickBooks vytvorí súbor údajov spoločnosti, v ktorom sú uložené finančné informácie vašej firmy. QuickBooks navrhuje predvolený názov alebo dátový súbor QuickBooks na základe názvu spoločnosti. Všetko, čo musíte urobiť, je prijať navrhovaný názov a navrhované umiestnenie priečinka (pokiaľ nechcete uložiť dátový súbor do priečinka Dokumenty, čo nie je zlý nápad).

Dialógové okno Názov súboru pre novú spoločnosť

Prispôsobenie QuickBooks

Potom, čo QuickBooks zhromaždí všeobecné informácie o spoločnosti uvedené v predchádzajúcich odsekoch, EasyStep Interview vám položí niekoľko veľmi špecifických otázok o tom, ako vediete svoje podnikanie, aby mohol nastaviť preferencie QuickBooks. Predvoľby v skutočnosti zapínajú alebo vypínajú rôzne účtovné funkcie QuickBooks, čím riadia, ako program funguje a vyzerá. Tu sú druhy otázok, ktoré EasyStep Interview kladie na nastavenie preferencií QuickBooks:

• Udržuje vaša firma zásoby?
• Chcete sledovať inventár, ktorý nakupujete a predávate?
• Vyberáte od svojich zákazníkov daň z obratu?
• Chcete použiť predajné objednávky na sledovanie zákazníckych objednávok a spätných objednávok?
• Chcete použiť QuickBooks na pomoc so mzdovou agendou zamestnancov?
• Potrebujete v rámci QuickBooks sledovať viacero mien, pretože jednáte so zákazníkmi a predajcami v iných krajinách a majú títo ľudia pravidelne tú drzosť platiť alebo fakturovať vám v inej mene, než akú používa vaša krajina?
• Chceli by ste sledovať čas, ktorý vy alebo vaši zamestnanci strávite prácou alebo projektmi pre zákazníkov?
• Ako chcete narábať s účtami a platbami (zadávajte šeky priamo, alebo najskôr zadajte účty a platby neskôr)?

Ako nastaviť dátum začiatku

Možno je kľúčovým rozhodnutím, ktoré urobíte pri nastavovaní akéhokoľvek účtovného systému, deň, kedy začnete používať svoj nový systém. Tento deň sa nazýva dátum konverzie. Zvyčajne chcete začať používať účtovný systém v prvý deň v roku alebo v prvý deň nového mesiaca. V súlade s tým sa vás pýta ďalšia veľká otázka týkajúca sa dátumu konverzie. Budete vyzvaní, aby ste určili dátum začiatku pomocou zobrazeného dialógového okna.

Dialógové okno EasyStep Interview, ktoré vám umožňuje vybrať dátum začiatku

Najľahšie začať používať nový účtovný systém je začiatok roka. Dôvod? Môžete zadať jednoduchší skúšobný zostatok. Na začiatku roka napríklad zadávate len zostatky aktív, pasív a majetkových účastí vlastníka.

Kedykoľvek inokedy zadávate aj priebežné zostatky účtov príjmov a priebežné zostatky výdavkov. Zvyčajne máte tieto informácie o príjmoch a výdavkoch od začiatku roka k dispozícii iba na začiatku mesiaca. Z tohto dôvodu je jediným možným dátumom začiatku, ktorý si môžete vybrať, začiatok mesiaca.

V tomto prípade získate sumy od začiatku roka do konca predchádzajúceho mesiaca z vášho predchádzajúceho účtovného systému. Ak ste napríklad používali Sage 50 Accounting, získajte od Sage sumy príjmov a výdavkov od začiatku roka.

Po zadaní dátumu začiatku, základných informácií o spoločnosti, identifikácii väčšiny vašich účtovných preferencií a určení dátumu, kedy chcete začať používať QuickBooks, ste takmer hotoví.

Ak kliknete na tlačidlo Opustiť, aplikácia QuickBooks vás ponechá v programe QuickBooks, pripravených začať pracovať. Proces EasyStep Interview však nie je navždy stratený. Ak sa chcete vrátiť do rozhovoru, stačí otvoriť súbor, ktorý ste práve nastavovali. Keď tak urobíte, EasyStep Interview sa reštartuje.

Skontrolujte navrhovanú účtovnú osnovu

Na úplnom konci rozhovoru EasyStep Interview, na základe informácií, ktoré poskytnete o svojom type odvetvia, a formulára daňového priznania, ktorý podávate IRS, QuickBooks navrhuje počiatočnú sadu účtov, ktorú účtovníci nazývajú účtovná osnova . Tieto účty sú kategórie, ktoré používate na sledovanie svojich príjmov, výdavkov, aktív, záväzkov a vlastného imania. Tento obrázok zobrazuje obrazovku, ktorú zobrazuje EasyStep Interview, aby vám ukázal tieto účty.

Obrazovka EasyStep Interview vám zobrazí odporúčané príjmové a výdavkové účty.

Účty, ktoré QuickBooks označí šekom, ako vysvetľuje obrazovka, sú odporúčané účty. Ak neurobíte nič iné, tieto skontrolované účty budete používať (aspoň na začiatok) v rámci QuickBooks. Navrhovaný účet môžete odstrániť kliknutím na značku začiarknutia. QuickBooks odstráni začiarknutie, čo znamená, že účet nebude súčasťou konečnej účtovnej osnovy. Môžete tiež kliknúť na účet, pridať značku začiarknutia a nechať účet zahrnúť do počiatočnej účtovej osnovy.

Kliknutím na tlačidlo Obnoviť odporúčania v spodnej časti zoznamu sa vrátite k pôvodnej odporúčanej účtovej osnove (ak ste vykonali zmeny, o ktorých sa neskôr rozhodnete, že ich nechcete).

Keď sa vám navrhovaná účtová osnova zdá byť v poriadku, kliknite na tlačidlo Ďalej. Je v poriadku prijať to, čo navrhuje QuickBooks, pretože účtovnú osnovu môžete neskôr zmeniť.

Pridajte svoje informácie do súboru spoločnosti

Bez ohľadu na to, či použijete metódu Express Start na vytvorenie súboru spoločnosti alebo metódu Detailed Start/EasyStep Interview, potom, čo vy a QuickBooks nastavíte firemný súbor, QuickBooks vás vyzve, aby ste do súboru spoločnosti zadali svoje vlastné informácie.

Obrazovka QuickBooks Setup, ktorá vás vyzve na zadanie vlastných informácií do súboru spoločnosti

Zákazníci, predajcovia a zamestnanci

Ak chcete opísať zákazníkov, dodávateľov a zamestnancov, kliknite na prvé tlačidlo Pridať. QuickBooks sa pýta, či je možné získať tieto údaje z iného miesta, ako je napríklad e-mailový program alebo e-mailová služba (Outlook, Gmail atď.), alebo či chcete informácie zadať do pracovného hárka ručne. Pravdepodobne budete zadávať informácie ručne, takže kliknite na príslušné tlačidlo a potom kliknite na Pokračovať. Keď QuickBooks zobrazí okno pracovného hárka (pozrite si nasledujúci obrázok), zadajte každého zákazníka, dodávateľa alebo zamestnanca do samostatného riadka a nezabudnite uviesť meno aj adresu. Po dokončení kliknite na Pokračovať (nezobrazené). Potom sa QuickBooks opýta (pomocou obrazovky, ktorú tu nezobrazujem), či chcete zadať počiatočné zostatky – sumy, ktoré dlhujete alebo ktoré dlhujete – pre zákazníkov a predajcov.

Obrazovka QuickBooks Setup zhromažďuje informácie o ľuďoch, s ktorými obchodujete.

Služby a položky inventára, ktoré predávate

Ak chcete opísať veci, ktoré predávate, kliknite na druhé tlačidlo Pridať. QuickBooks sa pýta na veci, ktoré predávate – či predávate služby, či predávate položky inventára a či chcete napríklad sledovať akékoľvek takéto položky inventára, ktoré predávate. Odpovedzte na tieto otázky kliknutím na tlačidlo voľby, ktoré zodpovedá vašej situácii, a potom kliknite na Pokračovať.

Keď QuickBooks zobrazí okno pracovného hárka (nezobrazené), opíšte každú predávanú položku v samostatnom riadku pracovného hárka. Nezabudnite tiež opísať všetky položky inventára, ktoré držíte v čase, keď konvertujete na QuickBooks. Po dokončení kliknite na Pokračovať. Ak predávate viac ako jeden typ položky, musíte tento proces zopakovať pre každý typ položky.

Obchodné bankové účty

Ak chcete opísať svoj firemný bankový účet (alebo bankové účty), kliknite na tretie tlačidlo Pridať. Keď QuickBooks zobrazí okno hárka Pridať svoje bankové účty (nezobrazené), uveďte názov každého bankového účtu, číslo účtu a zostatok v deň konverzie. Po dokončení zadávania týchto informácií kliknite na Pokračovať.