Ako pripraviť faktúry v QuickBooks 2021

Po dokončení všetkých prípravných prác je príprava faktúry pomocou QuickBooks hračkou. Ak sa vám klikanie na tlačidlá a vypĺňanie textových polí stáva starým zvykom, preskočte nasledujúci podrobný komentár a jednoducho zobrazte okno Vytvoriť faktúry – buď výberom Zákazníci → Vytvoriť faktúry, alebo kliknutím na ikonu Faktúry na domovskej stránke. Potom vyplňte toto okno a kliknite na tlačidlo Tlačiť. Ak potrebujete viac pomoci, než poskytuje jedna veta, pokračujte v čítaní, kde nájdete podrobné pokyny.

V nasledujúcich krokoch popisujem, ako vytvoriť najkomplikovanejšiu a najzaujímavejšiu faktúru: faktúru za produkt. Niektoré polia vo faktúre za produkt sa nezobrazujú v servisnej alebo profesionálnej faktúre, ale nemusíte sa obávať, či je vaša firma servisná alebo profesionálna. Vytvorenie servisnej alebo profesionálnej faktúry funguje v podstate rovnako ako vytvorenie faktúry za produkt; stačí vyplniť menej polí. A majte na pamäti, že začnete krokmi 1 a 2 bez ohľadu na to, aký typ faktúry vytvoríte. Bez ďalších okolkov tu je postup, ako vytvoriť faktúru:

1. Zobrazte okno Vytvoriť faktúry výberom Zákazníci→Vytvoriť faktúry.

Zobrazí sa okno Vytvoriť faktúry, ako je znázornené.

2. Z rozbaľovacej ponuky Šablóna vyberte šablónu alebo formulár faktúry, ktorý chcete použiť.

QuickBooks sa dodáva s preddefinovanými typmi formulárov faktúr, vrátane produktov, profesionálov, služieb a (v závislosti od toho, ako ste nastavili QuickBooks a ktorú verziu QuickBooks používate) niekoľkých ďalších špecializovaných šablón faktúr. Ktorý z nich sa zobrazí predvolene, závisí od toho, čo ste povedali QuickBooks o vašej firme počas nastavenia QuickBooks. Môžete si tiež vytvoriť vlastnú šablónu faktúry (alebo upraviť existujúcu).

3. Identifikujte zákazníka a v prípade potreby aj úlohu pomocou rozbaľovacej ponuky Zákazník: Práca .

Rolujte cez rozbaľovaciu ponuku Zákazník: Úloha, kým neuvidíte zákazníka alebo názov úlohy, ktorý potrebujete; potom naň kliknite.

4. (Voliteľné) Priraďte triedu k faktúre.

Ak používate triedy na sledovanie výdavkov a príjmov, aktivujte rozbaľovaciu ponuku Trieda a vyberte vhodnú triedu pre faktúru. Ak chcete zapnúť alebo vypnúť tento praktický spôsob kategorizácie transakcií (čo je pre niektoré podniky prehnané), vyberte Upraviť → Predvoľby, kliknite na položku Účtovníctvo na ľavej strane, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka Použiť sledovanie tried. (Na obrázku nie je zobrazená ponuka Trieda.)

Okno Vytvoriť faktúry

5. Uveďte dátum faktúry.

Niekoľkokrát stlačte kláves Tab, aby ste presunuli kurzor do textového poľa Dátum. Potom zadajte správny dátum vo formáte MM/DD/RRRR. Na zmenu dátumu môžete použiť aj nasledujúce tajné kódy:

• • Stlačením + (symbol plus) posuniete dátum o jeden deň dopredu.
  • Stlačením – (symbol mínus) posuniete dátum o jeden deň späť.
  • Stlačením T zmeníte dátum na dnešný dátum (podľa systémového času, ktorý poskytujú interné hodiny vášho počítača).
  • Stlačením M zmeníte dátum na prvý deň v mesiaci (pretože M je prvé písmeno v slove mesiac ).
  • Stlačením H zmeníte dátum na posledný deň v mesiaci (pretože H je posledné písmeno v slove mesiac ).
  • Stlačením Y zmeníte dátum na prvý deň v roku (pretože, ako určite tušíte, Y je prvé písmeno v slove rok ).
  • Stlačením R zmeníte dátum na posledný deň v roku (pretože R je posledné písmeno v slove rok ).

Môžete tiež kliknúť na tlačidlo na pravom konci poľa Dátum a zobraziť malý kalendár. Ak chcete vybrať dátum z kalendára, stačí kliknúť na požadovaný dátum. Kliknutím na šípky v ľavom hornom a pravom hornom rohu kalendára zobrazíte predchádzajúci alebo nasledujúci mesiac.

6. (Voliteľné) Do textového poľa Faktúra # zadajte číslo faktúry.

QuickBooks navrhne číslo faktúry pridaním 1 k poslednému číslu faktúry, ktoré ste použili. Toto pridanie môžete prijať alebo, ak si to potrebujete, prejdite tabuľkou do textového poľa Faktúra # a zmeňte číslo na ľubovoľné.

7. V prípade potreby opravte fakturačnú adresu.

QuickBooks získa fakturačnú adresu zo zoznamu zákazníkov. Adresu pre faktúru môžete zmeniť nahradením určitej časti obvyklej fakturačnej adresy. Môžete napríklad vložiť ďalší riadok s textom Pozor: William Bobbins , ak je to meno osoby, ktorej má byť faktúra doručená.

8. V prípade potreby opravte adresu dodania.

Cítim sa ako pokazený rekord, ale tu je dohoda: QuickBooks tiež získa dodaciu adresu zo zoznamu zákazníkov. Ak je teda na dodacej adrese niečo neobvyklé len pre túto jednu faktúru, môžete adresu zmeniť nahradením alebo pridaním informácií v bloku adresy dodania. Upozorňujeme, že QuickBooks bude sledovať každú z dodacích adries, ktoré používate pre zákazníka, takže ak ste dodaciu adresu používali už predtým, možno si ju budete môcť vybrať z rozbaľovacej ponuky Odoslať kam.

9. (Voliteľný... druh) Zadajte číslo nákupnej objednávky do textového poľa Číslo objednávky.

Ak zákazník vydáva objednávky (PO), zadajte číslo objednávky, ktorá oprávňuje tento nákup. (Len pre informáciu, PO sa vyslovuje pee-oh, nie poh alebo poo. )

10. Špecifikujte platobné podmienky výberom možnosti z rozbaľovacej ponuky Podmienky.

11. (Voliteľné) Uveďte obchodného zástupcu.

Zástupca nestojí o povesť, takže sem nevkladajte trojpísmenové redakčné komentáre (aj keď by som rád videl, čo môžete urobiť s tromi písmenami). Ak chcete sledovať predaj podľa obchodného zástupcu, použite rozbaľovaciu ponuku Zástupca. Jednoducho aktivujte ponuku kliknutím na šípku a potom vyberte názov. Obchodní zástupcovia môžu zahŕňať zamestnancov, ale môžu zahŕňať aj iných ľudí, ktorých ste zadali do iných zoznamov. Ak chcete rýchlo pridať obchodného zástupcu, vyberte Pridať nového a potom použite praktické dialógové okná, ktoré zobrazuje QuickBooks. Ak chcete pracovať so zoznamom obchodných zástupcov, vyberte Zoznamy → Zoznamy profilov zákazníkov a dodávateľov → Zoznam obchodných zástupcov.

12. Uveďte dátum odoslania, ak je iný ako dátum faktúry.

Ak chcete zadať dátum, jednoducho presuňte kurzor do textového poľa Odoslať a potom zadajte dátum vo formáte MM/DD/RRRR. Kurzor môžete presúvať stlačením klávesu Tab alebo kliknutím na textové pole.

Ďalší rýchly bod: Pamätáte si všetky tie tajné kódy, o ktorých hovorím v kroku 5 na zmenu dátumu faktúry? Pracujú aj na zmene dátumu odoslania.

13. Uveďte spôsob dopravy.

Pravdepodobne tušíte, ako špecifikujete spôsob dopravy, ale paralelná štruktúra a kompulzívna osobnosť ma nútia pokračovať. Ak chcete zadať spôsob dopravy, presuňte kurzor na rozbaľovaciu ponuku Cez a potom z nej vyberte spôsob dopravy.

Mimochodom, do ponuky môžete pridať nové spôsoby dopravy výberom položky Pridať nový a vyplnením malého roztomilého dialógového okna, ktoré zobrazí QuickBooks. Nastavenie nových spôsobov dopravy je naozaj, naozaj jednoduché.

14. Zadajte bod FOB pomocou textového poľa FOB.

FOB stojí na palube zadarmo. Bod FOB je dôležitejší, ako sa na prvý pohľad zdá – aspoň v obchodnom zmysle –, pretože bod FOB určuje, kedy dôjde k prevodu vlastníctva, kto platí prepravné a kto znáša riziká poškodenia tovaru počas prepravy.

Ak je zásielka na mieste odoslania bezplatná, vlastníctvo predávaného tovaru prechádza na kupujúceho, akonáhle tovar opustí prepravný prístav predávajúceho. (Nezabudnite, že ste predajcom.) V tomto prípade platí prepravné kupujúci a znáša riziko poškodenia pri preprave. Miesto odoslania FOB môžete zadať ako miesto odoslania FOB alebo ako názov mesta. Ak je miesto odoslania napríklad Seattle, FOB Seattle je to isté ako miesto odoslania FOB. Väčšina tovaru je mimochodom odoslaná ako FOB Shipping Point.

Ak je zásielka na palube v mieste určenia bezplatná , vlastníctvo predávaného tovaru prechádza na kupujúceho, len čo tovar dorazí na prepravný prístav kupujúceho. Predávajúci hradí prepravné a nesie riziko poškodenia pri preprave. Cieľový bod FOB môžete zadať ako cieľový bod FOB alebo ako názov mesta. Ak je cieľovým bodom napríklad Omaha, FOB Omaha je to isté ako cieľový bod FOB.

15. Zadajte každú položku, ktorú predávate.

Presuňte kurzor na prvý riadok zoznamu Množstvo/Kód položky/Popis/Cena za kus/Suma/Daň. (Dobre, viem, že to nie je veľmi dobrý názov, ale viete, čo tým myslím, však?) Musíte začať vypĺňať riadkové položky, ktoré sú súčasťou faktúry. Po presunutí kurzora na riadok v zozname QuickBooks zmení pole Kód položky na rozbaľovaciu ponuku. Aktivujte rozbaľovaciu ponuku Kód položky v prvom prázdnom riadku v zozname a potom vyberte položku.

Keď vyberiete položku, QuickBooks vyplní textové polia Description a Price Each akýmkoľvek predajným popisom a predajnou cenou, ktoré ste zadali do zoznamu položiek. (V prípade potreby môžete upraviť informácie pre túto konkrétnu faktúru.) Do textového poľa Množstvo zadajte počet predaných položiek. (Po zadaní tohto čísla QuickBooks vypočíta sumu vynásobením množstva cenou každého.) Ak potrebujete na faktúre ďalšie položky, použite zostávajúce prázdne riadky v zozname na zadanie každej z nich. Ak ste pri pridávaní položky do zoznamu položiek začiarkli políčko Zdaniteľné, v stĺpci Daň sa zobrazí slovo Daň, ktoré označuje, že položka bude zdanená. Ak je položka nezdaniteľná (alebo sa bez dobrého dôvodu cítite ako daňový podvodník), kliknite na stĺpec Daň a vyberte možnosť Nie.

Do faktúry môžete vložiť toľko položiek, koľko chcete. Ak nemáte dostatok miesta na jednej strane, QuickBooks pridá do faktúry toľko strán, koľko je potrebné. Informácie o celkovej sume faktúry sú samozrejme až na poslednej strane.

Kliknutím na tlačidlo Pridať čas/náklady na páse s nástrojmi v hornej časti formulára zobrazíte dialógové okno Výber fakturovateľného času a nákladov. Toto dialógové okno použite na výber nákladov, ktoré ste priradili zákazníkovi alebo zákazke. Pomocou karty Položky vyberte položky zakúpené pre úlohu. Pomocou karty Výdavky vyberte preplatiteľné výdavky a zadajte informácie o prirážke. Pomocou karty Čas vyberte fakturovateľný čas zaznamenaný programom Timer, týždenným časovým rozvrhom alebo oknom Čas/Zadať jednu aktivitu.

16. Zadajte všetky špeciálne položky, ktoré má faktúra obsahovať.

Ak ste so súborom položiek QuickBooks príliš nepracovali, netušíte, o čom hovorím.

Ak chcete opísať niektorú zo špeciálnych položiek, aktivujte rozbaľovaciu ponuku Kód položky v nasledujúcom prázdnom riadku a potom vyberte špeciálnu položku. Keď QuickBooks vyplní textové polia Popis a Cena každého, upravte tieto informácie (ak je to potrebné). Popíšte každú z ďalších špeciálnych položiek – medzisúčty, zľavy, prepravné atď. – ktoré uvádzate vo faktúre tak, že vyplníte prázdne riadky v poli so zoznamom.

Ak chcete zahrnúť položku so zľavou a použiť ju na viacero položiek, musíte do faktúry za inventúru alebo iné položky, ktoré chcete zľaviť, nalepiť položku Medzisúčet. Potom nalepte položku so zľavou priamo za položku medzisúčet. QuickBooks vypočíta zľavu ako percento z medzisúčtu.

17. (Voliteľné) Pridajte správu pre zákazníka.

Kliknite na pole Zákaznícka správa, aktivujte jeho rozbaľovaciu ponuku a vyberte si šikovnú zákaznícku správu. Ak chcete pridať zákaznícke správy do ponuky Zákaznícka správa, vyberte možnosť Pridať nový a potom vyplňte dialógové okno, ktoré zobrazí QuickBooks. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

18. Zadajte daň z obratu.

Ak ste zadali sadzbu dane v zozname zákazníkov, QuickBooks ju použije ako predvolenú. Ak nie je správna, presuňte kurzor na zoznam Daň, aktivujte rozbaľovaciu ponuku a vyberte správnu daň z obratu.

19. (Skutočne voliteľné) Pridajte poznámku.

Ak chcete, môžete k faktúre pridať popis poznámky. Táto poznámka sa netlačí vo faktúrach – iba vo vyhlásení zákazníka. Popisy poznámok vám poskytujú spôsob ukladania informácií súvisiacich s faktúrou s touto faktúrou. Na obrázku je zobrazené vyplnené okno Vytvoriť faktúry.

Dokončené okno Vytvoriť faktúry

20. Ak chcete odložiť tlač tejto faktúry, začiarknite políčko Tlač neskôr, ktoré sa zobrazí na páse tlačidiel a políčok nad hlavnou časťou okna Vytvoriť faktúry.

21. Uložte faktúru kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový alebo na tlačidlo Uložiť a zatvoriť v spodnej časti okna.

QuickBooks uloží faktúru, ktorá je na obrazovke. Ak kliknete na Save & New, QuickBooks zobrazí prázdne okno Create Invoices, takže môžete vytvoriť ďalšiu faktúru.

Vo faktúrach, ktoré ste vytvorili predtým, môžete listovať tam a späť kliknutím na tlačidlá Ďalej a Predchádzajúce (ktoré vyzerajú ako šípka doľava a doprava).

Panel História, ktorý sa zobrazuje pozdĺž pravého okraja okna Vytvoriť faktúry, poskytuje dve karty, ktoré sú užitočné pri vytváraní faktúr. Karta Zákazník (zobrazená na predchádzajúcom obrázku) poskytuje súhrnné informácie o zákazníkovi na vysokej úrovni. Karta Transakcia (nie je zobrazená) poskytuje podrobnejšie informácie o aktivite zákazníka a tlačidlá, na ktoré môžete kliknúť a prejsť na podrobnosti.

Po dokončení vytvárania faktúr môžete kliknúť na tlačidlo Uložiť a zatvoriť vo formulári faktúry alebo stlačiť kláves Esc.