Ako si vybrať typ rozpočtovania v rámci QuickBooks 2011

Pred vytvorením a použitím rozpočtu v rámci QuickBooks budete chcieť zvážiť tri veľmi užitočné a bežné taktiky rozpočtovania: top-line budgeting, zero-based budgeting a benchmarking. Žiadna z týchto troch taktík nie je komplikovaná a QuickBooks ich robí ešte jednoduchšími. Pravdepodobne už poznáte a rozumiete aspoň dvom z nich. Všetky tieto taktiky by ste však mali zvážiť pri vytváraní formálnych a neformálnych rozpočtov pre vaše podnikanie.

Špičkový rozpočet

Najvyšší rozpočet je najjednoduchšia dostupná rozpočtová technika. Berie čísla z minulého roka alebo čísla z minulého mesiaca a používa ich pre tohtoročný rozpočet. Samozrejme, ak došlo k inflácii, rozpočet v hornom riadku môže nafúknuť minuloročné alebo minulomesačné čísla pomocou inflačného faktora. Alebo naopak, ak sa podnikanie trochu scvrklo alebo upadlo na ťažké časy, čísla za predchádzajúci rok alebo mesiac sa môžu o určitú čiastku znížiť.

Rozpočtovanie na najvyššej úrovni má aspoň niekoľko argumentov v prospech.

• Rozpočet na najvyššej úrovni je jednoduchý. Je to niečo veľké v jej prospech. Iné rozpočtové techniky sú často oveľa náročnejšie.

• Najvyšší rozpočet je založený na realite. Čísla z minulého roka alebo minulého mesiaca sú reálne. Táto skutočnosť je jedinečnou výhodou pre top-line rozpočtovanie, ktorú iné taktiky rozpočtovania neponúkajú.

Najvyšší rozpočet má však dobre známu slabinu: má tendenciu zachovávať predchádzajúce nesprávne rozpočtové rozhodnutia.

Rozpočtovanie založené na nule

Nulové rozpočty sú opakom top-line rozpočtovania. Funguje to zdola nahor. Rozpočet založený na nule začína individuálnymi účtami výnosov, nákladov, aktív, pasív a vlastného imania. Skúma konkrétny účet a potom sa pokúša použiť zdravý rozum a logiku na to, aby dospela k dobrej sume rozpočtu na poštovné.

Výhodou rozpočtovania s nulovým základom je, že má tendenciu fixovať zle vypočítané, predtým rozpočtované sumy. Za túto rozpočtovanú sumu sú zodpovední aj ľudia, ktorí využívajú alebo využívajú určitú rozpočtovanú sumu. Ak napríklad niektorý manažér minul v minulom roku 50 000 USD na cestovné náklady, nulový rozpočet prinúti manažéra pomocou zdravého rozumu a jednoduchej aritmetiky dokázať, že cestovné náklady vo výške 50 000 USD sú pre tento rok primerané.

Benchmarking

Benchmarking porovnáva vaše skutočné alebo predbežne plánované čísla s rovnakým počtom podobne veľkých podnikov vo vašom odvetví. Ak viete, na čo míňajú iné firmy alebo iní samostatní vlastníci, tieto informácie vám pravdepodobne môžu pomôcť pri zostavovaní rozpočtu, čo by ste mali alebo mohli minúť. Výzvou je, samozrejme, získať tieto porovnateľné informácie.

Našťastie získať porovnateľné informácie je jednoduchšie, ako si väčšina ľudí uvedomuje. Informácie o finančných štatistikách porovnateľných firiem môžete zvyčajne získať vo svojej miestnej knižnici alebo prostredníctvom priemyselných združení.

Dávať to všetko dokopy

Len pre záznam, na zostavenie rozpočtu by ste nemali používať iba jeden prístup. Pre niektoré zo svojich čísel môžete použiť rozpočtovanie v hornom riadku a pre iné čísla môžete použiť rozpočtovanie s nulovým základom. A pre skutočne dôležité alebo kľúčové čísla vo vašom rozpočte si môžete nájsť čas a úsilie na porovnanie svojich čísel s číslami podobne veľkých firiem vo vašom odvetví. Dobré rozpočtovanie teda kombinuje tieto tri taktiky rozpočtovania, aby ste dospeli k rozpočtu, ktorý dáva zmysel a umožňuje vám naplánovať si financie na rok.