Ako pripraviť dobropis v QuickBooks 2021

Dobropisy môžu byť praktickým spôsobom, ako opraviť chyby pri zadávaní údajov, ktoré ste nenašli alebo neopravili skôr. Dobropisy sú tiež praktickým spôsobom, ako riešiť veci, ako sú vrátenia zákazníkov a refundácie. Ak ste vo svojom čase pripravili faktúru alebo dve, zistíte, že príprava dobropisu QuickBooks je oveľa jednoduchšia ako používanie staromódnych metód.

Nasledujúce kroky popisujú, ako vytvoriť najkomplikovanejší a najkomplikovanejší druh dobropisu: produktový dobropis. Vytvorenie služby alebo profesionálneho dobropisu však funguje v zásade rovnakým spôsobom. Stačí vyplniť menej polí.

Ak chcete vytvoriť dobropis k produktu, postupujte takto:

1. Vyberte Zákazníci→Vytvoriť dobropisy/refundácie alebo kliknite na ikonu Refundácie a kredity v sekcii Zákazník na domovskej stránke, aby sa zobrazilo okno Vytvoriť dobropisy/refundácie (ako je znázornené).

Okno Vytvoriť dobropis/refundáciu

2. Identifikujte zákazníka a v prípade potreby aj zákazku v roletovom menu Zákazník: Práca.

Zákazníka alebo zákazku si môžete vybrať zo zoznamu kliknutím.

3. (Voliteľné) Zadajte triedu dobropisu.

Ak na kategorizáciu transakcií používate triedy, aktivujte rozbaľovaciu ponuku Trieda a vyberte vhodnú triedu pre dobropis.

4. Dátum dobropisu (hoci nemennosť je voliteľná).

Stlačením klávesu Tab presuňte kurzor do textového poľa Dátum. Potom zadajte správny dátum vo formáte MM/DD/RRRR.

5. (Voliteľné) Zadajte číslo dobropisu.

QuickBooks navrhne číslo dobropisu pridaním 1 k poslednému číslu dobropisu, ktoré ste použili. Číslo alebo kartu môžete prijať do textového poľa Číslo kreditu a zmeniť číslo na ľubovoľné.

6. V prípade potreby opravte adresu zákazníka.

QuickBooks získa fakturačnú adresu zo zoznamu zákazníkov. Adresu dobropisu môžete zmeniť nahradením určitej časti obvyklej fakturačnej adresy. Pre dobropis by ste mali zvyčajne použiť rovnakú adresu, akú používate pre pôvodnú faktúru alebo faktúry.

7. (Voliteľné... druh) Uveďte číslo objednávky.

Ak dobropis upravuje celkový zostatok na zákazníckej PP, pravdepodobne by ste mali zadať číslo PP do textového poľa č. PP.

Tu je moja logika týkajúca sa tohto návrhu pre tých čitateľov, ktorých to zaujíma: Ak ste svojmu zákazníkovi účtovali 1 000 USD na PO č. 1984, čo povoľuje nákup v hodnote 1 000 USD, vyčerpali ste celú objednávku – aspoň podľa účtovníka zákazníkov, ktorý spracováva vaše faktúry. Ak sa však uistíte, že dobropis na 1 000 USD je identifikovaný ako súvisiaci s objednávkou č. 1984, v podstate uvoľníte zostatok za nákup v hodnote 1 000 USD, čo môže znamenať, že objednávku môžete znova použiť alebo naúčtovať.

8. Ak zákazník vracia položky, popíšte každú položku.

Presuňte kurzor na prvý riadok textového poľa Položka/Popis/Množstvo/Sadzba/Suma/Daň. V prvom prázdnom riadku poľa aktivujte rozbaľovaciu ponuku Položka a potom vyberte položku. QuickBooks vyplní textové polia Description a Rate akýmkoľvek popisom predaja a predajnou cenou, ktoré ste zadali do zoznamu položiek. (Ak chcete, môžete tieto informácie upraviť, ale nie je to potrebné.) Do textového poľa Množstvo zadajte počet položiek, ktoré zákazník vracia (alebo za ktoré neplatí). (Po zadaní tohto čísla QuickBooks vypočíta sumu vynásobením množstva podľa sadzby.) Zadajte každú položku, ktorú zákazník vracia, vyplnením prázdnych riadkov v zozname.

V prípade položiek inventára QuickBooks predpokladá, že položky, ktoré zobrazujete na dobropise, sa vrátia do inventára. Chcete upraviť fyzické počty inventára, ak sa vrátia nepredané položky.

Rovnako ako pri faktúrach, aj v dobropise môžete vložiť toľko položiek, koľko chcete. Ak nemáte dostatok miesta na jednej strane, QuickBooks bude neustále pridávať strany do dobropisu, kým neskončíte. Celkové informácie sú, samozrejme, na poslednej strane.

9. Popíšte všetky špeciálne položky, ktoré by mal dobropis obsahovať.

Ak chcete vystaviť dobropis pre iné položky, ktoré sú uvedené v pôvodnej faktúre – dopravné, zľavy, iné poplatky atď. – pridajte popisy každej položky do zoznamu položiek.

Ak chcete pridať popisy týchto položiek, aktivujte rozbaľovaciu ponuku Položka v ďalšom prázdnom riadku a potom vyberte špeciálnu položku. (Zoznam aktivujete kliknutím na pole, čím ho zmeníte na rozbaľovaciu ponuku, a potom kliknutím na šípku nadol v poli prejdete do ponuky.) Keď QuickBooks vyplní textové polia Popis a Hodnotiť, upravte tieto informácie (ak je to potrebné). Zadajte každú špeciálnu položku – medzisúčet, zľavu, dopravné atď. – ktorú uvádzate v dobropise.

Ak chcete zahrnúť položku so zľavou, musíte do dobropisu zapísať položku medzisúčet za inventár alebo iné položky, ktoré ste zľavili. Potom nalepte položku so zľavou priamo za položku medzisúčet. Keď to urobíte, QuickBooks vypočíta zľavu ako percento z medzisúčtu.

10. (Voliteľné) Pridajte správu pre zákazníka.

Aktivujte rozbaľovaciu ponuku Zákaznícka správa a vyberte si šikovnú zákaznícku správu.

11. Zadajte daň z obratu.

Presuňte kurzor na zoznam Daň, aktivujte rozbaľovaciu ponuku a potom vyberte správnu daň z obratu.

12. (Voliteľné, ale naozaj dobrý nápad) Pridajte poznámku.

Pomocou textového poľa Poznámka môžete k dobropisu pridať popis. Tento popis môžete použiť na vysvetlenie vašich dôvodov pre vystavenie dobropisu a napríklad na porovnanie pôvodnej faktúry alebo faktúr. Všimnite si, že pole Poznámka sa vytlačí vo vyhlásení zákazníka.

13. Ak chcete odložiť tlač tohto dobropisu, začiarknite políčko Vytlačiť neskôr.

Chcem odložiť rozprávanie o tom, čo urobí začiarknutie políčka Tlačiť neskôr, kým nedokončím diskusiu o vytvorení dobropisu. Pokrytie tlače faktúr a dobropisov je uvedené v neskoršej časti.

14. Uložte dobropis.

Ak chcete uložiť vyplnený dobropis, kliknite buď na tlačidlo Uložiť a nový alebo Uložiť a zatvoriť. QuickBooks zobrazí dialógové okno s otázkou, čo chcete urobiť s dobropisom: Ponechať si kredit, vrátiť peniaze alebo použiť kredit na faktúru. Vyberte si kliknutím na tlačidlo, ktoré zodpovedá tomu, čo chcete urobiť. Ak vyberiete možnosť Použiť na faktúru, QuickBooks vás požiada o ďalšie informácie. Aplikácia QuickBooks uloží dobropis, ktorý je na obrazovke, a ak ste klikli na položku Uložiť a nový, zobrazí sa prázdne okno Vytvoriť dobropis/refundácie, aby ste mohli vytvoriť ďalší dobropis. (Upozorňujeme, že cez dobropisy, ktoré ste vytvorili predtým, môžete listovať tam a späť kliknutím na tlačidlá Ďalej a Predchádzajúce.) Keď skončíte s vytváraním dobropisov, môžete kliknúť na tlačidlo Zavrieť vo formulári dobropisu.

Ak označíte, že chcete vytlačiť šek na vrátenie peňazí, QuickBooks zobrazí okno Write Checks a automaticky vyplní šek a prepojí ho s poznámkou.