Ako nastaviť všeobecné možnosti účtovníctva v QuickBooks 2013

Karta Predvoľby spoločnosti v aplikácii QuickBooks 2013 poskytuje nasledujúcich päť začiarkavacích políčok všeobecného účtovníctva, ako aj upozornenia na dátumy a nastavenia dátumu uzávierky. (Začiarkavacie políčka sú pravdepodobne samozrejmé pre každého, kto robil trochu účtovníctva s QuickBooks, ale pre nových používateľov QuickBooks je tu stručný popis toho, čo každý robí.)

• Použiť čísla účtov: Ak je začiarknuté políčko Použiť čísla účtov, umožňuje vám zadať číslo účtu pre transakciu. Príslušné začiarkavacie políčko Show Lowest Subaccount Only (Zobraziť iba najnižší podúčet) povie QuickBooks, aby zobrazilo iba názov a číslo účtu podúčtu (ak ho používate) namiesto úplného dedičstva účtu.

  Ak používate veľa úrovní podúčtov, táto možnosť môže skutočne vyčistiť zobrazenia, vďaka čomu bude jednoduchšie zistiť, na ktorý účet sa pozeráte.

• Vyžadovať účty: Ak je začiarknuté políčko Vyžadovať účty, QuickBooks informuje, že musíte zadať účet pre transakciu. Toto dáva zmysel. Ak nepoužívate účty na sledovanie súm, ktoré prúdia do az podniku, v skutočnosti nevediete účtovníctvo. Nikdy by nemalo zmysel zrušiť začiarknutie políčka Vyžadovať účty.

• Použiť sledovanie tried pre transakcie: Začiarkavacie políčko Použiť sledovanie tried vám umožňuje povedať QuickBooks, že chcete používať nielen účty na sledovanie vašich finančných informácií, ale aj triedy. Triedy vám umožňujú rozdeliť informácie na úrovni účtu iným spôsobom. Znie to zložito, ale je to naozaj celkom jednoduché.

  Zoznam účtov vám napríklad umožňuje sledovať príjmy a výdavky podľa kategórií príjmov a výdavkov. Výdavky môžete sledovať pomocou kategórií, ako sú mzdy, nájomné a zásoby. Triedy vám preto poskytujú spôsob, ako sledovať tieto informácie v inej dimenzii.

  Môžete napríklad rozdeliť mzdové náklady na mzdy vynaložené na dve rôzne miesta vášho podnikania. Reštaurátor s dvoma reštauráciami to môže chcieť urobiť. Všimnite si, že QuickBooks tiež poskytuje políčko, ktoré môžete začiarknuť, aby ste označili, že QuickBooks vás má vyzvať na priradenie tried.

• Automaticky priradiť číslo zápisu do denníka : Toto začiarkavacie políčko povie programu QuickBooks, aby priradil čísla všeobecným záznamom denníka, ktoré zadáte pomocou príkazu Vytvoriť záznam denníka. Toto políčko chcete nechať začiarknuté. Mimochodom, všeobecné zápisy do denníka zvyčajne zadáva vaša CPA alebo váš profesionálny účtovník.

• Upozorniť pri zaúčtovaní transakcie na nerozdelený zisk: Toto začiarkavacie políčko povie spoločnosti QuickBooks, aby zobrazila varovnú správu vždy, keď sa vy alebo niekto iný pokúsi priamo odpísať alebo pripísať na účet jej nerozdelených zárobkov. (Za normálnych okolností nechcete priamo strhávať alebo pripisovať na účet nerozdeleného zisku a iba skúsení účtovníci by v každom prípade zadávali transakcie priamo do nerozdeleného zisku.)

• Upozornenia na dátum: Políčka s upozornením na dátum informujú QuickBooks, aby vás varoval, keď vy alebo niekto iný zadáte transakciu s dátumom príliš ďaleko v minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti. Ak označíte jedno z polí dátumových upozornení, chcete tiež určiť, koľko dní je príliš ďaleko do minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti.

• Nastavenia dátumu zatvorenia: Pole Dátum zatvorenia vám umožňuje určiť dátum, pred ktorým nie je možné zmeniť dátový súbor QuickBooks. Inými slovami, ak nastavíte dátum uzávierky na 31. december 2011, hovoríte spoločnosti QuickBooks, že nechcete, aby sa v dátovom súbore QuickBooks vykonali pred týmto dátumom žiadne zmeny .

  To znamená, že niekto nemôže upraviť transakciu s dátumom pred dátumom uzávierky bez toho, aby dostal desivú varovnú správu. Znamená to tiež, že niekto nemôže zadať transakciu s použitím dátumu pred týmto dátumom uzávierky.

  Kliknutím na tlačidlo Nastaviť dátum/heslo zobrazíte dialógové okno, ktoré vám umožní zadať dátum uzávierky a vytvoriť požadované heslo, keď chce niekto pridať starú transakciu alebo upraviť starú transakciu.

Už dávno minulé verzie QuickBooks tiež umožňovali zapnúť a vypnúť funkciu audit trail pomocou karty Predvoľby spoločnosti v Predvoľbách účtovníctva. Všetky najnovšie verzie QuickBooks však poskytujú vždy zapnutý audit trail, takže už neuvidíte preferenciu účtovania zaškrtávacieho políčka Audit Trail.

Audit trail, mimochodom, jednoducho vedie zoznam toho, kto vykonáva aké zmeny v transakciách. Účtovníci predvídateľne milujú audit traily. Kontrolné záznamy umožňujú niekomu, ako napríklad vašej CPA, prísť po tom a zistiť, prečo je zostatok na účte taký, aký je.