Ako pripraviť faktúru v QuickBooks 2016

Po dokončení všetkých prípravných prác je príprava faktúry pomocou QuickBooks 2016 hračkou. Bez ďalších okolkov tu je postup, ako vytvoriť faktúru:

Zobrazte okno Vytvoriť faktúry výberom Zákazníci → Vytvoriť faktúry.

Zobrazí sa okno Vytvoriť faktúry.

Okno Vytvoriť faktúry.

V rozbaľovacom zozname Šablóna v pravom hornom rohu vyberte šablónu alebo formulár faktúry, ktorý chcete použiť.

Ktorý z nich sa zobrazí predvolene, závisí od toho, čo ste povedali QuickBooks o vašej firme počas nastavenia QuickBooks. Môžete si vytvoriť aj svoj vlastný.

Identifikujte zákazníka a v prípade potreby aj úlohu pomocou rozbaľovacieho zoznamu Zákazník:Úloha.

Rolujte v rozbaľovacom zozname Zákazník:Úloha, kým neuvidíte názov zákazníka alebo úlohy, ktorú potrebujete; potom naň kliknite.

(Voliteľné) Priraďte triedu k faktúre.

Ak používate triedy na sledovanie výdavkov a príjmov, aktivujte rozbaľovací zoznam Trieda a vyberte vhodnú triedu pre faktúru. Ak chcete zapnúť alebo vypnúť tento praktický spôsob kategorizácie transakcií, vyberte Upraviť → Predvoľby, kliknite vľavo na Účtovníctvo, kliknite na kartu Predvoľby spoločnosti a potom začiarknite alebo zrušte začiarknutie políčka Použiť sledovanie tried.

Uveďte dátum faktúry.

Niekoľkokrát stlačte kláves Tab, aby ste presunuli kurzor do textového poľa Dátum. Potom zadajte správny dátum vo formáte MM/DD/RRRR. Na zmenu dátumu môžete použiť aj nasledujúce tajné kódy:

• Stlačením + (symbol plus) posuniete dátum o jeden deň dopredu.

• Stlačením – (symbol mínus) posuniete dátum o jeden deň späť.

• Stlačením T zmeníte dátum na dnešný.

• Stlačením M zmeníte dátum na prvý deň v mesiaci.

• Stlačením H zmeníte dátum na posledný deň v mesiaci.

• Stlačením Y zmeníte dátum na prvý deň v roku.

• Stlačením R zmeníte dátum na posledný deň v roku.

Môžete tiež kliknúť na tlačidlo na pravej strane poľa Dátum a zobraziť malý kalendár. Ak chcete vybrať dátum z kalendára, stačí kliknúť na požadovaný dátum.

(Voliteľné) Do textového poľa Faktúra # zadajte číslo faktúry.

V prípade potreby opravte fakturačnú adresu.

QuickBooks získa fakturačnú adresu zo zoznamu zákazníkov.

V prípade potreby opravte adresu dodania.

QuickBooks tiež získa dodaciu adresu zo zoznamu zákazníkov.

(Voliteľné… druh) Zadajte číslo nákupnej objednávky do textového poľa Číslo objednávky.

Ak zákazník vydáva objednávky (PO), zadajte číslo objednávky, ktorá oprávňuje tento nákup.

Zadajte platobné podmienky výberom možnosti z rozbaľovacieho zoznamu Podmienky.

(Voliteľné) Uveďte obchodného zástupcu.

Ak chcete sledovať predaj podľa obchodného zástupcu, použite rozbaľovací zoznam Zástupca. Ak chcete rýchlo pridať obchodného zástupcu, vyberte položku Pridať nového a potom použite praktické dialógové okná, ktoré zobrazuje aplikácia QuickBooks. Ak chcete pracovať so zoznamom obchodných zástupcov, vyberte Zoznamy → Zoznamy profilov zákazníkov a dodávateľov → Zoznam obchodných zástupcov.

Uveďte dátum odoslania, ak je iný ako dátum faktúry.

Uveďte spôsob dopravy.

Zadajte bod FOB pomocou textového poľa FOB.

FOB znamená free-on-board. Bod FOB je dôležitejší, ako sa na prvý pohľad zdá, pretože bod FOB určuje, kedy dôjde k prevodu vlastníctva, kto platí prepravné a kto znáša riziká poškodenia tovaru počas prepravy.

Ak je zásielka na prepravnom mieste voľne na palube, vlastníctvo predávaného tovaru prechádza na kupujúceho, akonáhle tovar opustí prepravný prístav predávajúceho. V tomto prípade hradí prepravné kupujúci a znáša riziko poškodenia pri preprave.

Ak je zásielka v mieste určenia voľne na palube, vlastníctvo predávaného tovaru prechádza na kupujúceho, len čo tovar dorazí na prepravnú dosku kupujúceho. Predávajúci hradí prepravné a nesie riziko poškodenia pri preprave.

Zadajte každú položku, ktorú predávate.

Presuňte kurzor na prvý riadok zoznamu Množstvo/Kód položky/Popis/Cena za kus/Suma/Daň. Keď presuniete kurzor na riadok v poli so zoznamom, QuickBooks zmení pole Kód položky na rozbaľovací zoznam. Aktivujte rozbaľovací zoznam Kód položky v prvom prázdnom riadku v poli so zoznamom a potom vyberte položku.

Ak potrebujete na faktúre ďalšie položky, použite zostávajúce prázdne riadky zoznamu na zadanie každej z nich.

Zadajte všetky špeciálne položky, ktoré má faktúra obsahovať.

Ak chcete opísať niektorú zo špeciálnych položiek, aktivujte rozbaľovací zoznam Kód položky v nasledujúcom prázdnom riadku a potom vyberte špeciálnu položku.

Ak chcete zahrnúť položku so zľavou a použiť ju na viacero položiek, musíte na faktúru nalepiť položku Medzisúčet za inventár alebo iné položky, ktoré chcete zľaviť. Potom nalepte položku so zľavou priamo za položku medzisúčet. QuickBooks vypočíta zľavu ako percento z medzisúčtu.

(Voliteľné) Pridajte správu pre zákazníka.

Kliknite do poľa Zákaznícka správa, aktivujte jeho rozbaľovací zoznam a vyberte šikovnú zákaznícku správu. Ak chcete pridať správy zákazníkov do zoznamu správ zákazníkov, vyberte možnosť Pridať nový a potom vyplňte dialógové okno, ktoré zobrazí QuickBooks.

Zadajte daň z obratu.

Ak nie je správna, presuňte kurzor na zoznam Daň, aktivujte rozbaľovací zoznam a vyberte správnu daň z obratu.

(Skutočne voliteľné) Pridajte poznámku.

Ak chcete, môžete k faktúre pridať popis poznámky. Tento záznam sa netlačí na faktúrach – iba na výpise zákazníka.

Dokončené okno Vytvoriť faktúry.

Ak chcete odložiť tlač tejto faktúry, začiarknite políčko Tlač neskôr, ktoré sa zobrazí na páse tlačidiel a políčok nad hlavnou časťou okna Vytvoriť faktúry.

Uložte faktúru kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový alebo Uložiť a zatvoriť v spodnej časti okna.

QuickBooks uloží faktúru, ktorá je na obrazovke.