Ako pripraviť faktúru v QuickBooks Online

Faktúry zadávate do QBO, aby ste informovali zákazníkov, že vám dlhujú peniaze za tovar, ktorý ste im predali, alebo za služby, ktoré ste im poskytli. V QBO môžete pripraviť faktúry a odoslať ich pomocou e-mailu alebo pomocou poštovej služby USA.

Keď pripravujete faktúru, zahrniete informácie o tom, čo predávate zákazníkovi, a to zahrnutím položiek na faktúre. Položky pre služby aj produkty vytvárate pomocou zoznamu Produkty a služby. Ak chcete zadať faktúru, postupujte takto:

Zvoľte Transakcie→Predaj, aby ste zobrazili stránku Predajné transakcie.

Kliknite na tlačidlo Nová transakcia a v zobrazenom zozname kliknite na položku Faktúra.

QBO zobrazí tu zobrazené okno Faktúra.

Hlavička a časť Podrobnosti okna Faktúra.

Vyberte si zákazníka.

QBO zobrazuje zákazníkovu poštovú adresu, platobné podmienky, dátum faktúry, dátum splatnosti a možnosť Odoslať neskôr. Na obrázku je tiež zobrazené pole Crew #, ktoré sa zobrazí, pretože faktúra bola prispôsobená.

Ak sa na pravej strane zobrazí tabla, zobrazia sa transakcie, ktoré možno budete chcieť prepojiť s faktúrou, ktorú vytvárate.

Dvakrát skontrolujte Dátum faktúry, Dátum splatnosti a Podmienky a v začiarkavacom políčku Odoslať neskôr vykonajte príslušný výber.

Ak chcete posielať faktúry e-mailom, môžete si nastaviť svoje preferencie v Nastaveniach spoločnosti; kliknite na ikonu ozubeného kolieska vedľa názvu vašej spoločnosti a vyberte položku Nastavenia spoločnosti.

Vyplňte produkty a služby, ktoré zákazník kupuje:

Kliknite na stĺpec Produkt/Služba a vyberte príslušnú položku pre faktúru, ktorú vytvárate.

Do stĺpca Produkt/Služba môžete zadať znaky a QBO vám pomôže nájsť položku.

Voliteľne upravte stĺpec Popis pre vybratú položku.

Pomocou stĺpcov Množstvo, Sadzba a Suma uveďte množstvo vybranej položky, ktorú predávate, sadzbu, ktorú účtujete za každú položku, a sumu, ktorú by mal zákazník zaplatiť. Keď zadáte ľubovoľné dve hodnoty Qty, Rate a Amount, QuickBooks vypočíta tretiu hodnotu.

Ak je to vhodné, začiarknite políčko Daň.

Ak chcete do faktúry pridať ďalšie položky, zopakujte kroky a až d.

V okne Faktúra sa môžete posunúť nadol, ako je to znázornené tu, a vybrať sadzbu dane z obratu a, ak je to vhodné, sumu alebo percento zľavy.

Spodnú časť okna Faktúra použite na spracovanie dane z obratu, informácií o zľavách, správ a príloh.

Možnosť Sadzba dane z predaja sa na faktúrach zobrazuje iba vtedy, ak ste zapli funkciu Daň z predaja výberom položky Daň z predaja→Nastaviť sadzby dane z predaja.

Zľavu môžete uplatniť aj na faktúre, ak máte zapnutú preferenciu firmy na zobrazenie poľa Zľava; napíšte správu zákazníkovi; zadajte informácie do poľa Výpis Memo, ktoré QBO prenesie priamo do akéhokoľvek výpisu, ktorý vytvoríte v budúcnosti; a k faktúre priložiť elektronický doklad.

Ak v dialógovom okne Nastavenia firmy zapnete preferenciu zobrazovania poľa Záloha v spodnej časti faktúry, môžete ho použiť na zníženie sumy faktúry o čiastku zálohy zaplatenú odberateľom.

Kliknutím na prepínač, ktorý sa zobrazí naľavo od polí Zľava a Sadzba dane z obratu, môžete ovládať, či ide o zľavu pred zdanením alebo po zdanení. Kliknutím na prepínač sa vymení poloha dvoch políčok; keď sa navrchu zobrazí políčko Zľava, zľava je pred zdanením.

Ak chcete k faktúre pripojiť elektronický dokument, kliknite do poľa Prílohy a prejdite na dokument alebo presuňte elektronickú kópiu do poľa Prílohy.

V spodnej časti okna môžete

• Zrušte faktúru alebo vymažte okno a začnite znova.

• Kliknutím na tlačidlo Tlačiť alebo Ukážka vytlačíte alebo zobrazíte ukážku faktúry.

• Kliknutím na tlačidlo Nastaviť opakujúcu nastavte faktúru ako opakujúcu sa faktúru, ktorú chcete odosielať podľa plánu, ktorý určíte.

• Kliknutím na položku Prispôsobiť prispôsobíte formulár faktúry.

• Kliknutím na tlačidlo Uložiť priradíte číslo faktúry a uložíte faktúru v QBO.

• Kliknutím na tlačidlo Uložiť a odoslať priradíte číslo faktúry, uložíte faktúru a odošlete jej kópiu e-mailom zákazníkovi.

Zobrazí sa okno, v ktorom môžete napísať e-mailovú správu a pozrieť sa na náhľad faktúry. Po odoslaní faktúry sa v hlavičke zobrazia informácie o čase a dátume e-mailu.

Môžete kliknúť na šípku vedľa položky Uložiť a odoslať a potom vybrať možnosť Uložiť a nové, aby ste uložili faktúru a začali novú, alebo vyberte možnosť Uložiť a zavrieť, ak chcete faktúru uložiť a zatvoriť okno Faktúra. Vybratá možnosť sa zobrazí pri ďalšom zobrazení okna Faktúra. V skutočnosti sa v každom okne transakcie zobrazí výber, ktorý urobíte, pri ďalšom otvorení okna.