Ako organizovať, tlačiť a exportovať položky zoznamu QuickBooks 2015

Ak ste skúseným používateľom QuickBooks, potom viete, aké dôležité môžu byť zoznamy pre vašu firmu. Máte možnosť organizovať a tlačiť svoje zoznamy, ako aj exportovať položky zoznamu do programu na spracovanie textu, ak je to potrebné.

Usporiadanie zoznamov

Ak chcete usporiadať zoznam, musíte byť v režime pre jedného používateľa. Tu je niekoľko spôsobov, ako si môžete usporiadať zoznam:

• Ak chcete presunúť položku a všetky jej podpoložky: Kliknite na kosoštvorec vedľa položky a potom presuňte položku nahor alebo nadol v zozname na nové miesto.

• Ak chcete podpoložke vytvoriť vlastnú položku: Kliknite na kosoštvorec vedľa položky a potom ju potiahnite doľava.

• Ak chcete z položky urobiť podpoložku: Presuňte položku tak, aby bola priamo pod položkou, pod ktorú chcete, aby spadla. Potom kliknite na diamant vedľa položky a potiahnite ju doprava.

• Ak chcete zoradiť zoznam podľa abecedy: Kliknite na tlačidlo Názov v hornej časti okna zoznamu. QuickBooks zoradí podľa abecedy váš zoznam zákazníkov, predajcov, účtov atď. v poradí „A až Z“ aj v opačnom poradí „Z po A“.

Tlač zoznamov

Zoznamy zákazníkov, dodávateľov a zamestnancov si môžete vytlačiť kliknutím na tlačidlo Tlačiť v hornej časti obrazovky konkrétneho strediska pre typ zoznamu, ktorý si vyberiete. Zoznam patrí medzi možnosti dostupné na tlač v rozbaľovacom zozname.

Bežný zoznam môžete vytlačiť zobrazením zoznamu, kliknutím na tlačidlo v ľavom dolnom rohu okna so zoznamom a následným výberom možnosti Tlačiť zoznam. Často však najlepším spôsobom, ako vytlačiť zoznam, je vytlačiť zostavu zoznamu.

Môžete vytvoriť, prispôsobiť a vytlačiť zostavu zoznamu výberom položky Reports→List a následným výberom zoznamu, ktorý chcete vytlačiť. Môžete tiež vytvoriť jednu z niekoľkých zoznamových správ kliknutím na tlačidlo Správy v okne zoznamu a výberom správy z kontextovej ponuky.

Kliknutím na tlačidlo Aktivity v okne zoznamu rýchlo získate prístup k bežným aktivitám spojeným s položkami v tomto zozname. Alebo kliknite na Prehľady, aby ste získali rýchly prístup k bežným prehľadom súvisiacim s položkami v zozname.

Exportovanie položiek zoznamu do textového procesora

Ak používate QuickBooks na ukladanie mien a adries svojich zákazníkov, predajcov a zamestnancov, môžete vytvoriť textový súbor s kontaktnými informáciami pre týchto ľudí. Tento súbor potom môžete exportovať do inej aplikácie, ako je napríklad textový procesor, a vytvoriť tak zostavy, ktoré tieto informácie využívajú.

Ak chcete exportovať informácie zo zoznamu do textového súboru, kliknite na tlačidlo v ľavom dolnom rohu okna so zoznamom a vyberte položku Tlačiť zoznam. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Tlačiť, vyberte možnosť Súbor, kliknite na Tlačiť a po zobrazení výzvy zadajte názov súboru.

Príkaz ponuky Súbor Tlačiť formuláre tiež poskytuje príkaz Štítky na vytváranie poštových štítkov pre zákazníkov a predajcov. Posledný príkaz v ponuke Spoločnosť — Pripraviť listy s obálkami — vám tiež umožňuje pripraviť listy (a, preboha, obálky s adresou) z informácií o mene a adrese zo zoznamov Zákazník, Dodávateľ a Zamestnanec.