Ako nastaviť úlohu QuickBooks 2015

V QuickBooks 2015 môžete sledovať faktúry podľa zákazníka alebo podľa zákazníka a úlohy. Môže to znieť čudne, ale niektoré firmy fakturujú zákazníkom (možno niekoľkokrát) konkrétne úlohy. Vezmime si prípad subdodávateľa stavby, ktorý robí základy pre hŕstku staviteľov rodinných domov. Tento subdodávateľ stavby pravdepodobne fakturuje svojim zákazníkom podľa zákazky a každému zákazníkovi fakturuje viackrát za rovnakú prácu.

Napríklad fakturuje Poverty Rock Builders za základnú prácu na Birch Street 1113, keď vyleje základy a potom znova, keď položí blok. V 1028 Fairview si rovnaká základná práca vyžaduje aj viac ako jednu faktúru.

Ak chcete nastaviť úlohy pre zákazníkov, musíte najprv opísať zákazníkov. Potom postupujte podľa týchto krokov:

Vyberte Zákazníci → Zákaznícke centrum.

QuickBooks zobrazí okno zákazníckeho centra.

Kliknite pravým tlačidlom myši na zákazníka, pre ktorého chcete nastaviť úlohu, v kontextovej ponuke, ktorá sa zobrazí, vyberte možnosť Pridať úlohu a kliknite na kartu Pridať úlohu.

QuickBooks zobrazí okno Nová úloha. Toto okno používate na popis úlohy. Veľká časť informácií v tomto okne sa objaví na faktúre.

Pridajte názov úlohy.

Kurzor sa nachádza v textovom poli Názov úlohy. Stačí zadať názov úlohy alebo projektu.

(Voliteľné) Ak sledujete zostatky zákazníka podľa úlohy, zadajte počiatočný zostatok úlohy .

Presuňte kurzor do textového poľa Počiatočný zostatok a zadajte celkovú sumu, ktorú zákazník dlhuje na zákazke, ktorú popisujete v deň konverzie.

Zadajte aktuálny dátum do textového poľa Od.

Identifikujte zákazníka.

V prípade, že ste v kroku 2 vybrali nesprávneho zákazníka, nahliadnite do rozbaľovacieho zoznamu Zákazník. Uvádza správneho zákazníka? Ak nie, aktivujte rozbaľovací zoznam a vyberte správneho zákazníka.

(Voliteľné) Pomenujte svoj kontakt a vyplňte ďalšie relevantné informácie.

Do textových polí Celé meno môžete zadať meno svojho kontaktu a alternatívneho kontaktu. QuickBooks vyplní textové pole Kontakt za vás. Pravdepodobne vám to nemusí hovoriť, ale vyplňte textové polia Telefón, Fax, E-mail a webové stránky, aby ste mali tieto informácie po ruke.

Zadajte fakturačnú adresu úlohy.

Pomocou textového poľa Fakturovať môžete zadať fakturačnú adresu úlohy zákazníka. Pretože je veľká šanca, že fakturačná adresa úlohy je rovnaká ako fakturačná adresa zákazníka, QuickBooks skopíruje fakturačnú adresu zo zoznamu zákazníkov. Ale ak je to potrebné, urobte zmeny.

Vyberte adresu dodania.

Na zadanie dodacej adresy úlohy môžete použiť textové pole Odoslať. Ak je dodacia adresa rovnaká ako fakturačná adresa, kliknite na tlačidlo Kopírovať.

Kliknite na kartu Nastavenia platieb a opíšte platobné podmienky zákazníka.

Pomocou karty Nastavenia platieb môžete napríklad zaznamenať číslo účtu a preferovaný spôsob platby. Pomocou poľa Kreditný limit môžete nastaviť úverový limit zákazníka. A môžete ukladať informácie o platbách kreditnou kartou pre zákazníkov, ktorí chcú, aby ste uchovávali čísla ich kariet.

(Veľmi voliteľné) Kliknite na kartu Ďalšie informácie a kategorizujte úlohu.

Na zadanie typu úlohy môžete použiť rozbaľovací zoznam Typ zákazníka. Jediné počiatočné typy v predvolenom zozname sú Z reklamy, Odporúčanie, Maloobchod a Veľkoobchod. Ďalšie typy môžete vytvoriť výberom položky Pridať nového z rozbaľovacieho zoznamu Typ zákazníka (takže aplikácia QuickBooks zobrazí dialógové okno Nový typ zákazníka) a vyplnením medzier.

(Voliteľné) Kliknite na kartu Informácie o úlohe a pridajte konkrétne informácie o úlohe.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Stav úlohy na karte Informácie o úlohe môžete vybrať možnosť Žiadne, Nevybavené, Pridelené, Prebieha, Uzavreté alebo Neudelené, podľa toho, čo je najvhodnejšie. Počiatočný dátum je, samozrejme, deň, kedy začínate prácu. Ako každý vie, predpokladaný koniec a dátum ukončenia nemusia byť nevyhnutne rovnaké. Nevyplňujte Dátum ukončenia, kým sa úloha skutočne nedokončí.

Pole Popis úlohy môže obsahovať akékoľvek užitočné informácie, ktoré sa zmestia na jeden riadok, a Typ úlohy je ďalšie pole, ktoré môžete použiť. (Ak toto pole použijete, môžete pridať nový typ úlohy výberom položky Pridať novú zo zoznamu Typ úlohy.)

Uložte informácie o úlohe kliknutím na OK alebo Ďalej.

Po dokončení popisu úlohy máte dve možnosti: Kliknutím na tlačidlo OK pridáte úlohu do zoznamu a vrátite sa do okna Zákazníckeho centra, alebo môžete kliknutím na tlačidlo Ďalej pridať úlohu do zoznamu a ponechať okno Nová úloha na obrazovke. aby ste mohli pridať ďalšie úlohy.

Informácie o úlohe môžete upravovať rovnakým spôsobom, ako upravujete informácie o zákazníkovi. Zobrazte okno Zákazníckeho centra výberom Zákazník→Zákaznícke centrum. Keď QuickBooks zobrazí okno, dvakrát kliknite na úlohu a vykonajte zmeny v okne Edit Job, ktoré sa zobrazí.

Ak chcete súčasne pridať veľký počet zákazníkov alebo zákaziek do zoznamu zákazníkov, zobrazte okno Zákaznícke centrum, kliknite na tlačidlo Nový zákazník a úloha a potom vyberte možnosť Pridať viacerých zákazníkov: Úlohy. QuickBooks zobrazí pracovný hárok Pridať/upraviť viacero položiek zoznamu, ktorý vám umožňuje zhromažďovať a upravovať všetky rovnaké informácie ako bežné okná Customers & Jobs.

Môžete tiež deaktivovať zamestnanca zo svojho zoznamu, ak sa to začne prepĺňať menami zamestnancov, ktorí už pre vás nepracujú. S ich deaktiváciou by ste mali počkať, kým sa skončí rok a vytlačia sa formuláre W-2.