Ako pracovať v spoločnosti klienta QuickBooks Online

Pracujete v spoločnosti QuickBooks Online (QBO) klienta v podstate rovnakým spôsobom ako váš klient. V tomto článku sa zameriame na spôsoby, ako sa môžete jednoducho orientovať v spoločnosti klienta, vyhľadávať a kontrolovať transakcie a komunikovať s klientmi.

Jednoduchá navigácia v spoločnosti klienta

Navigácia myšou je väčšinou zrejmá kliknutím sem a kliknutím tam. Na jednoduchú navigáciu však môžete použiť niekoľko nie úplne samozrejmých trikov vrátane niektorých klávesových skratiek. Niektoré bežné navigačné techniky sú špecifické pre Chrome.

Používanie klávesových skratiek

V spoločnostiach QBO sú skryté klávesové skratky, ktoré možno budete chcieť použiť. Ukážeme ich tu na obrázku a tiež ich nájdete na tomto cheat sheete .

Ak chcete zobraziť tieto skratky v rámci QBO spolu s aktuálnym ID spoločnosti QBO klienta, stlačte a podržte Ctrl+Alt a potom stlačte kláves lomky (/). Používatelia počítačov Mac, použite Ctrl+Option tu a v nasledujúcom odseku. Ak stlačíte Ctrl+Alt+/ bez otvorenia spoločnosti QBO klienta, ID spoločnosti, ktoré vidíte, je vaše vlastné.

Klávesové skratky, ktoré môžete použiť pri práci v klientskej spoločnosti QBO

Ak chcete použiť ktorúkoľvek z týchto skratiek, stlačte a podržte Ctrl+Alt a potom stlačením príslušného klávesu vykonajte príslušnú akciu. Ak chcete napríklad otvoriť okno Faktúra, stlačte Ctrl+Alt+I.

Otváranie viacerých okien

Mnohokrát chcú účtovníci pracovať s viacerými oknami a môžete to urobiť v QBO. V rámci tej istej spoločnosti QBO môžete duplikovať kartu prehliadača pomocou príkazu New Window v ponuke Accountant Tools na paneli nástrojov QuickBooks Online Accountant (QBOA) (pozri nasledujúci obrázok).

Pomocou príkazu Nové okno pri práci v spoločnosti QBO duplikujte okno, ktoré si prezeráte.

Ak používate Chrome, môžete tiež duplikovať kartu prehliadača kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu a výberom možnosti Duplikovať, alebo ak ste klávesnicou, stlačte kombináciu klávesov Alt+D a následne Alt+Enter (to by bolo rovnaké ako podržanie nadol kláves Alt a stlačenie D a následne Enter). Vo Firefoxe môžete duplikovať kartu prehliadača kliknutím do panela s adresou a stlačením Alt+Enter.

Keď kliknete na príkaz Nové okno, QBO otvorí novú kartu prehliadača a zobrazí rovnaké informácie, aké sa zobrazujú na pôvodnej karte prehliadača. Od tohto momentu však môžete na každej karte prehliadača zobraziť rôzne informácie o tej istej spoločnosti. A ak pracujete v prehliadači Chrome na viacerých monitoroch, môžete karty rozdeliť na rôzne monitory. Potiahnite kartu, ktorú chcete umiestniť na iný monitor, smerom nadol, čím sa oddelí od prehliadača. Môžete ho okamžite presunúť na iný monitor alebo môžete uvoľniť tlačidlo myši, v takom prípade sa zobrazí druhá inštancia prehliadača Chrome. Potom môžete pretiahnuť ktorúkoľvek inštanciu na iný monitor.

Rovnaká technika funguje vo Firefoxe; potiahnite kartu Firefoxu nadol a uvoľnite tlačidlo myši. Karta sa oddelí a zobrazí sa v druhej inštancii Firefoxu. Potom môžete pretiahnuť ktorúkoľvek inštanciu na iný monitor.

Ak ste fanúšikom „rozdelenej obrazovky“, môžete použiť skratku systému Windows na zobrazenie dvoch kariet vedľa seba. Postupujte podľa týchto krokov v prehliadači Chrome alebo Firefox:

Neexistuje krátky a jednoduchý spôsob, ako zobraziť dve okná vertikálne jedno na druhom. Budete musieť manuálne zmeniť veľkosť okien a umiestniť ich na požadované miesto.

Duplikujte kartu prehliadača pomocou akejkoľvek už opísanej techniky.

Potiahnite aktuálnu kartu nadol. Prehliadač zobrazí kartu, ktorú ste presunuli, vo vlastnom okne prehliadača.

Stlačte a podržte kláves Windows (ten, ktorý sa zobrazuje medzi ľavým klávesom Ctrl a ľavým klávesom Alt na klávesnici) a stlačte kláves so šípkou:

• Stlačením klávesu so šípkou doľava pripnete aktívne okno na ľavú stranu monitora.
• Stlačením klávesu so šípkou doprava pripnete aktívne okno na pravú stranu monitora.

Kliknite na ďalšie dostupné okno, aby sa z neho stalo aktívne okno, a zopakujte krok 3.

Na nasledujúcom obrázku sme zobrazili súvahu (vľavo) a potom sme vytvorili druhé okno prehliadača, v ktorom sme prešli na zobrazenie transakcií na bežnom účte. Potom sme pripnuli dve okná vedľa seba na obrazovku.

Dve okná prichytené vedľa seba

Môžete kliknúť na tlačidlo ponuky v jednom alebo oboch oknách, aby ste skryli navigačnú lištu (dáta tak získajú väčšiu plochu obrazovky, ako sme to urobili na obrázku).

Keď skončíte prácu v dvoch oknách, jednoducho jedno zatvorte a druhé maximalizujte.

Práca v dvoch spoločnostiach súčasne

Predpokladajme, že ste dokončili prácu s jedným klientom a chcete otvoriť iného klienta. Môžete kliknúť na tlačidlo Prejsť na QuickBooks na paneli nástrojov QBOA a vybrať nového klienta. Alebo môžete kliknúť na tlačidlo Účtovník v ľavom hornom rohu rozhrania QBOA, čím znova zobrazíte stránku Klienti, a potom kliknite na ikonu QuickBooks naľavo od názvu spoločnosti, ktorú chcete teraz otvoriť. V každom prípade QBOA zobrazí informácie pre novo vybratého klienta.

To vyvoláva otázku: "Ako môžem pracovať v dvoch rôznych spoločnostiach súčasne?" Môžete otvoriť iný prehliadač, prihlásiť sa do QBOA a otvoriť spoločnosť QBO druhého klienta. Ak napríklad pracujete v prehliadači Chrome, môžete otvoriť Windows Edge, Firefox, Safari alebo iný prehliadač pomocou rovnakých prihlasovacích údajov QBOA. Potom môžete otvoriť dve rôzne spoločnosti, ako sme to urobili s prehliadačom Chrome a Microsoft Edge na tomto obrázku.

Ak chcete pracovať v dvoch spoločnostiach súčasne, môžete použiť dva prehliadače.

Ak pracujete v prehliadači Chrome, môžete tiež využiť používateľov prehliadača Chrome a otvoriť prehliadač Chrome ako iný používateľ. V skutočnosti by ste mali súčasne spustené dve inštancie prehliadača Chrome.

Dostupné typy transakcií

Dostupné transakcie môžete zobraziť otvorením spoločnosti QBO klienta a kliknutím na ponuku Nové. Tento obrázok ukazuje otvorenú ponuku New.

Transakcie, ktoré môžete vytvoriť počas práce v spoločnosti QBO

Dostupné transakcie sú v ponuke usporiadané podľa typu ľudí, ktorých sa týkajú. A ponuka Vytvoriť obsahuje kategóriu „Iné“ pre transakcie, ktoré sa netýkajú konkrétnych typov ľudí – napríklad bankové vklady.

Ak chcete zobraziť iba niekoľko bežne používaných transakcií, kliknite na odkaz Zobraziť menej v spodnej časti ponuky Nové. Prepojenie sa zmení na prepojenie Zobraziť viac, aby ste mohli znova zobraziť všetky typy transakcií.

Ako vyhľadávať transakcie

Častejšie budete skôr hľadať transakcie v spoločnosti QBO klienta, než ich vytvárať. Transakcie môžete vyhľadávať pomocou vyhľadávacieho poľa na paneli nástrojov QBOA v hornej časti okna spoločnosti QBO klienta (pozri nasledujúci obrázok). Keď kliknete do poľa Hľadať, QBO zobrazí zoznam nedávnych transakcií a prípadne zoznam úloh, kontaktov, správ a účtov Prejsť na.

Vyhľadávacie pole vám umožňuje vyhľadávať QBO zhora nadol, čo znamená, že hľadaný výraz vám umožňuje vytvárať transakcie, pristupovať k záznamom kontaktov, prezerať zostavy a pristupovať k účtom.

Zadajte ľubovoľnú frázu, ktorú chcete použiť ako filter vyhľadávania, alebo kliknite na položku Rozšírené vyhľadávanie v spodnej časti zoznamu vyhľadávania.

Ak vidíte, čo chcete, kliknutím otvorte príslušné okno. Ak si nie sú vidieť to, čo chcete, kliknite na tlačidlo Rozšírené hľadanie v pravom dolnom rohu ponuky a QBO zobrazí stránku vyhľadávania.

Nastavte kritériá pre konkrétnejšie definované vyhľadávanie.

Môžete obmedziť vyhľadávanie na konkrétny typ transakcie, zvoliť vyhľadávanie ktoréhokoľvek z niekoľkých typov údajov a určiť, či má vyhľadávanie obsahovať, neobsahuje, rovnať sa alebo nie je rovné vyhľadávacím kritériám.

V ktoromkoľvek okne transakcie môžete zobraziť posledné transakcie tohto typu kliknutím na tlačidlo, ktoré sa zobrazí v záhlaví transakcie, hneď naľavo od názvu typu transakcie. Obrázok tlačidla vyzerá trochu ako hodiny.

Robte klientovi poznámky

Vy a členovia vášho tímu môžete použiť funkciu Poznámky v QBOA na zdokumentovanie akéhokoľvek druhu informácií o ktoromkoľvek z vašich klientov. Ku každej poznámke QBOA automaticky priradí čas vytvorenia poznámky a člena tímu, ktorý poznámku vytvoril. Členovia tímu, ktorí majú prístup ku klientovi, môžu prezerať a upravovať poznámky tohto klienta. Poznámky môžete „pripnúť“, aby ste ich ľahšie našli. Funkciu QBOA Notes si môžete predstaviť ako spôsob vytvárania elektronických lepiacich poznámok.

Ak chcete vytvoriť poznámku, zobrazte svoju domovskú stránku QBOA (môžete kliknúť na symbol účtovníka QB v ľavom hornom rohu rozhrania QBOA) a potom kliknite na položku Klienti na navigačnom paneli. V zozname klientov kliknite na meno klienta, pre ktorého chcete vytvoriť poznámku (nie na symbol QB, ale na meno klienta). QBOA zobrazí tu zobrazenú stránku.

Stránka, kde vytvoríte poznámku klienta.

Napíšte poznámku a kliknite na Uložiť. Po uložení poznámky ju môžete pripnúť; presuňte ukazovateľ myši nad poznámku (ukazovateľ sa zobrazí ako ruka) a možnosti pre poznámku sa zobrazia v pravom dolnom rohu:

• Kliknutím na tlačidlo pripnúť poznámku.
• Ak chcete poznámku upraviť, kliknite na tlačidlo ceruzky.
• Kliknutím na tlačidlo smetného koša poznámku odstránite.

Komunikujte s klientom

Komunikácia je nevyhnutná vo všetkých oblastiach života, vrátane komunikácie medzi klientom a účtovníkom. Na komunikáciu so svojimi klientmi, ktorí majú predplatné QBO, môžete použiť nástroje v QBO a QBOA.

Ak chcete, môžete preskočiť používanie QBO a QBOA na komunikáciu a použiť iba e-mail.

Môžete napríklad použiť Žiadosti klienta, aby ste napríklad požiadali svojho klienta, aby vám poslal výpis z účtu. Takéto správy, ktoré odošlete z QBOA, sa objavia na stránke My Accountant spoločnosti QBO klienta. Nasleduj tieto kroky:

V QBOA kliknite na položku Práca na navigačnej table.

Kliknite na položku Vytvoriť požiadavku klienta. QBOA zobrazí panel Client Request na pravej strane obrazovky.

Zadajte názov žiadosti. Predstavte si to ako predmet e-mailovej správy.

Vyberte klienta. V zozname sa zobrazia iba klienti s predplatným QBO.

Uveďte dátum splatnosti žiadosti.

Voliteľne vyplňte zvyšné polia vo formulári žiadosti vrátane pridania akýchkoľvek dokumentov, ktoré chcete poslať svojmu klientovi.

Voliteľne môžete začiarknuť políčko Upozorniť klienta na odoslanie e-mailu vygenerovaného QBOA klientovi, ktorý ho upozorní na požiadavku.

Kliknite na položku Publikovať v aplikácii QuickBooks klienta.

Tento panel použite na všeobecnú komunikáciu s klientom QBO.

Ak ste v kroku 7 vybrali možnosť Upozorniť klienta, QBOA zobrazí ukážku správy, ktorú budete posielať svojmu klientovi. Po skontrolovaní kliknite na Publikovať a odoslať e-mail.

Ukážka správy s požiadavkou klienta

Keď váš klient otvorí svoju spoločnosť QBO, môže kliknúť na Môj účtovník na navigačnom paneli a zobraziť správu a odpovedať na ňu.

Požiadavka klienta v spoločnosti QBO klienta

Aby klient odpovedal na správu pomocou QBO, klikne na správu na stránke Môj účtovník, čím sa zobrazí panel podobný tomu, ktorý je zobrazený, kde môže klient napísať správu a priložiť potrebné dokumenty.

Panel, ktorý váš klient používa na odpovedanie na požiadavku klienta, ktorú ste vygenerovali

Dokumenty nemôžu byť väčšie ako 30 MB.

Keď dostanete dokument od klienta, môžete ho získať v QBOA. Kliknite na Klienti na navigačnej table a v zozname Klienti kliknite na názov klienta. QBOA otvorí stránku Podrobnosti klienta, kde kliknete na zobrazenú kartu Zdieľané dokumenty.

Stránka Zdieľané dokumenty v spoločnosti QBO klienta po tom, čo účtovník dostane dokumenty klienta

Odtiaľ si môžete stiahnuť dokument alebo kliknúť na odkaz v stĺpci Žiadosť a zobraziť/aktualizovať pôvodnú žiadosť. Všetky vykonané zmeny sa zobrazia na karte Práca.