Ako povoliť simultánny prístup viacerých používateľov v QuickBooks 2016

QuickBooks 2016 umožňuje súčasné používanie dátového súboru QuickBooks viacerými používateľmi. Aby ste to dosiahli, musíte najskôr nastaviť viacerých používateľov. (Niekedy potrebujete iba jeden počítač a jednu kópiu QuickBooks, aj keď máte niekoľko zamestnancov, ktorí používajú QuickBooks.)

Po nastavení viacerých používateľov môžete nainštalovať program QuickBooks na iné osobné počítače a potom – za predpokladu, že všetky tieto osobné počítače sa pripájajú k sieti Windows – použiť tieto ostatné kópie QuickBooks na prístup k dátovému súboru QuickBooks uloženému na prvý alebo hlavný počítač.

Ak chcete používať QuickBooks v prostredí súčasného používania viacerými používateľmi, musíte tiež povedať QuickBooks, že toto súčasné používanie je v poriadku. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Súbor → Prepnúť do režimu viacerých používateľov. (Ak chcete tento režim pre viacerých používateľov neskôr vypnúť, znova vyberte príkaz Súbor → Prepnúť do režimu jedného používateľa.)

QuickBooks podporuje súčasné používanie viacerými používateľmi prostredníctvom technológie nazývanej uzamykanie záznamov, ktorá uzamkne všetky záznamy, s ktorými pracujete, ale nie celý dátový súbor QuickBooks. Napríklad, ak chcete spolupracovať so spoločnosťou A a nejaký iný používateľ chce spolupracovať so spoločnosťou B, je to v poriadku. QuickBooks to umožňuje. Čo však vy a iný používateľ nemôžete, je pracovať v tej istej spoločnosti (spoločnosť A alebo B) v rovnakom čase. To by znamenalo, že pracujete s rovnakým záznamom zákazníka.

Nemôžete nainštalovať rovnakú kópiu QuickBooks na viacero počítačov a legálne mať systém QuickBooks pre viacerých používateľov. Musíte si zakúpiť kópiu QuickBooks pre každý počítač, na ktorom je nainštalovaný QuickBooks. Všimnite si však, že Intuit predáva niektoré verzie QuickBooks pre viacerých používateľov, v ktorých si v skutočnosti kúpite päť licencií v jednej krabici QuickBooks. (Verzia Enterprise QuickBooks podporuje siete pre viacerých používateľov až s 30 súčasnými používateľmi a ostatné verzie softvéru QuickBooks podporujú siete pre viacerých používateľov až s 5 používateľmi súčasne.)

Možno budete chcieť mať niekoľko používateľov QuickBooks, ak obchodní zástupcovia vo vašej firme pripravujú faktúry alebo pripravujú ponuky pre zákazníkov. V tomto prípade možno budete chcieť každého predajcu nastaviť na QuickBooks. Upozorňujeme však, že títo predajcovia by mali mať iba možnosť vytvoriť faktúru alebo prípadne vytvoriť a vytlačiť odhad faktúry. Musíte byť veľmi opatrní, aby ste neskúseným používateľom účtovníctva umožnili úplný prístup do účtovného systému.