Ako používať QuickBooks 2010 na fakturáciu času zákazníkovi

QuickBooks 2010 ponúka dva spôsoby sledovania času stráveného, ​​ktorý plánujete vyúčtovať na faktúre ako položku. Ak chcete sledovať fakturovateľný čas, môžete použiť týždenný časový výkaz alebo si môžete načasovať či zaznamenať jednotlivé aktivity. Ani jedna metóda sledovania času nie je náročná.

Použitie týždenného časového rozvrhu pre fakturáciu Quicken

Ak chcete použiť metódu týždenného časového rozvrhu, postupujte takto:

Vyberte Zákazníci → Zadať čas → Použiť týždenný časový rozvrh.

QuickBooks zobrazí okno Weekly Timesheet.

Do textového poľa Meno zadajte zamestnanca, dodávateľa alebo inú osobu vykonávajúcu službu.

Meno tejto osoby by ste mali mať možnosť vybrať z rozbaľovacieho zoznamu Meno. Ak ho nemôžete nájsť v tomto zozname, zadajte meno osoby do poľa a potom, keď sa zobrazí výzva, povedzte QuickBooks, ktorý zoznam (mená zamestnanca, dodávateľa alebo iné mená) by sa mal pridať.

Po pridaní mena osoby vykonávajúcej prácu použite stĺpce okna Týždenný časový rozvrh na popísanie toho, čo fakturujete.

Zadajte zákazníka alebo prácu, pre ktorú bola práca vykonaná, kód služby, krátky popis alebo poznámku, mzdovú položku (ak na mzdy používate QuickBooks), triedu (ak sledujete triedy) a potom hodiny strávené za deň.

Do okna Weekly Timesheet môžete zadať toľko riadkov, koľko chcete. Každý riadok sa na faktúre zobrazí samostatne. Informácie o poznámkach sa zobrazia v oblasti popisu faktúry. Z tohto dôvodu chcete použiť vhodné a popisné poznámky.

Zúčtovateľné jednotlivé aktivity QuickBook

Ak chcete zaznamenať servisné aktivity hneď, ako sa vyskytnú, postupujte takto:

Vyberte Zákazníci → Zadať čas → Čas/Zadať jednu aktivitu.

QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity.

Skontrolujte, či je začiarknuté políčko Fakturovateľné v pravom hornom rohu okna.

Začiarknutím políčka Fakturovateľné poviete QuickBooks, že si má tento záznam o fakturovateľnej aktivite ponechať na neskoršie zahrnutie do faktúry.

Zaznamenajte dátum aktivity do textového poľa Dátum.

Pomocou textového poľa Meno identifikujte osobu vykonávajúcu službu.

V textovom poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka alebo úlohu, pre ktorú sa služba vykonáva.

Vyberte príslušnú položku služby z rozbaľovacieho zoznamu Položka služby a príslušnú mzdovú položku z rozbaľovacieho zoznamu Položka mzdy.

(Voliteľné) Ak sledujete triedy, predvídateľne môžete na klasifikáciu aktivity použiť aj rozbaľovací zoznam Trieda.

Do textového poľa Poznámky zaznamenajte krátky vhodný popis služby.

Tento popis je uvedený na faktúre, preto si dobre rozmyslite, čo píšete.

Zaznamenajte čas strávený v službe.

Čas môžete zaznamenať manuálne pomocou textového poľa Trvanie na zadanie času. Alebo môžete nechať QuickBooks zaznamenávať čas, ktorý ste strávili aktivitou, kliknutím na tlačidlo Štart v časti Trvanie pri spustení aktivity a kliknutím na tlačidlo Zastaviť, keď aktivitu zastavíte. Ak chcete časovač pozastaviť (napríklad počas telefonovania), kliknite na tlačidlo Pozastaviť.

Po opísaní aktivity, ktorú vykonávate v okne Čas/Zadať jednu aktivitu, kliknutím na tlačidlo Uložiť a nové alebo Uložiť a zatvoriť uložte informácie o aktivite.

Vrátane fakturovateľného času na faktúre cez QuickBooks

Ak chcete do faktúry pridať fakturovateľný čas a náklady, vytvorte štandardnú faktúru. Po identifikácii zákazníka, pre ktorého ste zadali čas alebo náklady, QuickBooks zobrazí okno so správou s otázkou, či chcete účtovať nejaký čas alebo náklady. Ak kliknete na Áno, QuickBooks zobrazí dialógové okno Výber fakturovateľného času a nákladov.

Karta Čas v dialógovom okne Výber fakturovateľného času a nákladov zobrazuje každý z časov, ktoré ste u zákazníka zaznamenali:

• Pridanie určitých časov do faktúry: Kliknite na stĺpec Použiť pre každý čas.

• Ak chcete vybrať všetky časy: Kliknite na tlačidlo Vybrať všetko.

Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo OK. QuickBooks potom pridá každý z týchto fakturovateľných časov ako riadky do faktúry. Tento obrázok ukazuje, ako sa informácie o fakturovanom čase zobrazujú v okne Vytvoriť faktúry.