Ako pracovať so záznamami denníka QuickBooks 2018

QuickBooks vám, účtovníkovi, uľahčuje zaznamenávanie účtovných záznamov. Ak ste nejaký čas trávili prácou s QuickBooks, možno viete, že väčšina záznamov denníka, ktoré sa zaznamenávajú do dátového súboru QuickBooks, sa zaznamenáva automaticky. Ak napríklad niekto vypíše šek, QuickBooks zaznamená zápis do denníka. Keď niekto vytvorí faktúru, QuickBooks opäť zaznamená zápis do denníka.

V niektorých prípadoch však niekto – pravdepodobne vy – potrebuje zaznamenať zápis do denníka, aby dostal nejakú transakciu do dátového súboru QuickBooks. Účtovné zápisy využijete na zaúčtovanie odpisov, na časové rozlíšenie záväzkov a napríklad na zaúčtovanie vyradenia majetku.

Zaznamenanie zápisu do denníka

Ak chcete zaznamenať zápis do denníka, vyberte Spoločnosť → Vytvoriť všeobecné zápisy do denníka. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries, ako je znázornené.

Okno Vytvorenie všeobecných záznamov denníka.

Pravdepodobne sami zistíte, ako používať okno Vytvoriť všeobecné záznamy do denníka. Do poľa Dátum zadáte dátum všeobecného účtovného zápisu. Pole Číslo záznamu sa používa na číslovanie účtovných záznamov alebo na priradenie nejakého zmysluplného kódu. Po zadaní týchto základných informácií použijete stĺpce okna Vytvorenie všeobecných účtovných záznamov na zaznamenanie účtovného záznamu. Nemusím vám hovoriť, že číslo alebo názov účtu hlavnej knihy sa nachádza v stĺpci Účet, debetná suma v stĺpci Debet a suma kreditu v stĺpci Kredit. Možno bude pre vás užitočné pripomenúť, že na zadanie popisu debetu alebo kreditu môžete použiť stĺpec Poznámka; stĺpec Názov môžete použiť na identifikáciu zákazníka, dodávateľa, zamestnanca alebo iného mena spojeného s kreditom alebo debetom; môžete použiť stĺpec Fakturovateľné na označenie, že debet alebo kredit by mali byť uvedené ako suma, ktorá sa má fakturovať uvedenému zákazníkovi; a na klasifikáciu debetu alebo kreditu môžete použiť stĺpec Trieda (ak ste zapli sledovanie triedy).

Nikdy by ste nemali uvádzať meno do prvého riadku účtovného zápisu. Ak tak urobíte, toto meno bude priradené ku každému riadku tohto zápisu v denníku, keď si prezeráte zostavy v QuickBooks, aj keď sa názov vzťahuje len na prvý riadok.

Ak chcete priradiť mená k riadkom žurnálového záznamu, jedným zo spôsobov, ako to urobiť čisto, je ponechať prvý riadok žurnálového záznamu prázdny, aby sa k správam neúmyselne nepriradili žiadne zablúdené záznamy.

Stornovanie zápisu v denníku

Ak chcete stornovať zápis do denníka, najprv zobrazte okno Vytvoriť všeobecné záznamy do denníka výberom príkazu Spoločnosť → Vytvoriť záznamy do denníka. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries. Pomocou tlačidiel Predchádzajúci a Ďalší môžete listovať všeobecnými zápismi do denníka, ktoré ste už zadali. Našli ste záznam? Dobre.

Aktualizácia na tohtoročnú verziu teraz znamená, že všetky všeobecné účtovné zápisy možno stornovať rovnakým spôsobom: Keď nájdete účtovný zápis, ktorý chcete stornovať, kliknite na tlačidlo Stornovať. (Tlačidlo Zvrátiť sa objaví pozdĺž horného okraja záložky Main (Hlavné) okna Make General Journal Entries.) QuickBooks zruší všeobecný zápis do denníka zadaním transakcie v nasledujúcom účtovnom mesiaci s prevrátenými debetmi a kreditmi.

Začiarkavacie políčko Úprava zápisu, dostupné v okne Vytvoriť všeobecné zápisy do denníka v niektorých verziách aplikácie QuickBooks, označuje, že zápis do denníka je špeciálnym zápisom, ktorý účtovník urobil až následne. Môžete vytlačiť správu len o týchto špeciálnych „úpravových záznamoch“.

Úprava účtovných záznamov

Spravidla sa nebudete chcieť oklamať a neskôr zmeniť záznamy denníka. Ak však cítite potrebu vykonať zmeny, QuickBooks poskytuje ponuku Upraviť s príkazmi, ktoré môžete použiť len na tento účel. QuickBooks poskytuje príkaz Delete General Journal, ktorý môžete použiť na vymazanie položky denníka zobrazenej v okne Make General Journal Entries. QuickBooks tiež poskytuje príkaz Void General Journal, ktorý môžete použiť na zrušenie záznamu všeobecného denníka zobrazeného v okne. Zvyčajne – a opäť to už viete – nechcete vymazať všeobecné účtovné zápisy. Namiesto toho ich chcete zrušiť . Dosť bolo povedané.