Ako nastaviť zamestnancov v rozšírenom mzdovom procese QuickBooks

Po nastavení informácií o vašej spoločnosti pre mzdy v QuickBooks ste pripravení nastaviť zamestnancov pre mzdy. Ako súčasť procesu nastavenia Enhanced Payroll zobrazí QuickBooks webovú stránku, kde môžete pridať svojich zamestnancov.

Zamestnancov môžete pridať aj zobrazením Centra zamestnancov. (Vyberte príkaz Zamestnanci→Centrum zamestnancov a kliknite na tlačidlo Nový zamestnanec.) Keď kliknete na tlačidlo Nový zamestnanec, QuickBooks zobrazí kartu Osobné v dialógovom okne Nový zamestnanec.

Ak chcete opísať zamestnanca, vyplňte polia na karte Osobné. Všetky tieto veci sú samovysvetľujúce; zadáte meno osoby do polí Legal Name. Krstné meno zamestnanca sa nachádza v poli Prvý, prostredná iniciála v poli MI atď.

Kliknutím na kartu Adresa a kontakt (nie je zobrazená) zhromaždíte a uložíte poštovú adresu zamestnanca a ďalšie kontaktné informácie, ako napríklad jeho telefónne číslo.

Ak chcete zhromaždiť a uložiť dodatočné informácie o zamestnancovi (napríklad číslo jeho bankového účtu na priamy vklad), kliknite na kartu Ďalšie informácie (tiež nie je zobrazená). Táto karta obsahuje tlačidlo Definovať pole, ktoré môžete použiť na zhromažďovanie vlastných bitov informácií o zamestnancovi.

Ak chcete použiť možnosť Vlastné pole, kliknite na tlačidlo Definovať pole a potom pomocou dialógového okna Definovať pole definujte polia, ktoré chcete pridať.

Poskytovanie mzdových a daňových informácií

Na karte Informácie o mzdách môžete popísať spôsob výpočtu mzdy alebo miezd zamestnanca. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Rozvrh miezd môžete nastaviť pravidelný rozvrh miezd (napríklad týždenný alebo polmesačný) a priradiť zamestnanca k rozvrhu miezd. Na identifikáciu výplatného obdobia použite rozbaľovací zoznam Frekvencia platby.

Voliteľne, ak ste zapli funkciu sledovania tried QuickBooks, použite rozbaľovací zoznam Trieda na klasifikáciu platieb tomuto zamestnancovi. Mzdovú položku zadáte do oblasti Zárobok. Napríklad, ak zamestnanec zarába ročnú mzdu 30 000 USD, zadáte mzdovú položku do stĺpca Názov položky. Potom do stĺpca Hodinová/ročná sadzba zadáte ročný plat 30 000 USD.

Ak ste nastavili QuickBooks na spracovanie iných príplatkov alebo zrážok na šeku zo mzdy (náhrady výdavkov alebo zrážky z dôchodku), použite oblasť Prídavky, zrážky a firemné príspevky na popis týchto položiek a súm položiek.

Ak chcete opísať, ktoré dane zamestnanec platí, kliknite na tlačidlo Dane. QuickBooks zobrazí dialógové okno Dane. Pomocou karty Federálne identifikujte stav prihlásenia zamestnanca, počet nárokovaných príspevkov a akúkoľvek dodatočnú špecifikovanú zrážkovú daň.

Okrem toho pomocou začiarkavacích políčok Subject To označte, či tento zamestnanec podlieha zdravotnej starostlivosti, sociálnemu zabezpečeniu alebo federálnej dani z nezamestnanosti, alebo či má zamestnanec nárok na kredit zo zárobkovej činnosti.

Nie všetci zamestnanci podliehajú daniam zo zdravotnej starostlivosti a sociálneho zabezpečenia. Ďalšie informácie získate od svojho daňového poradcu.

Karta Štát samozrejme poskytuje polia, ktoré môžete použiť na opis štátnych daní. Karta Štátna daň sa líši v závislosti od štátu, v ktorom sa nachádzate.

Karta Iné vám umožňuje opísať a uložiť akékoľvek informácie o miestnych daniach, ako je napríklad mestská daň z príjmu. To, čo vidíte na karte Iné, opäť závisí od vašej lokality.

Ak kliknete na tlačidlo Choroba/dovolenka na karte Informácie o mzdách v dialógovom okne Nový zamestnanec, zobrazí sa dialógové okno Choroba a dovolenka. Toto dialógové okno vám umožňuje určiť, akým spôsobom sa budú kumulovať mzdy v chorobe alebo dovolenke a čas osobnej dovolenky podľa mzdových období. Počet hodín práceneschopnosti alebo dovolenky môžete zadať v textovom poli Počet hodín, ktoré sú k dispozícii od v čase, keď nastavujete mzdy.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Obdobie časového rozlíšenia môžete určiť, ako často sa má naúčtovať nemocenská alebo dovolenka. Ak sa akumuluje nemocenská alebo dovolenka, použite pole Nazbierané hodiny na zistenie, koľko hodín práceneschopnosti alebo dovolenky zamestnanec zarobí za každú výplatu alebo hodinu, prípadne na začiatku roka.

Ak ste nastavili maximálny počet hodín práceneschopnosti alebo hodín dovolenky, ktoré môže zamestnanec akumulovať, zadajte túto hodnotu do poľa Maximálny počet hodín. Ak chcete na začiatku každého roka vynulovať hodiny práceneschopnosti a hodiny dovolenky, vyberte možnosť Resetovať hodiny každý nový rok? zaškrtávacie políčko.

Oblasť Dovolenka v dialógovom okne Choroba a dovolenka funguje rovnako ako oblasť Choroba. Zadajte napríklad počet hodín dovolenky, ktoré sú k dispozícii do poľa Hodiny dostupné od. Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Obdobie časového rozlíšenia môžete určiť, ako často zamestnanci získavajú dovolenku.

Pomocou začiarkavacích políčok Nazbierané hodiny a Maximálny počet hodín môžete ovládať, ako fungujú výpočty časového rozlíšenia dovolenky. Nakoniec vyberte možnosť Obnoviť hodiny každý nový rok? začiarknutím políčka vynulujete čas dovolenky na začiatku každého nového roka.

Ak ste sa rozhodli použiť možnosť Priamy vklad, kliknite na tlačidlo Priamy vklad na karte Informácie o mzde v dialógovom okne Nový zamestnanec. QuickBooks vás vyzve, aby ste poskytli informácie potrebné na priame uloženie šekov pre zamestnancov.

Poskytovanie ďalších informácií súvisiacich so zamestnaním

Ak vyberiete kartu Informácie o zamestnaní v dialógovom okne Nový zamestnanec, QuickBooks zobrazí kartu, ktorú používate na uloženie dátumu prijatia do zamestnania, dátumu nástupu a podobných údajov o zamestnaní.