Ako rýchlo zálohovať QuickBooks 2016

Si zaneprázdnený. Nemáte čas šaškovať s QuickBooks. Chcete urobiť len prijateľnú prácu zálohovania a rozhodli ste sa, ako často to plánujete robiť. Znie to ako vaša situácia? Potom postupujte podľa týchto krokov:

1Vložte prázdny disk/disk do príslušnej jednotky.

Zálohovať môžete na akýkoľvek vymeniteľný disk vrátane pamäťových zariadení typu flash, prenosných pevných diskov a zapisovateľných diskov CD. Upozorňujeme však, že spoločnosť Intuit (výrobca QuickBooks) odporúča, aby ste na presun záložného súboru na CD nepoužívali príkaz QuickBooks backup.

Namiesto toho spoločnosť Intuit odporúča zálohovať súbor na pevný disk a potom použiť príkaz Windows File Copy na napálenie súboru na disk. Tento prístup má tendenciu riešiť niektoré problémy so zápisom na disky CD, s ktorými sa ľudia stretávajú pri zálohovaní priamo na disk CD z QuickBooks.

Môžete zálohovať na akýkoľvek pevný disk, ako je napríklad pevný disk alebo sieťový disk, ale výhodou vymeniteľného disku je, že ho môžete uložiť na iné miesto. Ako kompromis môžete použiť aj sieťový disk. Zvyčajne nechcete používať pevný disk (hoci je to lepšie ako nič), pretože jednou z katastrof, ktoré môžu postihnúť vaše údaje v QuickBooks, je zlyhanie pevného disku.

Môžete tiež zálohovať svoje súbory QuickBooks do online úložného priestoru.

2Ak ukladáte údaje pre viac ako jednu spoločnosť, uistite sa, že spoločnosť, ktorej údaje chcete zálohovať, je aktívnou spoločnosťou.

Ak chcete zistiť, či je aktívna správna spoločnosť, stačí sa pozrieť na záhlavie okna aplikácie QuickBooks s názvom aktívnej spoločnosti. (Ak si nepamätáte nastavenie viacerých súborov, nezúfajte. Pravdepodobne máte iba jeden súbor – zvyčajný prípad.)

3 Ak chcete spustiť operáciu zálohovania, vyberte Súbor → Spoločnosť zálohovania → Vytvoriť lokálnu zálohu.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Create Backup.

Ak používate QuickBooks v režime pre viacerých používateľov, musíte sa pred zálohovaním súboru prepnúť do režimu pre jedného používateľa. Ak to chcete urobiť, vyberte Súbor → Prepnúť do režimu jedného používateľa.

4 Povedzte QuickBooks, kde chcete zálohovať dátový súbor QuickBooks.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Create Backup (Vytvoriť zálohu), špecifikujte umiestnenie zálohy výberom prepínača Online Backup alebo Local Backup.

Ak chcete zálohovať súbor QuickBooks lokálne, vyberte možnosť Local Backup.

5Popíšte, ako by mal QuickBooks zálohovať váš dátový súbor.

Keď je stále zobrazené prvé dialógové okno Vytvoriť zálohu, kliknite na tlačidlo Možnosti. QuickBooks zobrazí dialógové okno Možnosti zálohovania, v ktorom určíte, ako a kedy bude QuickBooks zálohovať váš dátový súbor:

Vyberte predvolené umiestnenie. Zadajte, kde sa má záložný súbor nachádzať. Môžete to urobiť buď zadaním cesty k záložnému priečinku do poľa Povedzte nám, kam sa majú uložiť záložné kópie (ťažší spôsob), alebo kliknutím na tlačidlo Prehľadávať a potom pomocou dialógového okna Prehľadávať priečinok, ktoré systém Windows zobrazí, vyberte predvolené umiestnenie zálohy.

Dolaďte operáciu zálohovania. Dialógové okno Možnosti zálohovania poskytuje niekoľko začiarkavacích políčok, ktoré môžete použiť na doladenie starej operácie zálohovania QuickBooks. Začiarkavacie políčko Pridať dátum a čas zálohy do názvu súboru, ak je začiarknuté, robí presne to, čo hovorí. Začiarkavacie políčko Obmedziť počet záložných kópií v tomto priečinku na [X] hovorí spoločnosti QuickBooks, aby obmedzila počet záložných kópií vášho súboru QuickBooks, ktorý ukladá v priečinku zálohy. Predvolený počet uchovávaných záložných kópií sú tri; to by malo byť v poriadku.

Zadajte pravidlo pripomenutia zálohy. Môžete začiarknuť políčko Pripomenúť mi zálohovať, keď zavriem súbor spoločnosti každý [X] -krát, aby ste povedali QuickBooks, že by vám malo často pripomínať zálohovanie. V predvolenom nastavení vám QuickBooks pripomína každé štvrté zatvorenie dátového súboru, ale môžete nahradiť hodnotu v textovom poli a určiť inú frekvenciu pripomenutia zálohy.

Vyberte možnosť overenia údajov. QuickBooks poskytuje tri možnosti overenia údajov: Kompletné overenie (bezpečné, ale pomalé), Rýchlejšie overenie (rýchle, ale nie také dôkladné) a Žiadne overenie (teraz vám ušetrí trochu času s rizikom veľkých problémov neskôr). QuickBooks odporúča možnosť Kompletné overenie.

Keď skončíte s dialógovým oknom Možnosti zálohovania, kliknite na tlačidlo OK a potom na tlačidlo Ďalej. QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Create Backup.

6Určite, kedy má aplikácia QuickBooks zálohovať váš dátový súbor.

Druhé dialógové okno Sprievodca zálohovaním poskytuje tlačidlá možností, ktoré môžete použiť na naplánovanie zálohovania. Ak chcete napríklad uviesť, že chcete zálohovať na mieste, vyberte prepínač Save It Now.

Poznámka: Pri prvom zálohovaní súboru QuickBooks pomocou príkazu Create Backup sa vás QuickBooks neopýta, kedy má zálohovať váš dátový súbor. QuickBooks iba zálohuje dátový súbor a tento krok preskočí.

7Potvrďte umiestnenie a názov záložného súboru.

Keď sa zobrazí druhé dialógové okno Sprievodca zálohovaním, kliknite na tlačidlo Ďalej. QuickBooks zobrazí dialógové okno Uložiť záložnú kópiu.

Pre istotu potvrďte, že názov súboru a umiestnenie priečinka zobrazené v dialógovom okne Uložiť záložnú kópiu sú správne. Ak umiestnenie priečinka nie je správne, vyberte nové umiestnenie priečinka z rozbaľovacieho zoznamu Uložiť do. Ak názov súboru nie je správny, upravte názov zobrazený v textovom poli Názov súboru.

8 Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Aplikácia QuickBooks zálohuje váš dátový súbor a zobrazí okno so správou, ktoré vám oznámi, že zálohovalo váš súbor. Správa tiež obsahuje názov súboru zálohy a umiestnenie priečinka.