Ako spustiť nastavenie QuickBooks 2013

Po nainštalovaní programu QuickBooks 2013 môže inštalačný program spustiť QuickBooks automaticky a potom za vás otvorí nastavenie QuickBooks. Nastavenie QuickBooks môžete spustiť aj spustením programu QuickBooks rovnakým spôsobom, akým spúšťate akýkoľvek program na počítači. Keď ho otvoríte, vyberte príkaz Súbor → Nová spoločnosť, čím spustíte nastavenie QuickBooks.

Veľké QuickBooks 2013 Vitajte

Po výbere príkazu Nová spoločnosť sa zobrazí obrazovka Let's Get Your Business Set Up QuickBooks 2013 Setup. Obrazovka poskytuje niektoré všeobecné informácie o založení novej spoločnosti v rámci QuickBooks. Obrazovka tiež obsahuje odkazy – napríklad odkaz, na ktorý môžete kliknúť, aby ste získali pomoc od certifikovaného poradcu QuickBooks.

(Mimochodom, QuickBooks Pro Advisors sú ľudia, ktorí si urobili test o QuickBooks a zaplatili približne 500 $ Intuitu, aby získali kópiu QuickBooks a boli uvedení na webovej stránke QuickBooks ako QuickBooks Pro Advisors.) Pravdepodobne si to budete chcieť prečítať informácie na obrazovke, ale keď ste pripravení začať, kliknite na tlačidlo Express Start.

QuickBooks 2013 Express Start metóda

QuickBooks 2013 poskytuje zrýchlenú verziu procesu nastavenia QuickBooks, ktorú môžete použiť, keď nechcete nastavenie upravovať.

Ak kliknete na tlačidlo Express Start, QuickBooks zhromažďuje určité informácie o vašej spoločnosti a na základe týchto informácií vytvorí súbor spoločnosti, ktorý by mal fungovať pre firmu, ako je tá vaša.

Po kliknutí na tlačidlo Express Start na vytvorenie súboru spoločnosti vás QuickBooks vyzve, aby ste opísali ľudí (zákazníkov, predajcov a zamestnancov), s ktorými obchodujete, položky, ktoré predávate, a váš bankový účet. Tieto popisy poskytujete prechádzaním cez sériu obrazoviek a vypĺňaním políčok na obrazovke a pracovných hárkov.

QuickBooks 2013 Advanced Setup metóda

Ak kliknete na tlačidlo Rozšírené nastavenie, spustí sa rozhovor EasyStep, ktorý vás prevedie množstvom obrazoviek plných informácií, ktoré vám umožňujú pomerne presne určiť, ako by mal vyzerať súbor spoločnosti, ktorý nastavuje QuickBooks.

Ak chcete prejsť na ďalšiu obrazovku v rozhovore EasyStep, kliknite na tlačidlo Ďalej. Ak sa chcete presunúť na predchádzajúcu obrazovku, kliknite na tlačidlo Späť. Ak vás to odradí a chcete to vzdať, môžete kliknúť na tlačidlo Odísť. Ale skúste sa nenechať odradiť.

Nastavte informácie o spoločnosti v QuickBooks 2013

Prvých niekoľko obrazoviek rozhovoru EasyStep Interview zhromažďuje niekoľko dôležitých všeobecných informácií o vašom podnikaní, vrátane názvu vašej spoločnosti a právneho názvu firmy, adresy vašej spoločnosti, vášho federálneho daňového identifikačného čísla, prvého mesiaca vo fiškálnom roku (zvyčajne január ), typ formulára dane z príjmu, ktorý vaša firma používa na podávanie správ IRS, a odvetvie alebo typ spoločnosti, ktorú prevádzkujete (maloobchod, služby atď.).

Po zhromaždení týchto všeobecných informácií o spoločnosti QuickBooks vytvorí súbor údajov spoločnosti, v ktorom sú uložené finančné informácie vašej firmy. QuickBooks navrhuje predvolený názov alebo dátový súbor QuickBooks na základe názvu spoločnosti. Všetko, čo musíte urobiť, je prijať navrhovaný názov a navrhované umiestnenie priečinka (pokiaľ nechcete uložiť dátový súbor do priečinka Moje dokumenty, čo nie je zlý nápad).

Prispôsobte si nastavenie aplikácie QuickBooks 2013

Potom, čo QuickBooks zhromaždí všeobecné informácie o spoločnosti uvedené v predchádzajúcich odsekoch, EasyStep Interview vám položí niekoľko veľmi špecifických otázok o tom, ako vediete svoje podnikanie, aby mohol nastaviť preferencie QuickBooks. Predvoľby v skutočnosti zapínajú alebo vypínajú rôzne účtovné funkcie v rámci QuickBooks, čím kontrolujú, ako QuickBooks funguje a vyzerá. Tu sú druhy otázok, ktoré EasyStep Interview kladie na nastavenie preferencií QuickBooks:

• Udržuje vaša firma zásoby?

• Chcete sledovať inventár, ktorý nakupujete a predávate?

• Vyberáte od svojich zákazníkov daň z obratu?

• Chcete použiť predajné objednávky na sledovanie zákazníckych objednávok a spätných objednávok?

• Chcete použiť QuickBooks na pomoc so mzdovou agendou zamestnancov?

• Potrebujete v rámci QuickBooks sledovať viacero mien, pretože jednáte so zákazníkmi a predajcami v iných krajinách a títo ľudia majú pravidelne tú drzosť platiť alebo fakturovať vám v inej mene, než akú používa vaša krajina?

• Chceli by ste sledovať čas, ktorý vy alebo vaši zamestnanci strávite prácou alebo projektmi pre zákazníkov?

• Ako chcete narábať s účtami a platbami (zadávajte šeky priamo, alebo najskôr zadajte účty a platby neskôr)?

Nastavte dátum začiatku aplikácie QuickBooks 2013

Možno je kľúčovým rozhodnutím, ktoré urobíte pri nastavovaní akéhokoľvek účtovného systému, deň, kedy začnete používať svoj nový systém. Toto sa nazýva dátum konverzie .

Zvyčajne chcete začať používať účtovný systém buď v prvý deň v roku, alebo v prvý deň nového mesiaca. Pomocou zobrazeného dialógového okna sa zobrazí výzva na identifikáciu počiatočného dátumu.

Najľahšie začať používať nový účtovný systém je začiatkom roka. Dôvod? Môžete zadať jednoduchší skúšobný zostatok. Na začiatku roka napríklad zadávate len zostatky aktív, pasív a majetkových účastí vlastníka.

Kedykoľvek inokedy zadávate aj priebežné zostatky účtov príjmov a priebežné zostatky výdavkov. Zvyčajne máte tieto informácie o príjmoch a výdavkoch od začiatku roka k dispozícii iba na začiatku mesiaca. Z tohto dôvodu je jediným možným dátumom začiatku, ktorý si môžete vybrať, začiatok mesiaca.

V tomto prípade získate sumy od začiatku roka do konca predchádzajúceho mesiaca z vášho predchádzajúceho účtovného systému. Napríklad, ak ste používali Peachtree Accounting, získajte od Peachtree sumy príjmov a výdavkov od začiatku roka.

Po zadaní dátumu začiatku ste poskytli základné informácie o spoločnosti; identifikovali ste väčšinu svojich účtovných preferencií; a určili ste dátum, kedy chcete začať používať QuickBooks. Si takmer hotový.

Ak kliknete na tlačidlo Opustiť, aplikácia QuickBooks vás ponechá v programe QuickBooks, pripravených začať pracovať. Proces EasyStep Interview však nie je navždy stratený; Ak sa chcete vrátiť k rozhovoru, stačí otvoriť súbor, ktorý ste práve zakladali. Keď tak urobíte, EasyStep Interview sa reštartuje.

Pozrite si navrhovanú účtovnú osnovu nastavenia QuickBooks 2013

Na úplnom konci rozhovoru EasyStep Interview, na základe informácií, ktoré poskytnete o svojom type odvetvia a formulára daňového priznania, ktorý podávate IRS, QuickBooks navrhuje počiatočnú sadu účtov, ktorú účtovníci nazývajú účtovná osnova. Tieto účty sú kategórie, ktoré používate na sledovanie svojich príjmov, výdavkov, majetku a vlastného imania.

Nasledujúci obrázok zobrazuje obrazovku, ktorú zobrazuje EasyStep Interview, aby vám ukázal tieto účty.

Účty, ktoré QuickBooks označí šekom, ako vysvetľuje obrazovka, sú odporúčané účty. A ak neurobíte nič iné, tieto skontrolované účty budete používať (aspoň na začiatok) v rámci QuickBooks. Navrhovaný účet však môžete odstrániť kliknutím na značku začiarknutia. QuickBooks odstráni začiarknutie a to znamená, že účet nebude súčasťou konečnej účtovnej osnovy.

Môžete tiež kliknúť na účet, pridať značku začiarknutia a nechať účet zahrnúť do počiatočnej účtovej osnovy.

Kliknutím na tlačidlo Obnoviť odporúčania v spodnej časti zoznamu sa vrátite k pôvodnej odporúčanej účtovej osnove (ak ste vykonali zmeny, o ktorých sa neskôr rozhodnete, že ich nechcete).

Keď sa vám navrhovaná účtová osnova zdá byť v poriadku, kliknite na tlačidlo Ďalej. Je v poriadku akceptovať to, čo navrhuje QuickBooks, pretože účtovnú osnovu môžete neskôr zmeniť.

Pridajte svoje informácie do súboru spoločnosti QuickBooks 2013 Setup

Bez ohľadu na to, či použijete metódu Express Start na vytvorenie súboru spoločnosti alebo metódu Advanced Setup/EasyStep Interview, po tom, čo vy a QuickBooks nastavíte súbor spoločnosti, QuickBooks vás vyzve, aby ste do súboru spoločnosti zadali svoje vlastné informácie.

Pridajte zákazníkov, predajcov a zamestnancov do nastavenia QuickBooks 2013

Ak chcete opísať zákazníkov, dodávateľov a zamestnancov, kliknite na prvé tlačidlo Pridať. QuickBooks sa pýta, či je možné získať tieto údaje z nejakého iného miesta, napríklad z e-mailového programu alebo e-mailovej služby (Outlook, Gmail atď.), alebo či len chcete zadať informácie ručne do pracovného hárka.

S najväčšou pravdepodobnosťou budete informácie zadávať ručne, takže kliknite na toto tlačidlo a potom kliknite na Pokračovať. Keď QuickBooks zobrazí okno pracovného hárka, ako je znázornené na obrázku, zadajte každého zákazníka, dodávateľa alebo zamestnanca do vlastného riadka a nezabudnite uviesť meno aj adresu.

Po dokončení kliknite na Pokračovať. QuickBooks sa potom opýta, či chcete zadať počiatočné zostatky (sumy, ktoré dlhujete alebo dlhujete) pre zákazníkov a predajcov. Označte, že tak urobíte, kliknutím na odkaz Zadať počiatočné zostatky a potom zadajte otvorené zostatky na obrazovku, ktorú poskytuje QuickBooks.

Zadajte služby a položky inventára, ktoré predávate, v nastavení QuickBooks 2013

Ak chcete opísať veci, ktoré predávate, kliknite na druhé tlačidlo Pridať. QuickBooks sa vás pýta na veci, ktoré predávate – napríklad, ak predávate služby, či predávate položky inventára a či chcete sledovať všetky takéto položky inventára, ktoré predávate. Odpovedzte na tieto otázky kliknutím na tlačidlo voľby, ktoré zodpovedá vašej situácii, a potom kliknite na Pokračovať.

Keď QuickBooks zobrazí okno pracovného hárka, opíšte každú predávanú položku v samostatnom riadku hárka. Nezabudnite tiež opísať všetky položky inventára, ktoré držíte v čase, keď konvertujete na QuickBooks. Po dokončení kliknite na Pokračovať. Ak predávate viac ako jeden typ položky, musíte tento proces zopakovať pre každý typ položky.

Zadajte firemné bankové účty v nastavení QuickBooks 2013

Ak chcete opísať svoj firemný bankový účet (alebo bankové účty), kliknite na tretie tlačidlo Pridať. Keď QuickBooks zobrazí okno hárka Pridať svoje bankové účty (nezobrazené), uveďte názov každého bankového účtu, číslo účtu a zostatok v deň konverzie. Po dokončení zadávania týchto informácií kliknite na Pokračovať.