Ako platiť zamestnancom v základnej mzde QuickBooks 2019

Pre samostatne zárobkovo činné osoby alebo vlastníkov malých firiem ponúka QuickBooks 2019 dve možnosti pre vyplácanie zamestnancov: Základná mzda (čo zvyčajne znamená, že váš účtovník vám pomôže s formulármi dane zo mzdy) a Rozšírená výplatná listina (čo znamená, že QuickBooks pomáha vy s formulármi dane zo mzdy). Pri voľbe Základná mzdová agenda si väčšinu práce urobíte sami, no za spracovanie miezd neplatíte veľmi veľa.

Treťou možnosťou by bola asistovaná mzdová agenda QuickBooks. S touto možnosťou sa postaráte o platenie svojich zamestnancov v rámci QuickBooks a potom Intuit spracuje platby daní a vyplní potrebné daňové formuláre zo mzdy.

Nastavte si základnú mzdovú agendu QuickBooks 2019

Ak chcete nastaviť mzdovú agendu „urob si sám“, musíte prejsť webovým pohovorom. Ak chcete začať tento rozhovor, vyberte Zamestnanci → Mzdy → Zapnúť mzdy v QuickBooks. QuickBooks zobrazí zobrazenú stránku.

Prvá webová stránka na nastavenie miezd.

Možno budete musieť kliknúť na tlačidlo, aby ste rozbalili okno Zapnúť mzdy v QuickBooks, aby ste videli základné aj rozšírené možnosti. V podstate, ak si vyberiete možnosť Základné mzdy, buď vy alebo váš účtovník budete musieť poukázať dane zo mzdy a následne pripraviť a podať daňové priznania. Ak si vyberiete možnosť Enhanced Payroll, QuickBooks vám pomôže poukázať zálohy na daň zo mzdy a následne za vás pripraví (alebo väčšinou pripraví) daňové priznania zo mzdy.

Kliknutím na tlačidlo Vyskúšať zadarmo si vyberiete požadovanú mzdovú možnosť. QuickBooks zobrazuje ďalšiu stránku s informáciami, ktorá popisuje vaše možnosti platby a akékoľvek špeciálne zľavy. (Niekedy získate lepšie ceny a špeciálnu zľavu, ak sa prihlásite napríklad na rok.)

Ceny Intuit za svoje mzdové služby sa menia, ale v čase, keď píšem (leto 2018), služba Basic Payroll stojí približne 250 dolárov ročne a služba Enhanced Payroll stojí približne 400 dolárov ročne. Každý náklad sa zvyšuje v závislosti od počtu zamestnancov, ktorých máte, a počtu vydaných šekov.

Ak chcete vybrať možnosť Základná mzda, kliknite na tlačidlo Pokračovať, keď QuickBooks zobrazí ďalšiu obrazovku s ďalšími informáciami o cenách a funkciách tejto možnosti. Potom QuickBooks zhromažďuje informácie o vašej kreditnej karte (aby vám mohol účtovať za službu).

Prihláste sa do mzdovej služby

Ak sa chcete prihlásiť do mzdovej služby po výbere konkrétnej možnosti, vyplňte sériu formulárov na webovej stránke. Počas cesty zadáte svoje obchodné meno a adresu a uvediete identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN) vašej firmy. Ak chcete prechádzať formulármi webovej stránky, kliknite na tlačidlá Pokračovať a Späť. QuickBooks vás prevedie procesom registrácie veľmi efektívne. Jednoducho postupujte podľa pokynov na obrazovke a opíšte, ako vaša spoločnosť spracováva mzdy.

Ale dovoľte mi vydať varovanie: Keď nastavujete informácie o vašej spoločnosti pre mzdy, QuickBooks vás požiada o množstvo informácií. Musíte úplne opísať, ako platíte svojich zamestnancov, ktorým poukážete zrážky a podobne. Pozorne si prečítajte pokyny, ktoré poskytuje QuickBooks, čo chvíľu trvá. Ak sa dostanete do problémov, možno budete chcieť požiadať o pomoc externého účtovníka s nastavením služby Rozšírené mzdy alebo zvážiť možnosť Asistovaná výplatná listina.

Nastavte zamestnancov

Po nastavení informácií o vašej spoločnosti pre mzdy ste pripravení nastaviť zamestnancov pre mzdy. Ako súčasť procesu nastavenia základnej mzdovej agendy QuickBooks zobrazí webovú stránku, na ktorú môžete pridať svojich zamestnancov. Zamestnancov môžete pridať aj zobrazením Centra zamestnancov. (Vyberte Zamestnanci → Centrum zamestnancov a kliknite na tlačidlo Nový zamestnanec.) Keď kliknete na tlačidlo Nový zamestnanec, QuickBooks zobrazí kartu Osobné v okne Nový zamestnanec, ako je znázornené.

Karta Osobné v okne Nový zamestnanec.

Ak chcete opísať zamestnanca, vyplňte polia na karte Osobné. Všetky tieto veci sú samozrejmé. Do polí Legal Name zadáte meno osoby. Krstné meno zamestnanca sa nachádza v poli Prvý, prostredná iniciála v poli MI atď.

Kliknutím na kartu Adresa a kontakt (nie je zobrazená) zhromaždíte a uložíte poštovú adresu zamestnanca a ďalšie kontaktné informácie, ako napríklad jeho telefónne číslo.

Ak chcete zhromaždiť a uložiť dodatočné informácie o zamestnancovi (napríklad číslo jeho bankového účtu na priamy vklad), kliknite na kartu Ďalšie informácie (tiež nie je zobrazená). Táto karta obsahuje tlačidlo Definovať pole, ktoré môžete použiť na zhromažďovanie vlastných bitov informácií o zamestnancovi. Ak chcete použiť možnosť Vlastné pole, kliknite na tlačidlo Definovať pole a potom pomocou dialógového okna Definovať pole definujte polia, ktoré chcete pridať.

Poskytnite informácie o mzdách a daniach

Na záložke Informácie o mzdách popíšte, ako sa vypočíta mzda alebo mzdy zamestnanca, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Rozvrh miezd môžete nastaviť pravidelný rozvrh miezd (napríklad týždenný alebo polmesačný) a priradiť zamestnanca k rozvrhu miezd. Na identifikáciu výplatného obdobia použite rozbaľovací zoznam Frekvencia platby. Voliteľne, ak ste zapli funkciu sledovania tried QuickBooks, použite rozbaľovací zoznam Trieda na klasifikáciu platieb tomuto zamestnancovi. Mzdovú položku zadáte do oblasti Zárobok. Ak zamestnanec zarába ročnú mzdu napríklad 30 000 USD, zadáte mzdovú položku do stĺpca Názov položky. Potom do stĺpca Hodinová/ročná sadzba zadáte ročný plat 30 000 USD.

Karta Informácie o mzde v okne Nový zamestnanec.

Ak chcete opísať, ktoré dane zamestnanec platí, kliknite na tlačidlo Dane. QuickBooks zobrazí dialógové okno Dane. Pomocou karty Federálne identifikujte stav prihlásenia zamestnanca, počet nárokovaných príspevkov a akúkoľvek dodatočnú špecifikovanú zrážkovú daň. Okrem toho pomocou začiarkavacích políčok Subject To označte, či tento zamestnanec podlieha zdravotnej starostlivosti, sociálnemu zabezpečeniu alebo federálnej dani z nezamestnanosti, alebo či má zamestnanec nárok na kredit zo zárobkovej činnosti. Upozorňujeme, že nie všetci zamestnanci podliehajú daniam zo zdravotnej starostlivosti a sociálneho zabezpečenia. Ďalšie informácie získate od svojho daňového poradcu.

Karta Federálne v okne Dane.

Karta Štát samozrejme poskytuje polia, ktoré môžete použiť na opis štátnych daní. Karta Iné vám umožňuje opísať a uložiť akékoľvek informácie o miestnych daniach, ako je napríklad mestská daň z príjmu. To, čo vidíte na karte Iné, opäť závisí od vašej lokality.

Ak kliknete na tlačidlo Choroba/dovolenka na karte Informácie o mzdách v dialógovom okne Nový zamestnanec, zobrazí sa dialógové okno Choroba a dovolenka. Toto dialógové okno vám umožňuje určiť, akým spôsobom sa budú kumulovať mzdy v chorobe alebo dovolenke a čas osobnej dovolenky podľa mzdových období. Počet hodín práceneschopnosti alebo dovolenky môžete zadať v textovom poli Počet hodín, ktoré sú k dispozícii od v čase, keď nastavujete mzdy. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Obdobie časového rozlíšenia môžete určiť, ako často sa má naúčtovať nemocenská alebo dovolenka. Ak sa akumuluje nemocenská alebo dovolenka, použite pole Nazbierané hodiny na zistenie, koľko hodín práceneschopnosti alebo dovolenky zamestnanec zarobí za každú výplatu alebo hodinu, prípadne na začiatku roka. Ak ste nastavili maximálny počet hodín práceneschopnosti alebo hodín dovolenky, ktoré môže zamestnanec akumulovať, zadajte túto hodnotu do poľa Maximálny počet hodín. Ak chcete na začiatku každého roka vynulovať hodiny práceneschopnosti a hodiny dovolenky, vyberte možnosť Resetovať hodiny každý nový rok? zaškrtávacie políčko.

Dialógové okno Sick and Vacation.

Oblasť Dovolenka v dialógovom okne Choroba a dovolenka funguje rovnako ako oblasť Choroba. Do poľa Hodiny dostupné od zadajte počet hodín dovolenky, ktoré sú k dispozícii. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Obdobie časového rozlíšenia môžete určiť, ako často zamestnanci získavajú dovolenku. Pomocou začiarkavacích políčok Nazbierané hodiny a Maximálny počet hodín môžete ovládať, ako fungujú výpočty časového rozlíšenia dovolenky. Nakoniec vyberte možnosť Obnoviť hodiny každý nový rok? začiarknutím políčka vynulujete čas dovolenky na začiatku každého nového roka.

Ak ste sa rozhodli použiť možnosť priameho vkladu, kliknite na tlačidlo Priamy vklad na karte Informácie o mzde v dialógovom okne Nový zamestnanec. QuickBooks vás vyzve, aby ste poskytli informácie potrebné na priame uloženie šekov pre zamestnancov.

Poskytnite ďalšie informácie týkajúce sa zamestnania

Ak vyberiete kartu Informácie o zamestnaní v dialógovom okne Nový zamestnanec, QuickBooks zobrazí kartu, ktorú používate na uloženie dátumu prijatia do zamestnania, dátumu nástupu a podobných údajov o zamestnaní.

Nastavte sumy od začiatku roka do dnešného dňa

Ak si službu Základná mzdová agentúra zriaďujete na úplnom začiatku prevádzky firmy alebo na začiatku roka, nemusíte nastavovať žiadne medziročné sumy (pretože všetky od začiatku roka sumy rovné nule). Ak však prechádzate na službu Základná mzdová agenda niekedy v polovici roka, musíte si nastaviť sumy od začiatku roka do dnešného dňa. Z tohto dôvodu vás QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard prevedie procesom zaznamenávania súm za celý rok.

Ak vaša mzdová agenda spracovávala externá servisná kancelária, ako je ADP alebo Paychex, záverečná mzdová správa z tejto externej servisnej kancelárie pravdepodobne poskytuje všetky informácie, ktoré potrebujete na nastavenie služby Základné mzdy. Ak ste pri spracovaní miezd spolupracovali s účtovníkom alebo účtovníkom, mali by ste byť schopní získať od tejto osoby pomoc pri opise súm miezd za celý rok.

Skontrolujte si údaje o nastavení miezd

Ako súčasť procesu nastavenia základnej mzdy môže QuickBooks (alebo vy) identifikovať mzdové údaje, ktoré sa nezdajú správne. Je možné, že zamestnanec, o ktorom viete, že ste mu zaplatili, nevykazuje žiadnu celoročnú mzdu. V takom prípade opravte nesprávne údaje podľa pokynov na obrazovke. Upozorňujeme však, že proces nastavenia základnej mzdy QuickBooks môže tiež identifikovať podozrivé údaje o mzdách, ktoré sú v skutočnosti správne. Napríklad v štáte Washington dôstojníci nepodliehajú štátnemu poisteniu v nezamestnanosti, ak sa tak rozhodnú. QuickBooks to však nevie, a preto označuje úradníkov, ktorí nie sú označení ako osoby, na ktoré sa vzťahuje štátne poistenie v nezamestnanosti, ako možné chyby.

Opäť platí, že ak sa necítite pohodlne odpovedať na niektoré z týchto otázok týkajúcich sa nastavenia miezd, požiadajte o pomoc účtovníka. Úprimne povedané, keď vám mzdové šeky pripraví externý servisný úrad, skutočne platíte za odborné znalosti a znalosti tejto firmy o tom, ako všetko toto spracovanie miezd funguje. V skutočnosti neplatíte za počítačový čas a papier, na ktorom sú vypísané šeky.

Naplánujte priebeh miezd QuickBooks 2019

Proces nastavenia základnej mzdovej agendy vás tiež prevedie prácou na plánovaní vašich miezd. Inými slovami, ak budete vykonávať výplatnú pásku každý týždeň, dvakrát mesačne alebo v akomkoľvek intervale, proces nastavenia vás požiada, aby ste opísali plán. Opäť platí, že rovnako ako pri iných úlohách, s ktorými vám proces nastavenia základnej mzdy pomáha, všetko, čo musíte urobiť, je poskytnúť niekoľko kúskov informácií.

Zaplaťte zamestnancom v QuickBooks 2019

Keď prejdete krokmi potrebnými na nastavenie schopnosti spracovania miezd QuickBooks, platenie zamestnancov – chvalabohu – je celkom jednoduché. Ak chcete zaplatiť zamestnancom, postupujte takto:

Vyberte Zamestnanci → Platiť zamestnancom → Plánovaná výplatná páska.
QuickBooks zobrazí okno Zamestnanecké centrum.

Spustite plánovanú výplatnú pásku, ktorú chcete spustiť.
Ak chcete spustiť plánovanú mzdovú agendu, ktorú chcete spustiť, vyberte ju v zozname v hornej časti okna Centra zamestnancov.

Kliknite na tlačidlo Spustiť plánovanú výplatu.

Zadajte dátum kontroly miezd a pomocou poľa Dátum kontroly zadajte dátum, ktorý sa má zobrazovať na šekoch miezd.

V poli Koniec výplatného obdobia uveďte dátum, kedy sa končí výplatné obdobie.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Bankový účet identifikujte bankový účet, na ktorý chcete vypisovať šeky.

Overte zamestnancov, ktorým chcete zaplatiť.
QuickBooks uvádza zoznam aktívnych zamestnancov zahrnutých do plánovanej mzdy. Chcete sa uistiť, že zoznam vybraných zamestnancov je správny. Môžete kliknúť na uvedených zamestnancov, aby ste ich vybrali a zrušili výber.

Kliknite na Pokračovať.
QuickBooks počíta výplatné šeky a sumy zrážok zo mzdy pre každého z vybraných zamestnancov.

Ak chcete prijať náhľad výplaty popísanej alebo zobrazenej v dialógovom okne, kliknite na tlačidlo Vytvoriť výplatu.
QuickBooks zobrazí dialógové okno, ktoré vám umožní vytlačiť výplatné pásky alebo výplatné lístky na priamy vklad.

Kliknite na tlačidlo Vytlačiť výplatné pásky alebo Vytlačiť výpisy výplat a postupujte podľa pokynov na obrazovke.
Keď kliknete na ktorékoľvek tlačidlo, QuickBooks zobrazí dialógové okno Select Paychecks/Pay Stubs to Print. Mali by ste potvrdiť bankový účet, na ktorý chcete vypísať šeky. Ak tlačíte šeky, mali by ste tiež použiť pole Prvé číslo šeku na zadanie čísla predtlačeného formulára zobrazeného na prvom výplatnom šeku, ktorý budete tlačiť. Mali by ste tiež potvrdiť, že výplaty zamestnancov uvedené v dialógovom okne sú tie, ktoré chcete vytlačiť.

Po potvrdení správnosti informácií o tlači výplaty kliknite na tlačidlo OK.
QuickBooks zobrazí dialógové okno Tlač šekov (rovnaké, aké používate na tlač akéhokoľvek šeku).

Vytlačte šeky obvyklým spôsobom.

Ak chcete zrušiť výber výplaty na tlač, kliknutím na stĺpec kontroly zrušte začiarknutie a tým zrušte označenie výplaty.

Rozdeľte výplaty alebo výplatné lístky.
Je zrejmé, že po vytlačení šekov ich podpíšete a následne rozošlete. Tu vás nechám na vlastnú päsť. Som si istý, že viete, ako nájsť zamestnancov, ktorých potrebujete zaplatiť, a navyše, ako im odovzdať výplaty. Sakra, pravdepodobne práve teraz stoja pri tvojom stole a čakajú, kým aj tak dokončíš výplatnú pásku.

Okno Zamestnanecké centrum: Mzdové stredisko.

Ako upraviť a zrušiť výplaty v QuickBooks 2019

Buďte opatrní, keď chcete zmeniť informácie o kontrole miezd. Kontroly miezd sú o niečo zložitejšie ako bežné kontroly, pretože informácie z kontrol miezd ovplyvňujú množstvo mzdových počítadiel. Mzdové kontroly napríklad zvyšujú hrubú mzdu niekoho za rok a ovplyvňujú aj sumy zrážok. Z tohto dôvodu, keď chcete zmeniť alebo zrušiť výplatu, ktorú ste predtým vytvorili, vyberte príkaz Zamestnanci → Upraviť/Zrušiť výplaty. Keď to urobíte, QuickBooks zobrazí okno Upraviť/zrušiť výplaty (nezobrazené). Toto okno obsahuje zoznam výplat, ktoré ste predtým vytvorili a vytlačili. Ak chcete zmeniť jednu z uvedených výplat, dvakrát kliknite na výplatnú pásku. Keď QuickBooks zobrazí okno Paychecks, kliknite na tlačidlo Paycheck Detail. Keď QuickBooks zobrazí okno Review Paychecks, použite ho na vykonanie príslušnej zmeny na výplatnej páske. Všimnite si, že ďalšie podrobnosti, ako je meno alebo adresa, môžete zmeniť pomocou okna Výplata.

Ak chcete zrušiť výplatu zobrazenú v okne Výplata, zvoľte príkaz Upraviť →Zrušiť výplatu.

Po úprave alebo zrušení šeku kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť alebo Uložiť a nový, aby ste uložili zmeny do výplatnej pásky.

Mzdové záväzky v QuickBooks 2019

Sumy, ktoré zadržíte z výplat zamestnancov, sa stanú pasívami, ktoré musíte neskôr zaplatiť. Ak zadržíte odpočty federálnej dane z príjmu, musíte tieto platby poukázať úradu Internal Revenue Service.

Ak chcete zaplatiť daňové záväzky zo mzdy, vyberte Zamestnanci → Dane zo mzdy a záväzky → Zaplatiť plánované záväzky. QuickBooks zobrazí okno Zamestnanecké centrum, ktoré vám umožní vybrať mzdové záväzky, ktoré chcete zaplatiť. Kliknite na záväzok, ktorý chcete zaplatiť, a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť/Zaplatiť. QuickBooks vypíše šek na zaplatenie vybraného záväzku. Tento šek vytlačíte bežným spôsobom.

To, ako rýchlo musíte odviesť dane zo mzdy vyvolané mzdovou agendou, závisí od rôznych faktorov vrátane veľkosti vkladu. Osvedčeným postupom je však okamžite poukázať všetky dlžné sumy. Príslušná vládna agentúra vám zvyčajne umožňuje jednoducho a elektronicky vykonávať daňové vklady pomocou webovej stránky. Webová stránka ministerstva financií USA vám napríklad umožňuje jednoducho vkladať federálne daňové vklady týmto spôsobom. V skutočnosti ste povinní používať tento systém, ak platíte viac ako 2 500 dolárov na dani zo mzdy za štvrťrok.