Ako sa vysporiadať s úbytkom zásob

Chronická bolesť zásob, s ktorou sa musia vysporiadať mnohí majitelia firiem a obchodní manažéri, je zmršťovanie zásob. QuickBooks 2012 vám môže pomôcť vyriešiť tento problém. Je veľmi pravdepodobné, niekedy z tých najnevinnejších dôvodov, že vaše inventárne záznamy prevyšujú množstvo položiek.

Keď k tomu dôjde, musíte upraviť svoje záznamy. V podstate chcete znížiť hodnotu svojho inventára v dolároch aj počet kusov inventára.

Nasleduje zápis do denníka, ktorý vám QuickBooks urobí na zaznamenanie tejto udalosti. Tento účtovný zápis zaťažuje príslušný nákladový účet – v účtovnom zápise 9 je nákladovým účtom náklad na zmrštenie – za 100 USD. Zápis do denníka tiež musí pripísať na účet zásob 100 USD.

Zápis v denníku 9: Záznam zmršťovania zásob

V rámci QuickBooks v skutočnosti nezaznamenáte formálny záznam denníka, ako je ten, ktorý je tu zobrazený. Používate niečo, čo sa nazýva pracovný hárok fyzického počítania, aby ste prispôsobili množstvá položiek inventára podľa toho, aké v skutočnosti sú. Keď vykonáte túto úpravu, QuickBooks automaticky pripíše zostatok na účte zásob a upraví počty kusov. QuickBooks tiež vyžaduje, aby ste poskytli nákladový účet, ktorý by mal účtovať za zmrštenie.

Za starých čias porovnávali podniky svoje účtovné záznamy s fyzickými počtami inventárnych položiek len raz za rok. V skutočnosti bol ročný fyzický počet zásob bolestivým rituálom, ktorým prešli mnohí distribútori a predajcovia.

V súčasnosti väčšina podnikov zistila, že oveľa lepšie funguje sčítanie fyzických zásob počas celého roka. Tento prístup, nazývaný počítanie cyklov, znamená, že pravdepodobne niekoľkokrát do roka porovnávate svoje účtovné záznamy s fyzickým počtom vašich najcennejších položiek.

Pokiaľ ide o vaše stredne cenné predmety, pravdepodobne raz alebo dvakrát ročne porovnávate svoje účtovné záznamy o zásobách s fyzickými počtami. S vašimi najmenej cennými inventármi pravdepodobne iba nepravidelne porovnávate inventárne záznamy s fyzickými počtami a môžete akceptovať určitú nepresnosť.

Napríklad namiesto počítania skrutiek v nejakej nádobe môžete nádobu odvážiť a potom urobiť odhad počtu skrutiek. V každom prípade chcete nejaký systém, ktorý vám umožní porovnať vaše účtovné záznamy s vašimi fyzickými počtami. Zmenšovanie zásob a zastarávanie zásob predstavujú skutočné náklady na podnikanie, ktoré sa iným spôsobom nezaznamenajú do vašich účtovných záznamov.