Ako pridať používateľov do QuickBooks 2018 Pro a Premier

Nie ste obmedzení na používanie iba jedného hesla na riadenie prístupu k vášmu dátovému súboru QuickBooks. Pre dátový súbor QuickBooks môžete nastaviť niekoľko hesiel. Čo je na tom naozaj pekné, je to, že QuickBooks môžete povedať, aby povolili určitým používateľom a heslám robiť len určité veci. Znie to komplikovane, ale v skutočnosti to tak nie je. Majiteľ firmy môže mať napríklad heslo, ktoré jej umožňuje robiť čokoľvek. Ale napríklad nový účtovník môže mať heslo, ktoré mu umožňuje iba evidovať účty v systéme.

Ak chcete v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier nastaviť ďalších používateľov, postupujte takto:

Vyberte príkaz Spoločnosť → Nastaviť používateľov a heslá → Nastaviť používateľov.
QuickBooks zobrazí dialógové okno User List (nezobrazené), ktoré identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup QuickBooks a ktorí sú momentálne prihlásení do systému.

Povedzte spoločnosti QuickBooks, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo Pridať používateľa.
QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu.

Identifikujte používateľa a zadajte heslo.
Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete heslo, dajte používateľské meno zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Používateľské meno. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

Pokračujte kliknutím na Ďalej a potom uveďte, či chcete obmedziť prístup pre nového používateľa.
Keď QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Set Up User Password and Access, uveďte, či chcete obmedziť prístup a práva pre používateľa. Ak chcete obmedziť prístup a práva ( práva sú jednoducho veci, ktoré môže používateľ urobiť), vyberte prepínač Selected Areas of QuickBooks. Ak chcete, aby používateľ mohol robiť čokoľvek, vyberte prepínač Všetky oblasti aplikácie QuickBooks. Ak uvediete, že nový používateľ by mal mať prístup ku všetkým oblastiam aplikácie QuickBooks, nastavenie hesla používateľa je dokončené a zostávajúce kroky môžete preskočiť.

Kliknite na Ďalej, aby ste pokračovali a potom opíšte prístup k informáciám a úlohám o predaji a pohľadávkach.
Keď dokončíte Krok 4, QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Nastaviť používateľské heslo a prístup – prvé zo série dialógových okien, ktoré vás prevedú rozhovorom a položí podrobné otázky o tom, aký druh prístupu by mal mať každý používateľ do určitej oblasti. . Pokiaľ ide napríklad o predajnú aktivitu, QuickBooks sa pýta na prístup k transakciám (ako sú faktúry, dobropisy a informácie o pohľadávkach). Výberom prepínača Žiadny prístup môžete určiť, že používateľ by nemal mať žiadny prístup. Výberom prepínača Úplný prístup môžete určiť, že používateľ by mal mať úplný prístup. Ak by mal mať používateľ čiastočný prístup, vyberte prepínač Selektívny prístup a potom vyberte jedno z pomocných tlačidiel: Iba vytvárať transakcie, Vytvárať a tlačiť transakcie alebo Vytvárať transakcie a vytvárať zostavy.

Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom opíšte nákupy a práva na záväzky.
Keď dokončíte Krok 5 kliknutím na Ďalej, QuickBooks zobrazí štvrté dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu, ktoré vám umožní určiť, aký prístup má tento nový používateľ v oblasti nákupov a účtov. Môžete vybrať prepínač Žiadny prístup. Môžete vybrať prepínač Úplný prístup. Alebo si môžete vybrať strednú cestu výberom prepínača Selektívny prístup a jedného z pomocných tlačidiel. Pre oblasť predaja a pohľadávok platia rovnaké pravidlá nastavenia práv a prístupu, aké platia pre oblasť nákupov a záväzkov.

Kliknite na Ďalej a potom popíšte zostávajúce používateľské práva a prístup.
Keď kliknete na tlačidlo Ďalej zobrazené v spodnej časti každej verzie dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup, aplikácia QuickBooks zobrazí niekoľko ďalších verzií dialógového okna, ktoré používa na vyžiadanie používateľských práv a prístupu. Potom, čo opíšete, aké práva sú vhodné pre používateľa v oblasti nákupov a platieb, napríklad QuickBooks sa opýta na oblasť kontroly a kreditnej karty. Potom sa spýta na oblasť inventára. Ďalej sa pýta na mzdy, po ktorej nasledujú otázky o všeobecných, citlivých účtovných činnostiach. Nakoniec sa QuickBooks pýta na prístup k možnostiam finančného výkazníctva. Práva v každej z týchto ďalších oblastí obmedzujete rovnakým spôsobom, ako to robíte pre predaje a pohľadávky a pre nákupy a oblasti záväzkov. preto Nebudem popisovať, ako znova a znova vyberiete tlačidlo voľby Žiadny prístup, tlačidlo voľby Úplný prístup alebo tlačidlo Selektívny prístup. Pri prechádzaní obrazoviek buďte opatrní a obmedzujte práva používateľa. Chcete, aby používatelia mali práva potrebné na vykonávanie svojej práce, ale nechcete im poskytnúť viac práv, ako potrebujú.

Zadajte, či môže používateľ zmeniť alebo odstrániť transakcie.
Potom, čo ste prešli zhruba pol tuctom verzií dialógových okien Nastaviť heslo používateľa a prístup, ktoré sa pýtajú na konkrétne oblasti účtovníctva, QuickBooks zobrazí stránku Zmena alebo vymazanie transakcií v dialógovom okne Nastaviť heslo používateľa a prístup. Stránka Zmena alebo vymazanie transakcií vám umožňuje určiť, či používateľ môže alebo nemôže zmeniť transakcie zaznamenané pred dátumom uzávierky. Vo všeobecnosti chcete obmedziť schopnosť používateľa meniť alebo mazať transakcie.

Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom skontrolujte svoje rozhodnutia o právach.
Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks zobrazí konečnú verziu dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup, ktoré identifikuje používateľské práva, ktoré ste pridelili alebo povolili. Toto dialógové okno môžete použiť na kontrolu práv, ktoré niekto má. Ak zistíte, že ste nesprávne pridelili práva, kliknite na tlačidlo Späť a presuňte sa späť cez dialógové okná k tomu, kde ste urobili chybu. Zmeňte priradenie práv a kliknutím na tlačidlo Ďalej sa vráťte do posledného okna dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup.

Keď skončíte s kontrolou používateľských práv a prístupu, kliknite na tlačidlo Dokončiť.
Od tohto momentu bude nový používateľ môcť používať QuickBooks; jeho práva sú obmedzené na to, čo ste uviedli.