Ako pracovať s položkami denníka v QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 vám uľahčuje zaznamenávanie záznamov do denníka. Ak ste nejaký čas trávili prácou s QuickBooks, možno viete, že väčšina záznamov denníka, ktoré sa zaznamenávajú do dátového súboru QuickBooks, sa zaznamenáva automaticky. Ak napríklad niekto vypíše šek alebo faktúru, QuickBooks zaznamená zápis do denníka.

V niektorých prípadoch však niekto – pravdepodobne vy – potrebuje zaznamenať zápis do denníka, aby dostal nejakú transakciu do dátového súboru QuickBooks. Napríklad účtovné zápisy používate na zaznamenávanie odpisov, na časové rozlíšenie záväzkov a na zaznamenávanie vyradenia majetku.

Zaznamenanie zápisu do denníka

Ak chcete zaznamenať zápis do denníka, vyberte položku Spoločnosť → Vytvoriť zápisy do denníka. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries.

Pravdepodobne sami zistíte, ako používať okno Vytvoriť všeobecné záznamy do denníka. Po zadaní týchto základných informácií použijete stĺpce okna Všeobecný zápis do denníka na zaznamenanie zápisu do denníka.

Stornovanie zápisu v denníku

Ak chcete stornovať zápis do denníka, najskôr zobrazte okno Všeobecné zápisy do denníka výberom položky Spoločnosť→Zadať zápisy do denníka. Pomocou tlačidiel Predchádzajúci a Ďalší môžete listovať všeobecnými zápismi do denníka, ktoré ste už zadali. Našiel? Dobre. Spôsob vrátenia tohto záznamu závisí od verzie aplikácie QuickBooks, ktorú používate.

• Ak používate QuickBooks Pro: Vytlačte všeobecný zápis do denníka kliknutím na tlačidlo Tlačiť. Potom pomocou vytlačeného žurnálového záznamu ako referenčného zdroja zadajte nový žurnál okrem so stornovanými debetmi a kreditmi.

• Ak používate QuickBooks Premier alebo QuickBooks Enterprise Solutions: Keď nájdete záznam denníka, ktorý chcete stornovať, kliknite na tlačidlo Reverse na hornom okraji okna General Journal Entry. QuickBooks obráti všeobecný zápis do denníka zadaním transakcie do nasledujúceho účtovného mesiaca s preklopením debetov a kreditov.

Začiarkavacie políčko Opravný zápis označuje, že účtovný zápis je špeciálnym zápisom, ktorý účtovník urobil až po skutočnosti. Môžete vytlačiť správu len o týchto špeciálnych „úpravových záznamoch“.

Úprava účtovných záznamov

Spravidla sa nebudete chcieť oklamať a neskôr zmeniť záznamy denníka. Ak však cítite potrebu vykonať zmeny, QuickBooks poskytuje ponuku Upraviť s príkazmi, ktoré môžete použiť len na tento účel. Napríklad QuickBooks poskytuje príkaz Delete General Journal, ktorý môžete použiť na vymazanie položky denníka zobrazenej v okne Make General Journal Entries. QuickBooks tiež poskytuje príkaz Void General Journal, ktorý môžete použiť na zrušenie záznamu všeobecného denníka zobrazeného v okne. Zvyčajne nechcete vymazať všeobecné účtovné zápisy. Namiesto toho ich chcete zrušiť .