Ako nastaviť predvoľby účtovníctva v QuickBooks 2010

Môžete určiť, ako pre vás QuickBooks 2010 pracuje, nastavením preferencií. Tieto preferencie majú veľký vplyv na to, ako QuickBooks funguje a ako konkrétny používateľ pracuje s QuickBooks. Predvoľby účtovania môžete manuálne zmeniť výberom Upraviť → Predvoľby. QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, z ktorého máte prístup ku všetkým nastaveniam preferencií.

Karta Predvoľby spoločnosti poskytuje nasledujúce všeobecné možnosti účtovania, ako aj nastavenia dátumu uzávierky:

• Použiť čísla účtov: Umožňuje vám zadať číslo účtu pre transakciu. Príslušné začiarkavacie políčko Zobraziť iba najnižší podúčet hovorí QuickBooks, aby zobrazilo iba názov a číslo účtu podúčtu (ak ho používate), a nie celé dedičstvo účtu.

  Ak používate veľa úrovní podúčtov, táto možnosť môže skutočne vyčistiť zobrazenia, vďaka čomu bude jednoduchšie zistiť, na ktorý účet sa pozeráte.

• Vyžadovať účty: Hovorí QuickBooks, že musíte zadať účet pre transakciu. Pravdepodobne nikdy nemá zmysel zrušiť začiarknutie políčka Vyžadovať účty.

• Použiť sledovanie tried: Umožňuje vám povedať QuickBooks, že na sledovanie finančných informácií chcete používať nielen účty, ale aj triedy. Triedy vám jednoducho umožňujú rozdeliť informácie na úrovni účtu iným spôsobom.

• Automaticky priradiť číslo zápisu do všeobecného denníka : povie QuickBooks, aby priradil čísla všeobecným záznamom denníka, ktoré zadáte pomocou príkazu Make Journal Entry.

• Upozorniť pri zaúčtovaní transakcie na nerozdelený zisk: Informuje QuickBooks, aby zobrazilo varovnú správu vždy, keď sa vy alebo niekto iný pokúsi priamo odpísať alebo pripísať na účet nerozdelených zárobkov.

  Za normálnych okolností nechcete priamo debetovať alebo pripisovať na účet nerozdelené zárobky. A len kvalifikovaní účtovníci by v každom prípade zadávali transakcie priamo do nerozdeleného zisku.

• Upozornenia na dátum: Povedzte QuickBooks, aby vás varoval, keď vy alebo niekto iný zadáte transakciu s dátumom príliš ďaleko v minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti. Ak označíte jedno z políčok Dátum upozornenia, chcete tiež určiť, koľko dní je príliš ďaleko do minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti.

• Dátum uzávierky: Umožňuje vám určiť dátum, pred ktorým nie je možné zmeniť dátový súbor QuickBooks. Inými slovami, ak nastavíte dátum uzávierky na 31. december 2009, hovoríte spoločnosti QuickBooks, že nechcete, aby sa v dátovom súbore QuickBooks vykonali pred týmto dátumom žiadne zmeny. Môžete tiež kliknúť na tlačidlo Nastaviť heslo a zobraziť dialógové okno, ktoré vám umožní vytvoriť heslo, ktoré sa vyžaduje, ak chce niekto pridať starú transakciu alebo upraviť starú transakciu.

Predchádzajúce verzie QuickBooks vám umožňujú zapnúť a vypnúť funkciu audit trail pomocou karty Predvoľby spoločnosti v Predvoľbách účtovníctva. Od roku 2007 však QuickBooks poskytuje vždy zapnutý audit trail, takže začiarkavacie políčko Audit Trail už neuvidíte. Audit chodník, mimochodom, jednoducho udržiava zoznam, ktorý robí, ktorá sa mení na transakciách.