Ako povoliť simultánny prístup pre viacerých používateľov v QuickBooks 2018

Niekedy potrebujete iba jeden počítač a jednu kópiu QuickBooks, aj keď QuickBooks používa niekoľko zamestnancov. Ak má malý podnik iba asistenta správcu a vlastníka pristupuje napríklad k dátovému súboru QuickBooks, môže stačiť jedna kópia QuickBooks spustená na jednom osobnom počítači. QuickBooks však umožňuje súčasné používanie dátového súboru QuickBooks viacerými používateľmi. Ako sa dalo predpokladať, najprv musíte nastaviť viacerých používateľov.

Po nastavení viacerých používateľov môžete program QuickBooks nainštalovať na iné osobné počítače a potom – za predpokladu, že sa všetky tieto osobné počítače pripájajú k sieti Windows – použiť tieto ostatné kópie QuickBooks na prístup k dátovému súboru QuickBooks uloženému na prvom alebo hlavný počítač.

Ak chcete používať QuickBooks v prostredí súčasného používania viacerými používateľmi, musíte tiež povedať QuickBooks, že súčasné používanie je v poriadku. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz Súbor → Prepnúť do režimu viacerých používateľov. (Ak chcete režim viacerých používateľov neskôr vypnúť, vyberte Súbor → Prepnúť na režim jedného používateľa znova.)

QuickBooks podporuje súčasné používanie viacerými používateľmi prostredníctvom technológie nazývanej uzamykanie záznamov, ktorá uzamkne všetky záznamy, s ktorými pracujete, ale nie celý dátový súbor QuickBooks. Ak chcete pracovať so spoločnosťou A a nejaký iný používateľ chce pracovať so spoločnosťou B, je to v poriadku. QuickBooks to umožňuje. Čo však vy a iný používateľ nemôžete, je pracovať v rovnakej spoločnosti (A alebo B) v rovnakom čase. To by znamenalo, že pracujete s rovnakým záznamom zákazníka.

Nemôžete nainštalovať rovnakú kópiu QuickBooks na viacero počítačov a legálne mať systém QuickBooks pre viacerých používateľov. Musíte si zakúpiť kópiu QuickBooks pre každý počítač, na ktorom je nainštalovaný QuickBooks. Všimnite si však, že Intuit predáva niektoré verzie QuickBooks pre viacerých používateľov, v ktorých si v skutočnosti kúpite päť licencií v jednej krabici QuickBooks. (Verzia Enterprise QuickBooks podporuje siete pre viacerých používateľov až s 30 súčasnými používateľmi a ostatné verzie softvéru QuickBooks podporujú siete pre viacerých používateľov až s 5 používateľmi súčasne.)

Možno budete chcieť mať niekoľko používateľov QuickBooks, ak obchodní zástupcovia vo vašej firme pripravujú faktúry alebo pripravujú ponuky pre zákazníkov. V tomto prípade možno budete chcieť každého predajcu nastaviť na QuickBooks. Upozorňujeme však, že títo predajcovia by mali mať možnosť iba vytvoriť faktúru alebo prípadne vytvoriť a vytlačiť odhad faktúry. Z dôvodov podrobnejšie popísaných v ďalšej časti tejto kapitoly by ste mali byť veľmi opatrní pri poskytovaní úplného prístupu do účtovného systému neskúseným používateľom účtovníctva.