Ako previesť zoznamy QuickBooks Desktop na QuickBooks Online

Keď pracujete s niektorými zoznamami spoločností QuickBooks pre stolné počítače, niektoré polia sa skonvertujú na QuickBooks Online (QBO), ale iné nie. Táto sekcia je usporiadaná podľa zoznamu QuickBooks pre stolné počítače. Zahrnuté sú aj niektoré informácie o tom, ako funguje inventár v QBO.

Zoznam zákazníkov a úloh

Pokiaľ ide o konverziu, polia v zozname Customer:Job produktu QuickBooks pre stolné počítače spadajú do troch kategórií:

• Medzi polia, ktoré sa konvertujú, patria Zákazník, Názov spoločnosti, Pán/Pani/?, Krstné meno, Stredná iniciálka, Priezvisko, Telefón, FAX, Alternatívny telefón, E-mail, Číslo ďalšieho predaja, Podmienky a Začiarkavacie políčko Je zdaniteľné.

• Polia, ktoré sa konvertujú s výnimkami, zahŕňajú Bill to Address (okrem poznámky), Ship To Address (okrem poznámky), Preferovaný spôsob platby (okrem QuickBooks 2003 alebo novších), Informácie o kreditnej karte (okrem QuickBooks 2003 alebo novších) a Poznámka (až do 4 000 znakov).

• Polia, ktoré sa nekonvertujú, zahŕňajú Kontakt, Alt. Kontakt, Typ zákazníka, Zástupca, Cenová hladina, Daňová položka, Vlastné polia, Účet a Úverový limit. Upozorňujeme tiež, že zákazníci v neaktívnom stave konvertujú ako aktívni.

Po konverzii môžete upraviť zákazníkov tak, aby boli neaktívni.

Okrem toho sa tieto polia len pre profesionálov nekonvertujú: Stav úlohy, Dátum začiatku, Plánovaný koniec, Dátum ukončenia, Popis úlohy a Typ úlohy.

Zoznam položiek

V transakciách sa položky medzisúčtu zobrazujú v samostatných riadkoch s textom v poli Poznámka označujúcim, že ide o medzisúčet.

Položky skupiny sa nekonvertujú; namiesto toho sa každá položka v skupine zobrazí na riadku s podrobnosťami a na začiatku a na konci skupiny sa zobrazia riadky s nulovým množstvom na identifikáciu položiek, ktoré boli súčasťou skupiny. V hornom riadku sa zobrazuje názov skupiny a v dolnom riadku je popis skupiny.

Položky skupiny dane z predaja sa nekonvertujú, ale môžete nastaviť kombinované položky dane z predaja v QBO. QBO nepodporuje trojmiestne daňové kódy spojené s položkami.

Zoznam zamestnancov

Informácie v zozname zamestnancov verzie QuickBooks pre stolné počítače sa skonvertujú na QuickBooks Online, ale QBO uchováva iba tieto informácie:

• pán/pani

• Krstné meno

• Stredná iniciála

• Priezvisko

• Adresa

• Tlačiť ako

• Telefón

• Číslo sociálneho poistenia

• Emailová adresa

• Termín prenájmu

• Dátum vydania

Zoznam dodávateľov

Nasledujúce polia zoznamu dodávateľov sa nekonvertujú:

• Kontakt

• Alternatívny kontakt

• Poznámka

• Neaktívne

• Typ predajcu

• Úverový limit

• DIČ

• Stav 1099

• Vlastné polia

Inventár

QBO podporuje základné potreby zásob; ak prevádzkujete obchod so službami alebo predávate hotové výrobky, spoločnosť QBO by mala byť schopná uspokojiť vaše potreby zásob. Položky zásob sa konvertujú ako obojstranné položky v QBO s cenami a nákladmi, ale bez množstva. Tu je návod, ako QuickBooks Online prevádza inventárne diely a transakcie:

• QBO vytvára nové podpoložky s názvom Inventory Asset a COGS pre každú položku inventára použitú v transakcii. Hoci názvy týchto podpoložiek naznačujú, že ide o účty, nie je to tak. Tieto položky obsahujú rovnaký popis ako ich nadradená položka, ale majú k nim priradený účet majetku zásob a účet COGS. Konverzia ich používa na zabezpečenie správnosti prehľadov po konverzii.

• Po každom riadku inventára na konvertovaných faktúrach, potvrdeniach o predaji, dobropisoch a na niektorých transakciách účtov, šekov a kreditných kariet, ktoré obsahovali položky inventára, QBO vytvorí dva nové riadky podrobností pomocou nových podpoložiek, ktoré predstavujú sumy inventárneho majetku a COGS. .

V prípade nezaplatených alebo čiastočne zaplatených transakcií, ktoré obsahujú položky zásob, sa prehľady hotovostného základu s čiastkou COGS v QBO budú líšiť od prehľadov hotovostného základu s čiastkou COGS v stolných QuickBooks. Prehľady hotovostného základu pre plne zaplatené transakcie zásob alebo transakcie bez zásob budú rovnaké v QBO a stolných QuickBooks.

Po konverzii inventára od stolnej spoločnosti QuickBooks na QBO nemôžete len začať používať inventár v QBO. Musíte prejsť procesom čistenia. Skvelé podrobnosti o procese čistenia nájdete vo videu „ Ako vyriešiť problémy so zásobami po konverzii v QBO “.

Vo všeobecnosti konverzia vytvára nové podpoložky ako dočasné opatrenie s jediným cieľom zabezpečiť, aby boli vaše prehľady správne. Po konverzii nájdete v účtovnej osnove účet inventára konvertovaný z vašej počítačovej spoločnosti QuickBooks. Potom, keď v QBO zapnete sledovanie zásob a množstva na ruke, QBO vytvorí ďalší účet zásob – ten, ktorý budete používať pri práci v QBO.

Ak chcete stanoviť správne ocenenie zásob v dolároch na účte zásob vytvorenom spoločnosťou QBO a prinútiť položky zásob aktualizovať správny účet zásob – ten, ktorý vytvorila spoločnosť QBO – budete musieť upraviť každú položku zásob (nie vytvorené podpoložky pri konverzii) a vyplňte správne množstvo, ktoré máte k dispozícii.

Výsledkom tohto procesu je zdvojnásobenie hodnoty vášho inventára jej zobrazením v účte inventára vytvorenom od vašej spoločnosti QuickBooks pre stolné počítače počas konverzie a v účte inventára, ktorý QBO vytvorí. Na opravu nadhodnotenia použijete zápis do denníka, ktorý odstráni doláre z účtu inventáru počítača QuickBooks.

Pred opravou hodnoty zásob a po úprave každej položky však môžete a mali by ste odstrániť podpoložky vytvorené počas konverzie.

Pretože musíte vykonať proces čistenia po položke, ak máte stovky inventárnych položiek, toto všetko môže byť pre vás ohromujúce. Alternatívne sa môžete rozhodnúť nepreviesť inventár a namiesto toho postupovať podľa pokynov vo videu. Video navrhuje, aby ste importovali zoznam položiek, ale nie podrobnosti o každej položke. Namiesto toho nastavte podrobnosti o každej položke v QBO. V prípade stoviek položiek bude importovanie iba informácií zo zoznamu pravdepodobne rýchlejšie a prehľadnejšie.

Importovanie iba informácií zo zoznamu má jednu nevýhodu: Stratíte historické údaje spojené s položkami inventára. Nič vám však nebráni v tom, aby ste si ponechali spoločnosť QBO pre stolné počítače na časy, keď by ste mohli potrebovať túto históriu.