Ako nastaviť predvoľby účtovníctva QuickBooks 2021

Karta Moje preferencie v dialógovom okne Predvoľby účtovníctva poskytuje jedinú možnosť: QuickBooks 2021 môžete povedať , že chcete, aby automaticky dopĺňal informácie pri zaznamenávaní všeobecného účtovného zápisu.

Nenechajte sa však rozčuľovať nedostatkom personalizácie. Tento takmer úplný nedostatok individuálne prispôsobených preferencií dáva zmysel, ak sa nad tým zamyslíte. Účtovníctvo pre firmu musí pre Jane fungovať rovnakým spôsobom ako pre Joea a Susan.

Máte však možnosť nastaviť niekoľko firemných preferencií pre účtovníctvo. Opäť to dáva zmysel, ak sa nad tým zamyslíte. Rôzne spoločnosti vedú svoje účtovné systémy rôznymi spôsobmi.

Tento obrázok zobrazuje kartu Predvoľby spoločnosti v dialógovom okne Predvoľby účtovníctva.

Karta Predvoľby spoločnosti v dialógovom okne Predvoľby účtovníctva

Používanie čísel účtov v QuickBooks

V predvolenom nastavení vám QuickBooks umožňuje používať mená na identifikáciu účtov v zozname účtovnej osnovy alebo v zozname účtov. Účet, ktorý používate na sledovanie mzdových nákladov, môže byť známy napríklad ako „mzdy“, ale začiarknutím políčka Použiť čísla účtov môžete QuickBooks povedať, že chcete na identifikáciu účtov použiť skôr čísla účtov než názvy účtov. Väčšie podniky a podniky s veľmi dlhými zoznamami účtov často používajú čísla účtov. Pri použití čísel môžete jednoduchšie ovládať zoradenie účtov na účtovnej závierke aj vkladanie nových účtov do prehľadu Účtovnej osnovy.

Začiarkavacie políčko Zobraziť iba najnižší podúčet (pozri predchádzajúci obrázok) vám umožňuje povedať QuickBooks, že by mal vo finančných výkazoch zobrazovať najnižší podúčet a nie vyšší nadradený účet. QuickBooks vám umožňuje vytvárať podúčty, čo sú účty v rámci účtov. Môžete tiež vytvoriť podúčty, čo sú účty v rámci podúčtov. Pomocou podúčtov môžete presnejšie sledovať aktíva, záväzky, sumy vlastného imania, výnosy a výdavky.

Nastavenie všeobecných možností účtovania v QuickBooks

Karta Predvoľby spoločnosti (nezobrazená) poskytuje nasledujúcich päť začiarkavacích políčok všeobecného účtovníctva, ako aj upozornenia na dátumy a nastavenia dátumu uzávierky. Začiarkavacie políčka sú pravdepodobne samozrejmé pre každého, kto robil trochu účtovníctva s QuickBooks, ale pre nových používateľov QuickBooks je tu stručný popis toho, čo každý robí:

• Použiť čísla účtov: Ak je začiarknuté políčko Použiť čísla účtov, umožňuje vám zadať číslo účtu pre transakciu. Príslušné začiarkavacie políčko Show Lowest Subaccount Only (Zobraziť len najnižší podúčet) povie QuickBooks, aby zobrazilo iba názov a číslo účtu podúčtu (ak ho používate) namiesto úplného dedičstva účtu. Ak používate veľa úrovní podúčtov, táto možnosť môže skutočne vyčistiť zobrazenia, vďaka čomu bude jednoduchšie zistiť, na ktorý účet sa pozeráte.
• Vyžadovať účty: Ak je začiarknuté políčko Vyžadovať účty, QuickBooks informuje, že musíte zadať účet pre transakciu. Toto dáva zmysel. Ak nepoužívate účty na sledovanie súm, ktoré prúdia do az podniku, v skutočnosti nevediete účtovníctvo. Podľa môjho skromného názoru by nikdy nemalo zmysel zrušiť začiarknutie políčka Vyžadovať účty.
• Použiť sledovanie tried pre transakcie:Začiarkavacie políčko Use Class Tracking for Transactions vám umožňuje povedať QuickBooks, že chcete používať nielen účty na sledovanie vašich finančných informácií, ale aj Classes vám umožňujú rozdeliť informácie na úrovni účtu iným spôsobom. Znie to zložito, ale je to naozaj celkom jednoduché. Zoznam účtov vám napríklad umožňuje sledovať príjmy a výdavky podľa kategórií príjmov a výdavkov. Výdavky môžete sledovať pomocou kategórií, ako sú mzdy, nájomné a zásoby. Triedy vám preto poskytujú spôsob, ako sledovať tieto informácie v inej dimenzii. Mzdové náklady môžete rozdeliť napríklad na mzdy vynaložené na dve miesta vášho podnikania. Reštaurátor s dvoma reštauráciami to môže chcieť urobiť. Všimnite si, že QuickBooks tiež poskytuje políčka, ktoré môžete zaškrtnúť, aby ste označili, že QuickBooks by vás mal vyzvať na priradenie tried a priradenie tried k účtom,
• Automaticky priradiť číslo zápisu do všeobecného denníka : Toto začiarkavacie políčko povie programu QuickBooks, aby priradil čísla všeobecným záznamom denníka, ktoré zadáte pomocou príkazu Vytvoriť záznamy všeobecného denníka. Toto políčko chcete nechať začiarknuté. Mimochodom, všeobecné zápisy do denníka zvyčajne zadáva vaša CPA alebo váš profesionálny účtovník.
• Upozorniť pri zaúčtovaní transakcie na nerozdelený zisk: Toto začiarkavacie políčko povie QuickBooks, aby zobrazilo varovnú správu vždy, keď sa pokúsite (alebo sa o to niekto iný pokúsi) priamo debetovať alebo pripisovať účet s nerozdelenými zárobkami. (Za normálnych okolností nechcete priamo strhávať alebo pripisovať na účet nerozdeleného zisku a iba skúsení účtovníci by v každom prípade zadávali transakcie priamo do nerozdeleného zisku.)
• Skryť polia počiatočného zostatku v názvoch a položkách: Začiarknutím tohto políčka poviete aplikácii QuickBooks, aby skryla informácie o počiatočnom zostatku pre zákazníkov, predajcov, iné mená a položky.
• Upozornenia na dátum: Políčka s upozornením na dátum informujú QuickBooks, aby vás varoval, keď zadáte (alebo niekto iný zadá) transakciu s dátumom príliš ďaleko v minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti. Ak začiarknete jedno z políčok Dátum upozornenia, chcete tiež určiť, koľko dní je príliš ďaleko do minulosti alebo príliš ďaleko do budúcnosti.
• Nastavenie dátumu zatvorenia: Pole Dátum zatvorenia vám umožňuje určiť dátum, pred ktorým nie je možné zmeniť dátový súbor QuickBooks. Inými slovami, ak nastavíte dátum uzávierky na 31. december 2021, hovoríte spoločnosti QuickBooks, že nechcete, aby sa v dátovom súbore QuickBooks vykonali žiadne zmeny pred týmto dátumom. To znamená, že niekto nemôže upraviť transakciu s dátumom pred dátumom uzávierky bez toho, aby dostal desivú varovnú správu. Znamená to tiež, že niekto nemôže zadať transakciu s použitím dátumu pred týmto dátumom uzávierky. Kliknutím na tlačidlo Nastaviť dátum/heslo zobrazíte dialógové okno, ktoré vám umožní zadať dátum uzávierky a vytvoriť požadované heslo, keď chce niekto pridať starú transakciu alebo upraviť starú transakciu.

Už dávno minulé verzie QuickBooks umožňovali zapnúť a vypnúť funkciu audit trail pomocou karty Predvoľby spoločnosti v dialógovom okne Predvoľby účtovníctva. Všetky najnovšie verzie QuickBooks však poskytujú vždy zapnutý audit trail, takže už neuvidíte začiarkavacie políčko Audit Trail účtovanie. Audit trail, mimochodom, jednoducho vedie zoznam toho, kto robí aké zmeny v transakciách. Účtovníci predvídateľne milujú audit traily. Záznamy auditu umožňujú niekomu, napríklad vášmu CPA alebo audítorovi Internal Revenue Service, prísť po tom a zistiť, prečo je zostatok na účte taký, aký je.