Ako spravovať svoju prax v online účtovníkovi QuickBooks

Predtým, ako sa pustíte do používania nástrojov QuickBooks Online Accountant (QBOA), ktoré sú k dispozícii počas vašej práce v spoločnosti QBO klienta, pozrite sa na stránku Práca v navigačnom paneli, ktorá funguje ako nástroj na správu praxe. Mať takýto nástroj v QBOA vám umožňuje centralizovať riadenie praxe, pretože všetci členovia tímu vo vašej firme majú prístup na stránku Práca v QBOA.

Je dôležité pochopiť, že vaši klienti nevidia stránku Práca – je dostupná iba v QBOA, takže stránku Práca vidíte iba vy a členovia vášho tímu. Okrem toho informácie, ktoré každý člen tímu vidí na stránke Práca, sú špecifické len pre jeho klientov – tých, ku ktorým má prístup člen vášho tímu.

Stránka Práca vám umožňuje sledovať, čo sa musí stať vašim klientom aj vašej vlastnej firme. A hoci terminológia použitá na stránke Práca odkazuje na projekty, majte na pamäti, že tieto projekty sú úplne odlišné od projektov, ktoré môžu vaši klienti vytvárať v QBO.

Zobrazenie mriežky v QBOA

Keď na navigačnej lište kliknete na položku Práca, QBOA zobrazí predvolené zobrazenie mriežky stránky. V zobrazení Mriežka sa zobrazujú karty úloh usporiadané do rozsahov dátumov (Termín dnes, Tento týždeň, Budúci týždeň a nasledujúcich 30 dní).

Zobrazenie mriežky stránky Práca v QBOA.

Každá karta úlohy daného projektu identifikuje klienta, pre ktorého je potrebné prácu vykonať (alebo vašu vlastnú firmu, ak projekt nie je pre klienta), ako aj názov projektu. Jedinečne na každej karte úlohy nájdete názov úlohy.

Môžete ovládať niektoré z toho, čo vidíte v zobrazení Mriežka na stránke Práca. Môžete napríklad filtrovať stránku tak, aby zobrazovala informácie pre všetkých klientov, vašu firmu, konkrétnych klientov alebo konkrétnych členov tímu. Funkcia Práca tiež využíva údaje v klientskych QBO spoločnostiach na automatické zobrazenie termínov, ktoré musíte splniť, a vecí, ktoré musíte urobiť, ako sú napríklad termíny miezd a zosúladenie prepojených bankových transakcií. Ak nechcete vidieť tieto automaticky vytvorené informácie, môžete kliknúť na posúvač From QuickBooks.

V súčasnosti funkcia Práca automaticky navrhuje akcie, ktoré je potrebné vykonať v súvislosti len s QBO; funkcia Práca sa nepripája k iným produktom, ako je ProConnect Tax Online.

Vzhľadom na to, že zobrazenie Mriežka organizuje úlohy podľa dátumu dokončenia, neuvidíte žiadny typ vizuálneho prepojenia medzi úlohami; to znamená, že sa nezobrazia žiadne čiary, ktoré navzájom spájajú úlohy, pretože zobrazenie mriežky nie je vývojový diagram.

Zobrazenie mriežky nie je jediné zobrazenie dostupné na stránke Práca; o zobrazení zoznamu a zobrazení kalendára si môžete prečítať neskôr v tejto kapitole, keď budem hovoriť o vytváraní projektov a úloh.

Ako vytvárať projekty a úlohy

Na vytváranie požiadaviek klientov môžete použiť stránku Práca. Čo sa týka riadenia praxe, stránku Práca používate na vytváranie projektov, ktoré predstavujú veci, ktoré je potrebné urobiť. Každý projekt rozdelíte na úlohy, čo sú podmnožiny projektu, ktoré poskytujú viac podrobností o tom, čo je potrebné urobiť na dokončenie projektu. Úlohy vytvárate ako súčasť projektu, ale k rôznym úlohám v tom istom projekte môžete priradiť rôznych členov tímu. Projekty sú zvyčajne všeobecné veci, ktoré musíte splniť do stanoveného termínu, a úlohy popisujú konkrétne veci, ktoré musíte urobiť, aby ste projekt dokončili.

Pri vytváraní projektu priraďujete k projektu termín uzávierky a priraďujete termíny splnenia každej úlohe v projekte. Identifikujete klienta, s ktorým je projekt spojený, a člena tímu, ktorý má za projekt zodpovednosť. Alebo môžete určiť, že ide o interný projekt, ktorý ovplyvňuje vašu firmu, ale nie žiadneho z vašich klientov.

QBOA obsahuje šablóny projektov, ktoré vám pomôžu rýchlo vytvoriť bežne potrebné projekty, ako je mesačné účtovníctvo alebo onboarding klienta. Keď použijete jednu z týchto šablón, QBOA vytvorí nielen projekt, ale aj všetky úlohy spojené s projektom. Potom môžete projekt upraviť podľa potreby.

Vytvorenie projektu

Aby sme sa pokúsili zachovať tieto informácie čo najjednoduchšie, vytvoríme projekty oddelene od vytvárania úloh – aj keď pri vytváraní projektov môžete a pravdepodobne aj vytvoríte úlohy. Ak chcete vytvoriť projekt, postupujte takto:

1 . Kliknite na položku Práca na navigačnej table.

QBOA zobrazí stránku Práca pre vašu firmu.

2 . Kliknite na Vytvoriť projekt v pravom hornom rohu stránky.

QBOA otvorí panel na pravej strane stránky, ktorý používate na vytvorenie projektu.

Vytvorenie projektu pomocou šablóny.

3 . Ak váš projekt spadá do jednej z preddefinovaných kategórií šablón dvojtýždenných miezd, Onboard klienta, Mesačného účtovníctva alebo Ročných daní, vyberte šablónu zo zoznamu Šablóna projektu.

QBOA pridá do projektu úlohy spojené so šablónou projektu a každej úlohe priradí termín „zajtra“.

4 . Vyplňte názov projektu.

Ak ste vybrali šablónu projektu, QBOA vyplní názov projektu pomocou názvu šablóny projektu.

5 . Zo zoznamu Firma alebo Klient vyberte klienta QBO, s ktorým je projekt spojený.

Ak sa projekt týka iba vašej firmy a žiadneho klienta, vyberte Moja firma.

6 . Nastavte termín dokončenia projektu.

Termín, ktorý ste nastavili pre projekt, je obmedzením; ak do projektu pridáte úlohy, nebudete môcť nastaviť termíny splnenia úloh, ktoré sa vyskytnú po skončení projektu.

7 . Pomocou zoznamu Priradené k priraďte projekt jednému z členov tímu.

Ak chcete, môžete pridať podrobnosti o projekte.

Niektoré projekty, ako napríklad odsúhlasenie bankového výpisu, je potrebné pravidelne opakovať; pre tieto projekty kliknite na posúvač Opakovať a nastavte časový rámec, ktorý má QBOA použiť na opakovanie projektu.

Práca s úlohami

Teraz, keď ste vytvorili projekt, môžete pracovať s úlohami projektu. Môžeš

• Pridávať a odstraňovať úlohy,
• Zmeňte termíny, ktoré QBOA priraďuje úlohám, a
• Reorganizujte poradie úloh v projekte.

1 . Pridajte úlohu do projektu kliknutím na tlačidlo Pridať úlohu v spodnej časti zoznamu úloh.

QBOA zobrazí formulár pre informácie o úlohe (pozri nasledujúci obrázok).

Zadajte názov úlohy a termín splnenia a priraďte ich členovi tímu firmy.

2 . Zadajte názov úlohy, termín splnenia, člena tímu, ktorému chcete úlohu priradiť, a všetky súvisiace podrobnosti o úlohe, ako sú napríklad príkazy QBO použité na splnenie úlohy.

Počet úloh, ktoré môžete vytvoriť, nie je obmedzený.

3 . Ak chcete pracovať s inou úlohou, zbaľte tú, na ktorej práve pracujete, kliknutím na položku Zbaliť v pravom dolnom rohu karty úlohy.

Jednotlivé úlohy neukladáte; namiesto toho uložíte projekt, čím sa uložia informácie o úlohe.

4 . Ak chcete odstrániť úlohu alebo zmeniť jej informácie, kliknite na úlohu.

QBOA zobrazuje podrobnosti o úlohe.

Kliknite na úlohu, ak ju chcete upraviť alebo odstrániť, alebo potiahnutím zmeníte jej poradie.

• Ak chcete zmeniť úlohu, jednoducho zadajte nové informácie.
• Ak chcete úlohu odstrániť, kliknite na odkaz Odstrániť.

5 . Ak chcete zmeniť pozíciu úlohy v projekte, zbaľte ju a potom potiahnite symbol štvorca na pravom okraji úlohy nahor alebo nadol.

Môžete vidieť symbol, ktorý potiahnutím zmeníte na poradie úlohy.

6 . Kliknutím na tlačidlo Uložiť uložíte projekt a jeho úlohy.

QBOA znova zobrazí stránku Práca a zobrazia sa na nej vaše nové projekty a úlohy.

Ako aktualizovať stav úlohy v QBOA

Ako postupujete v úlohe, môžete aktualizovať jej stav priamo v zobrazení Mriežka na stránke Práca. Kliknutím na šípku nadol na karte úlohy zmeníte jej stav.

Pomocou šípky nadol na karte úlohy alebo projektu zobrazíte zoznam dostupných stavov.

Úlohy môžu mať stav Úlohy, Prebieha, Blokované alebo Hotové. Stav Zablokované sa používa vtedy, keď vám niečo bráni dokončiť úlohu.

Ako upraviť a odstrániť informácie o projekte

Môžete upraviť akýkoľvek projekt alebo úlohu okrem tých, ktoré boli vytvorené automaticky od spoločnosti QBO – tieto automaticky vytvorené úlohy môžete iba skryť alebo zobraziť pomocou posúvača From QuickBooks.

Bez ohľadu na zobrazenie, ktoré zobrazujete na stránke Práca, ak chcete upraviť akýkoľvek projekt alebo úlohu, ktorú ste vytvorili, kliknite na ľubovoľnú úlohu v projekte. QBOA potom otvorí panel Upraviť projekt na pravej strane obrazovky a zobrazí informácie o úlohe, na ktorú ste klikli.

Informácie o projekte môžete zmeniť úpravou hornej časti panela Upraviť projekt. Akýkoľvek projekt môžete odstrániť z panela Upraviť projekt kliknutím na ikonu koša v ľavom dolnom rohu panela (pozri nasledujúci obrázok).

Odstráňte alebo duplikujte projekt alebo z neho vytvorte šablónu.

Mnohé z projektov, ktoré vytvoríte, sú si navzájom podobné, takže si ušetríte prácu a duplikujete existujúci projekt, aby ste vytvorili nový. Môžete tiež použiť existujúci projekt na vytvorenie šablóny pre nasledujúce podobné projekty. Na paneli Upraviť projekt duplikujte projekt kliknutím na tlačidlo Duplikovať. Ak chcete vytvoriť šablónu z projektu, kliknite na položku Vytvoriť šablónu.

Hoci môžete upravovať informácie o projekte a úlohe, nemôžete zmeniť projekt na úlohu alebo úlohu na projekt.

Ak chcete zatvoriť panel Upraviť projekt, kliknite na X v pravom hornom rohu panela.

Ako pracovať v zobrazení zoznamu

Zobrazenie Mriežka na stránke Práca je obmedzené v tom, čo môže zobraziť, pretože karty zaberajú dosť miesta na obrazovke. Svoje projekty a úlohy si môžete zobraziť v zobrazení zoznamu, ako je znázornené tu, kliknutím na tlačidlo Zobrazenie zoznamu v pravom hornom rohu stránky Práca (hneď pod tlačidlom Vytvoriť projekt).

Stránka Práca v zobrazení zoznamu.

Z tohto zobrazenia máte k dispozícii ďalšie filtre. Okrem filtrovania podľa klienta, člena tímu a typu práce (projekt, úloha alebo požiadavka klienta) môžete filtrovať aj podľa stavu a nastaviť rozsah dátumov, ktorý vás zaujíma. A stále môžete upravovať akýkoľvek projekt alebo úlohu; jednoducho kliknite kdekoľvek na riadok projektu alebo úlohy, aby ste zobrazili panel Upraviť projekt zobrazený vyššie.

Ako pracovať v zobrazení kalendára

Zobrazenie Kalendár zobrazuje úlohy splatné pre ľubovoľný vybratý dátum. V kalendári uvidíte počet úloh splatných v každom dátume. Keď kliknete na dátum, QBOA použije pravú stranu zobrazenia kalendára na zobrazenie úloh splatných v daný dátum.

Zobrazenie kalendára zobrazuje úlohy projektu podľa dátumu dokončenia.

Komunikujte s členmi tímu o práci

S rizikom konštatovania zrejmého je komunikácia pri práci v tímovom prostredí prvoradá. QBOA vám umožňuje poskytovať e-mailom upozornenia na rôzne akcie spojené s projektmi a úlohami, ktoré sa zobrazujú na stránke Práca. Ak chcete zadať upozornenia, ktoré má QBOA poslať vášmu tímu, kliknite na prepojenie Upozornenia v hornej časti stránky Práca, čím sa zobrazí karta Upozornenia v dialógovom okne Nastavenia spoločnosti.

Nastavte e-mailové upozornenia pre členov tímu týkajúce sa práce.

Kliknutím na ceruzku v pravom hornom rohu sekcie E-mail zapnete a vypnete e-mailové upozornenia na rôzne akcie, ktoré prebiehajú na stránke Práca. Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť a potom na tlačidlo Hotovo, aby ste sa vrátili do QBOA.

Každý člen tímu kontroluje upozornenia, ktoré dostáva. V predvolenom nastavení každý člen tímu dostáva upozornenia na nové úlohy a termíny, ale na nastavenie zvyšku týchto upozornení sa musí každý člen vášho tímu prihlásiť do svojho osobného účtu QBOA a zmeniť tieto nastavenia.

Ak vaša organizácia používa Slack, nástroj na spoluprácu, ktorý pomáha vášmu tímu spojiť sa, môžete integrovať Slack s QBOA. Pridajte aplikáciu do QBOA kliknutím na Pripojiť teraz na stránke Práca. Ak ste predtým skryli reklamu na Slack, kliknite na tlačidlo Pripojiť prácu k Slacku na karte Upozornenia v dialógovom okne Nastavenia spoločnosti.

Slack ponúka bezplatnú verziu vhodnú pre malé tímy, ktoré chcú vyskúšať Slack; bezplatná verzia má určité obmedzenia. Slack ponúka aj dve „platené“ verzie: Standard a Plus; náklady na tieto verzie závisia od počtu aktívnych používateľov Slack za mesiac.