Ako pracovať s transakciami v online registri QuickBooks

Register otvoríte zo stránky Účtovná osnova v QuickBooks Online (QBO). Ak chcete otvoriť stránku Účtová osnova, kliknite na ikonu ozubeného kolieska vedľa názvu vašej spoločnosti a v zobrazenej ponuke kliknite na položku Účtová osnova v stĺpci Nastavenia.

Na stránke Účtová osnova môžete dvakrát kliknúť na ľubovoľný účet, ktorý zobrazuje sumu v dolároch (vrátane 0) v stĺpci Zostatok v QuickBooks; všetky tieto účty sú súvahovými účtami a majú registre.

Kliknutím na účet ho vyberiete. Ak sa tlačidlo Registrovať nad zoznamom účtov sprístupní, viete, že ste vybrali Súvahový účet. Registráciu účtu otvoríte kliknutím na tlačidlo Registrovať.

Zadanie transakcie

Po kliknutí na tlačidlo Registrovať alebo dvojitom kliknutí na Súvahový účet môžete zadať transakciu do registra; nasleduj tieto kroky:

Kliknite kdekoľvek na prázdny riadok.

QBO vyplní dnešný dátum a nad dátumom zobrazí malý zoznam.

Kliknite na zoznam a zo zobrazeného zoznamu vyberte typ transakcie, ktorú chcete zadať.

Pred otvorením zoznamu sa zobrazí názov typu transakcie. Keď otvoríte zoznam, QBO zobrazí zoznam dostupných typov transakcií a v tomto procese zakryje dátum transakcie; preto tu nevidíte dátum transakcie.

Keď otvoríte zoznam typov transakcií, QBO zobrazí iba tie typy transakcií, ktoré sú dostupné v registri účtov, ktorý ste otvorili. Môžete napríklad zaznamenať platbu odberateľa v registri bankových účtov, ale nemôžete zadať odberateľskú faktúru. Podobne môžete zaznamenať šek alebo platbu faktúry v registri bankových účtov, ale nemôžete zadať faktúru dodávateľa.

Stlačte Tab a v prípade potreby zmeňte dátum transakcie.

Stlačte kláves Tab a ak je to vhodné, zadajte referenčné číslo transakcie.

Ak napríklad zaznamenávate šek, uveďte číslo šeku.

Stlačte Tab a zadajte názov.

Ak napríklad zaznamenávate platbu, ktorú ste dostali od zákazníka, vyberte meno zákazníka. Ak píšete šek, uveďte meno príjemcu platby.

V príslušnom stĺpci uveďte sumu transakcie.

V registri bankových účtov zaznamenajte platbu, ktorú uskutočňujete, do prvého stĺpca sumy v dolároch a sumu, ktorú vložíte, do druhého stĺpca sumy v dolároch.

Stlačte Tab.

Umiestnenie bodu vloženia QBO závisí od typu transakcie, ktorú zadávate. Ak napríklad zadávate transakciu prijatá platba, platba faktúry alebo vrátenie platby, QBO umiestni kurzor do stĺpca Poznámka, kde môžete zadať poznámku k transakcii.

Ak však zadávate šek, zálohu, potvrdenie o predaji, nákup v hotovosti, výdavok, prevod alebo transakciu zápisu do denníka, QBO umiestni kurzor do stĺpca Účet. Vyberte druhý účet (okrem účtu, ktorého register ste si otvorili), ktorý je transakciou ovplyvnený. Ak napríklad zadávate šek, vyberte nákladový účet. Ak zadáte účet a stlačíte Tab, môžete zadať poznámku o transakcii.

Stlačte kláves Tab a potom kliknite na tlačidlo Uložiť, ktoré sa zobrazí hneď pod transakciou.

Úprava transakcie

Transakciu z registra môžete upraviť kliknutím na transakciu a následným kliknutím na tlačidlo Upraviť, ktoré sa zobrazí pod transakciou. Transakciu však v registri neupravujete. Namiesto toho QBO automaticky otvorí okno transakcie pre typ transakcie, ktorý ste vybrali. Napríklad, ak sa rozhodnete upraviť transakciu výdavkov v registri účtov, QBO zobrazí transakciu na stránke transakcie výdavkov.

Hľadanie transakcií

Po chvíli sa počet transakcií v registri môže veľmi predĺžiť, najmä v registri bankových účtov. Takže hľadanie transakcie listovaním v registri – alebo pohľadom – sa môže stať neproduktívnym spôsobom nájdenia transakcie. Namiesto toho môžete použiť niekoľko skratiek, ktoré vám pomôžu nájsť konkrétnu transakciu.

Najprv si môžete prispôsobiť vzhľad transakcií v registri; kliknite na tlačidlo Prispôsobiť, ktoré sa zobrazí pod názvom registra. QBO zobrazí okno, ktoré vám to umožní

• Zoraďte transakcie podľa dátumu, referenčného čísla, sumy (vzostupne alebo zostupne), stavu vyrovnania alebo dátumu vytvorenia.

• Filtrujte transakcie zobrazené podľa stavu vyrovnania.

• Zobrazte každú transakciu iba na jednom riadku registra, nie na dvoch riadkoch.

Tento obrázok sa zameriava na pravú stranu stránky registra. Všimnite si pole Prejsť na dátum; môžete zadať dátum transakcie a kliknúť na tlačidlo Prejsť napravo od poľa Prejsť na dátum, aby ste rýchlo zobrazili transakcie začínajúce týmto dátumom.

Okrem toho môžete kliknúť na tlačidlo Nájsť v registri, ktoré sa zobrazí v pravom hornom rohu stránky registrácie. Keď kliknete na Nájsť v registri, QBO zobrazí dialógové okno Nájsť register.

V tomto dialógovom okne môžete vyhľadávať podľa príjemcu platby, účtu, sumy, referenčného čísla, dátumu, poznámky alebo typu transakcie. Po výbere jednej z týchto možností zo zoznamu Hľadať urobte výber alebo zadajte, čo chcete nájsť, do poľa Hľadať.

Potom použite zoznam Zhoda ak na určenie, či sa transakcie, ktoré QBO nájde, majú presne zhodovať, obsahovať, byť väčšie alebo menšie ako informácie, ktoré ste zadali do poľa Hľadať. Nakoniec kliknite na tlačidlo Nájsť a QBO zobrazí zoznam transakcií, ktoré zodpovedajú vašim kritériám vyhľadávania.

Na pozadí, za oknom Nájsť register, QBO otvorí prvú transakciu v zozname v okne transakcie, v ktorej bola vytvorená. Napríklad, ak je prvou transakciou v zozname platba faktúry, potom QBO otvorí okno transakcie Platba faktúry a zobrazí podrobnosti o prvej transakcii nájdenej ako výsledok vášho vyhľadávania.