Ako nastaviť predvoľby účtovníctva v QuickBooks 2011

Nastavením preferencií môžete určiť, ako pre vás QuickBooks funguje. V skutočnosti veľa z toho, čo robíte pri spustení QuickBooks 2011 EasyStep Interview (keď si nastavíte QuickBooks), poskytuje informácie, ktoré QuickBooks používa na nastavenie vašich preferencií.

Ak napríklad uvediete, že účtujete zákazníkom daň z obratu, rozhovor EasyStep popisuje, ako by mala daň z obratu fungovať pre vašu firmu pomocou preferencií dane z obratu.

Karta Moje preferencie v sade účtovných preferencií poskytuje jedinú možnosť: QuickBooks môžete povedať, že chcete, aby automaticky dopĺňal informácie pri zaznamenávaní všeobecného účtovného zápisu.

Karta Predvoľby spoločnosti poskytuje nasledujúcich päť začiarkavacích políčok všeobecného účtovníctva, ako aj nastavenia dátumu uzávierky.

• Použiť čísla účtov: Ak je začiarknuté políčko Použiť čísla účtov, umožňuje vám zadať číslo účtu pre transakciu.

• Vyžadovať účty: Ak je začiarknuté políčko Vyžadovať účty, QuickBooks informuje, že musíte zadať účet pre transakciu.

• Použiť sledovanie tried: Začiarkavacie políčko Použiť sledovanie tried vám umožňuje povedať QuickBooks, že na sledovanie finančných informácií chcete používať nielen účty, ale aj triedy. Výdavky môžete sledovať pomocou kategórií, ako sú mzdy, nájomné a zásoby. Triedy vám preto poskytujú spôsob, ako sledovať tieto informácie v inej dimenzii.

• Automaticky priradiť číslo zápisu do všeobecného denníka : Toto začiarkavacie políčko povie programu QuickBooks, aby priradil čísla všeobecným záznamom denníka, ktoré zadáte pomocou príkazu Vytvoriť záznam denníka. Toto políčko chcete nechať začiarknuté.

• Upozorniť pri zaúčtovaní transakcie na nerozdelený zisk: Toto začiarkavacie políčko povie QuickBooks, aby zobrazilo varovnú správu vždy, keď sa vy alebo niekto iný pokúsi priamo odpísať alebo pripísať na účet nerozdelených zárobkov.

• Upozornenia na dátum: Políčka s upozornením na dátum informujú QuickBooks, aby vás varoval, keď vy alebo niekto iný zadáte transakciu s dátumom príliš ďaleko v minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti. Tiež chcete určiť, koľko dní je príliš ďaleko do minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti.

• Nastavenia dátumu zatvorenia: Pole Dátum zatvorenia vám umožňuje určiť dátum, pred ktorým nie je možné zmeniť dátový súbor QuickBooks. Inými slovami, ak nastavíte dátum uzávierky na 31. december 2010, hovoríte spoločnosti QuickBooks, že nechcete, aby sa v dátovom súbore QuickBooks vykonali pred týmto dátumom žiadne zmeny .

Predchádzajúce verzie QuickBooks vám tiež umožňujú zapnúť a vypnúť funkciu audit trail pomocou karty Predvoľby spoločnosti v Predvoľbách účtovníctva. Od roku 2007 však QuickBooks poskytuje vždy zapnutý audit trail, takže v preferenciách účtovníctva už neuvidíte začiarkavacie políčko Audit Trail. Audit trail, mimochodom, jednoducho vedie zoznam toho, kto vykonáva aké zmeny v transakciách. Účtovníci predvídateľne milujú audit traily. Kontrolné záznamy umožňujú niekomu, ako napríklad vašej CPA, prísť po tom a zistiť, prečo je zostatok na účte taký, aký je.