Ako nastaviť zoznam dodávateľov QuickBooks 2014

Rovnako ako používate zoznam zákazníkov v QuickBooks na uchovávanie záznamov o všetkých svojich zákazníkoch, používate zoznam dodávateľov na uchovávanie záznamov o svojich dodávateľoch. Podobne ako zoznam zákazníkov, aj zoznam dodávateľov vám umožňuje zhromažďovať a zaznamenávať informácie, ako je adresa predajcu, kontaktná osoba atď.

Ak chcete pridať dodávateľa do zoznamu dodávateľov, postupujte takto:

1Vyberte príkaz Dodávatelia→Centrum dodávateľov.

Keď tak urobíte, QuickBooks zobrazí okno Vendor Center.

2 Ak chcete pridať nového dodávateľa, kliknite na tlačidlo Nový dodávateľ a potom z rozbaľovacieho zoznamu vyberte Nový dodávateľ.

QuickBooks zobrazí okno Nový dodávateľ.

3 Do poľa Meno dodávateľa zadajte meno dodávateľa.

Rovnako ako v prípade zoznamu Customer:Job tento názov používate na označenie dodávateľa v rámci QuickBooks. Z tohto dôvodu je vhodná skratka. Chcete len niečo, čo sa dá ľahko zadať a ľahko zapamätať.

4 (Voliteľné) Ak platíte svojmu predajcovi v inej mene, ako je vaša zvyčajná domáca mena, vyberte túto menu z rozbaľovacieho zoznamu Mena.

Ak ste QuickBooks povedali, že pracujete vo viacerých menách – urobili by ste to počas procesu nastavovania EasyStep Interview – QuickBooks chce, aby ste identifikovali, keď dostanete účty od dodávateľa alebo keď zaplatíte predajcovi v inej mene, ako je vaša domáca mena. (Poznámka: Na obrázku sa nezobrazuje rozbaľovací zoznam Mena, pretože funkcia sledovania viacerých mien nie je zapnutá.)

5 (Obvyklé pravidlo) Ignorujte polia Počiatočný zostatok a Zo dňa.

Nerobte nič s krabicami Počiatočný zostatok a Stav. Ľudia, ktorí to nevedia, používajú tieto políčka na zadanie počiatočného zostatku dlžného predajcovi a dátumu dlžnej sumy. To však spôsobuje problémy len neskôr. Niekedy v budúcnosti bude musieť účtovník tejto úbohej duše nájsť a opraviť túto chybu.

Rovnako ako pri pridávaní nových zákazníkov však existuje výnimka zo zaužívaného pravidla.

Hoci zvyčajným pravidlom je, že nechcete nastaviť počiatočný zostatok pre dodávateľa, toto pravidlo má dôležitú výnimku. Zaznamenáte svoj splatný zostatok k dátumu konverzie nastavením počiatočného zostatku pre každého dodávateľa k dátumu konverzie. Súčet týchto počiatočných zostatkov je to, čo QuickBooks používa na určenie vašich celkových účtov splatných v deň konverzie.

6 Zadajte informácie o adrese predajcu.

Karta Informácie o adrese poskytuje množstvo ľahko pochopiteľných polí, ktoré používate na zhromažďovanie informácií o mene a adrese dodávateľa. Predvídateľne zadáte celé meno dodávateľa do poľa Názov spoločnosti.

Kliknutím na tlačidlá Upraviť na karte Informácie o adrese zobrazíte ďalšie dialógové okno s názvom Upraviť informácie o adrese, ktoré vám umožňuje zadať adresu v typickom formáte ulice, mesta, štátu a PSČ. Tlačidlá Upraviť sa zobrazia napravo od blokov adries Fakturované od a Odoslané.

7Uveďte všetky potrebné dodatočné informácie.

Karta Nastavenia platieb zhromažďuje najrelevantnejšie informácie o dodávateľovi vrátane čísla účtu, úverového limitu a platobných podmienok, ale ak kliknete na kartu Nastavenia dane, kartu Nastavenia účtu alebo kartu Ďalšie informácie, QuickBooks zobrazí niekoľko ďalších polí, ktoré môžete použiť na zhromažďovanie a uchovávanie informácií:

Karta Nastavenia dane vám umožňuje zhromaždiť daňové identifikačné číslo dodávateľa, aby ste mohli (ako to niekedy vyžadujú federálne daňové zákony) odoslať predajcovi formulár 1099 na konci roka.

Karta Nastavenia účtu vám umožňuje určiť, ktoré účty by mal QuickBooks použiť na predvyplnenie polí účtu pri zadávaní transakcie pre dodávateľa.

Karta Ďalšie informácie vám umožňuje kategorizovať dodávateľa podľa typu a tiež vám umožňuje vytvárať ďalšie vlastné polia.

Ak platíte predajcovi prvýkrát, dobrým usmernením je získať jeho daňové identifikačné číslo. Ak vám niekto neposkytne svoje daňové identifikačné číslo – čím vám znemožní nahlasovať platby, ktoré mu robíte – pravdepodobne to znamená, že niečo nie je v poriadku.

Ak kliknete na kartu Nastavenia účtu (štvrtá karta dostupná v okne Nový dodávateľ), QuickBooks zobrazí polia, ktoré môžete použiť na zoznam účtov, ktoré má QuickBooks automaticky vyplniť, keď zaznamenáte šek u niektorého dodávateľa alebo keď zaznamenať faktúru od nejakého predajcu.

Napríklad, ak šek prenajímateľovi vždy platí náklady na nájomné a náklady na energie, môžete povedať QuickBooks, aby predvyplnil pomocou týchto dvoch účtov zakaždým, keď uvediete, že píšete šek alebo zaznamenávate účet od prenajímateľa.