Ako pridať používateľov do riešení QuickBooks Enterprise Solutions

Ak bude QuickBooks používať viac ako jedna osoba, budete chcieť nastaviť ďalších používateľov. Ak chcete pridať používateľov do QuickBooks Enterprise Solutions, postupujte takto:

Vyberte príkaz Spoločnosť → Používatelia → Nastaviť používateľov a roly.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Používateľ a roly. Dialógové okno Používatelia a roly identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup k QuickBooks, a roly, ktoré môže QuickBooks vyplniť pri používaní QuickBooks. Zoznam používateľov, ktorý sa zobrazuje na karte Zoznam používateľov v dialógovom okne, tiež uvádza, kto je aktuálne prihlásený do systému.

Povedzte spoločnosti QuickBooks, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo New.

Keď kliknete na toto tlačidlo, QuickBooks zobrazí dialógové okno Nový používateľ.

Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete, musíte zadať používateľské meno. Urobíte to zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Meno používateľa. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

Identifikujte rolu(y) používateľa.

Pomocou zoznamu Dostupné roly vyberte roly (alebo povinnosti), ktoré používateľ plní. Potom pridajte vybratú rolu do zoznamu priradených rolí používateľa kliknutím na tlačidlo Pridať. Ak chcete používateľovi odstrániť rolu, vyberte rolu v zozname Priradené roly a potom kliknite na Odstrániť.

Pole Popis v spodnej časti dialógového okna Nový používateľ popisuje rolu podrobnejšie, vrátane typu používateľa QuickBooks, ktorému môže byť zvyčajne priradená vybratá rola.

(Voliteľné) Podľa potreby upravte roly.

Môžete doladiť roly, ktoré (s pomocou QuickBooks) pridelíte. Ak to chcete urobiť, vyberte kartu Roly v dialógovom okne Používatelia a roly, kliknite na rolu, ktorú chcete zmeniť, a potom kliknite na tlačidlo Upraviť.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť rolu, vyberte účtovnú aktivitu alebo oblasť v zozname Oblasť a aktivity a potom použite tlačidlá Úroveň prístupu k oblasti na určenie toho, čo môže používateľ s vybratou rolou robiť. Výberom prepínača Žiadny môžete určiť, že používateľ by nemal mať žiadny prístup.

Výberom prepínača Úplný môžete určiť, že používateľ by mal mať úplný prístup. Ak má mať používateľ čiastočný prístup, vyberte tlačidlo Čiastočné a potom začiarknite alebo zrušte (podľa potreby) políčka Vytvoriť, Upraviť, Vymazať, Tlačiť a Zobraziť zostatok. Kliknutím na tlačidlo OK uložte zmeny v rolách a vráťte sa do dialógového okna Používatelia a roly.

Ak chcete zistiť, aký prístup má ktorákoľvek rola na začiatku, vyberte jednu z položiek v zozname Oblasť a aktivity. QuickBooks používa tlačidlá a polia Area Access Level na zobrazenie aktuálnych nastavení pre rolu.

Vo všeobecnosti platí, že pokiaľ ide o kontroly účtovníctva, chcete poskytnúť minimálny prístup. Ak niekto nepotrebuje prístup k dátovému súboru QuickBooks pre každodenné povinnosti, mali by ste vybrať tlačidlo Žiadne.

Ak niekto potrebuje malý prístup – napríklad na prípravu odhadov pracovných miest alebo faktúr – poskytnete mu práve tento prístup a nič viac.

Čím viac možností dáte zamestnancom, subdodávateľom alebo účtovníkom, aby sa vo vašom účtovnom systéme nudili, tým väčšie je riziko, že niekto môže neúmyselne alebo úmyselne vniesť do systému chyby. Navyše, čím väčšie práva a prístup dáte, tým ľahšie vám bude niekto ukradnúť.

(Voliteľné) Skontrolujte svoje používateľské povolenia.

Po nastavení používateľa by ste mali (len aby ste boli opatrní) skontrolovať povolenia, ktoré ste používateľovi udelili. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam používateľov v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia.

Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno View Permissions (Zobraziť povolenia), vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Display (Zobraziť), aby ste videli okno View Permissions (Zobraziť povolenia), ktoré zobrazuje veľmi podrobný zoznam toho, čo používateľ môže a čo nemôže robiť.

(Voliteľné) Skontrolujte svoje úpravy roly.

Ak vykonáte zmeny v povoleniach roly, pravdepodobne budete chcieť tieto zmeny tiež skontrolovať. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam rolí v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte rolu a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. QuickBooks zobrazí inú verziu dialógového okna View Permissions so zoznamom rolí, ktoré ste vy a QuickBooks nastavili.

Vyberte rolu, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. QuickBooks zobrazuje inú verziu okna View Permissions s podrobným zoznamom toho, čo môže a nemôže niekto s rolou robiť.

Po dokončení kontroly používateľských a rolových oprávnení kliknite na Zavrieť, aby ste zatvorili všetky otvorené okná, a potom kliknite na tlačidlo Zrušiť alebo Zavrieť, aby ste zatvorili všetky otvorené dialógové okná.

Od tohto momentu môže nový používateľ používať QuickBooks; jeho práva sú však obmedzené na to, čo ste uviedli.

Účtovníci často chcú vidieť práva, ktoré majú konkrétni používatelia. Platí to najmä vtedy, ak ste v rámci ročných uzávierok kontrolovaní vašou CPA. (Môžete byť auditovaní, ak napríklad banka chce auditované finančné výkazy.)

Okno View Permissions v QuickBooks predstavuje úhľadný spôsob, ako zobraziť tieto údaje online, a ak si chcete vytlačiť kópiu informácií o povoleniach, všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na tlačidlo Tlač v okne.