Ako nastaviť položky zásob v QuickBooks 2019

Skôr ako budete môcť sledovať svoj inventár, musíte urobiť dve veci. Najprv musíte QuickBooks povedať, že chcete sledovať inventár. Ak to chcete urobiť, vyberte Upraviť → Predvoľby. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Predvoľby, kliknite na ikonu Položky a inventár v zozname vľavo. Vaša obrazovka by mala vyzerať pozoruhodne podobne ako tá zobrazená. (Možno budete musieť najskôr kliknúť na kartu Predvoľby spoločnosti.) Uistite sa, že je začiarknuté políčko Zásoby a objednávky sú aktívne a že je vybraté jedno z tlačidiel voľby Upozorniť, ak nie je dostatok zásob na predaj.

Dialógové okno Predvoľby pre položky a inventár.

Tu je druhá vec, ktorú musíte urobiť: Vytvorte zoznam položiek. Tento zoznam je popisom všetkých položiek, ktoré by ste mohli uviesť na faktúru. Inými slovami, všetky položky, ktoré si objednáte a predáte, patria do zoznamu položiek.

Počas inštalácie QuickBooks by ste mali nastaviť počiatočný zoznam položiek. Ak potrebujete pridať položku do zoznamu, vyberte Zoznamy → Zoznam položiek. Potom kliknite na tlačidlo Položka, z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Nová a vyplňte okno Nová položka.

Po zapnutí inventára a nastavení (alebo aktualizácii) zoznamu položiek môžete svoj inventár sledovať.

Keď vykladáte položky z kamiónu, dostávate ich poštou alebo ich kupujete od pouličného obchodníka, musíte položky zaznamenať, aby aplikácia QuickBooks mohla sledovať váš inventár. Spôsob, akým položky zaznamenáte a zaplatíte za ne, závisí od toho, či platíte v hotovosti na hlave, dostanete účet spolu s položkami alebo dostanete položky bez účtu (v takom prípade zaplatíte za položky neskôr).

A možno ste vyplnili nákupnú objednávku (PO) pre položky, ktoré dostávate. Ak je to tak, prijímanie položiek je o niečo jednoduchšie. Pri objednávaní položiek, ktoré dostanete a zaplatíte neskôr, dôrazne odporúčam vyplniť PO.

Zaznamenajte položky, za ktoré platíte vopred

Dobre, práve ste si kúpili tri porcelánové kurčatá v bazáre v Marakéši a teraz ich chcete pridať do inventára a zaznamenať nákup. Ako evidujete zásoby, za ktoré ste zaplatili pri prepážke? Samozrejme pomocou okna Zápis šekov – rovnakým spôsobom, akým zaznamenávate všetky ostatné účty, ktoré platíte vopred.

Zaznamenajte položky, ktoré neprichádzajú s faktúrou

Čo sa stane, ak položky prídu pred faktúrou? Máte šťastie – veci máte a ešte za ne nemusíte platiť. Musíte však zaznamenať inventár, ktorý ste práve dostali, aby ste vedeli, že ho máte po ruke. Nemôžete to urobiť v okne Vypísať šeky, pretože nebudete vypisovať šek na zaplatenie vecí – aspoň nie na chvíľu. Ako zaznamenávate položky, ktoré dostanete pred zaplatením? Pokračuj v čítaní:

1. Vyberte Dodávatelia → Prijať položky alebo kliknite na ikonu Prijať inventár na domovskej obrazovke a vyberte možnosť Prijať inventár bez faktúry.

Zobrazí sa okno Create Item Receipts, ako je znázornené. Toto okno je podobné oknu Zadať faktúry, ale zobrazuje sa v ňom Príjem materiálu. (Po prijatí faktúry za položky sa znova zobrazí okno Zadať faktúry.)

Okno Vytvoriť príjem položky.

2. Vyplňte hornú časť okna.

Ak chcete zaznamenať položky od dodávateľa, ktorý sa už nachádza v zozname dodávateľov, kliknite na šípku nadol a potom vyberte dodávateľa. Ak je dodávateľ nový dodávateľ, z rozbaľovacej ponuky vyberte Pridať nového a potom v zobrazenom dialógovom okne Nový dodávateľ podrobne opíšte dodávateľa. Keď skončíte s dialógovým oknom Nový dodávateľ, kliknite na tlačidlo OK.

3. Kliknite na kartu Položky.

Musíte kliknúť na kartu Položky, iba ak ešte nie je zobrazená. Pravdepodobne je. Ale čestný kódex spisovateľov počítačových kníh a nutkavá osobnosť vyžadujú, aby som vám povedal, že existuje ďalšia karta – karta Výdavky – a namiesto toho by ste ju mohli zobraziť.

4. Presuňte sa do stĺpca Položka a zadajte názov položky.

Všimnite si šípku nadol v stĺpci Položka. Kliknutím naň zobrazíte zoznam položiek. Zobrazuje sa položka, za ktorú platíte, v tomto zozname? Ak áno, kliknite naň. Ak nie, zadajte nový názov položky. Zobrazí sa okno so správou Položka sa nenašla. Kliknite na tlačidlo Áno, vyplňte dialógové okno Nová položka a potom kliknite na tlačidlo OK.

Rovnako dobre môžete prejsť na dodacom liste a zadať položky na karte Položky. Uistite sa, že karta Položky presne zobrazuje, čo je na dodacom liste. A vložte krátky popis položiek do poľa Poznámka, pretože tento popis sa môže ukázať ako užitočný neskôr, keď budete chcieť zladiť potvrdenie o položke s účtom. Keď skončíte, okno Create Item Receipts by malo vyzerať približne ako na predchádzajúcom obrázku.

5. Uveďte množstvo a cenu takto:

• Stĺpec Množstvo: Popíšte množstvo, ktoré ste dostali.
• Stĺpec Cena: Opíšte jednotkovú cenu položky. Ak jednotková cena položky, ktorú zadáte, predstavuje zmenu, QuickBooks sa opýta, či chcete aktualizovať jej štandardnú cenu položky (ako je uložená v zozname položiek) a či chcete aktualizovať svoju štandardnú cenu položky.

6. Kliknite na tlačidlo Save & New alebo Save & Close (Uložiť a zavrieť), aby ste zaznamenali položky, ktoré ste práve dostali.

Predmety sú oficiálne súčasťou vášho inventára. Príjem materiálu bol zadaný do evidencie záväzkov. Nielen to, ale aj to, že ste všetci pripravení, keď príde účet.

Zaplaťte za položky, keď dostanete účet

Položky prídu a vy vyplníte potvrdenie o položke. Prechádzajú tri týždne. Čo to máš v schránke? Prečo, je to účet, samozrejme! Teraz musíte zadať účet za položky, ktoré ste dostali pred tromi týždňami. Táto práca je jednoduchá:

1. Zvoľte Dodávatelia→Zadať faktúru za prijaté položky.

Alebo na domovskej obrazovke kliknite na ikonu Zadať účty do zásob. Ak sa nachádzate v Centre dodávateľov, kliknite na položku Nové transakcie a potom na položku Zadajte faktúru za prijaté položky. Zobrazí sa dialógové okno Select Item Receipt, ako je znázornené.

Dialógové okno Vybrať príjem materiálu.

2. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku Dodávateľ a vyberte meno dodávateľa, ktorý vám poslal faktúru.

V poli vidíte jeden alebo viac potvrdení o položke s dátumom, ktorý ste na potvrdenku umiestnili, jej referenčným číslom a poznámkou, ktorú ste napísali na potvrdenku.

3. Vyberte potvrdenie o položke, pre ktorú chcete zadať faktúru, a potom kliknite na tlačidlo OK.

Zobrazí sa okno Enter Bills, ako je znázornené . Zdá sa vám táto informácia povedomá? Malo by to byť — sú to tie isté informácie, ktoré ste zadali do okna Vytvoriť potvrdenia o položke, len teraz pracujete s účtom, nie potvrdením.

Okno Zadať účty.

4. Porovnajte záložku Položky v okne s vyúčtovaním.

Platíte za to, čo ste dostali skôr? K vášmu účtu mohli byť pridané poplatky za dopravu a daň z predaja. Možno budete musieť upraviť cenu, pretože ste možno hádali, keď ste zaznamenali príjem položiek. Ak áno, pridajte a upravte informácie o pôvodnom účtenke pomocou karty Položky. (Nové položky môžete pridať kliknutím na tlačidlo Prepočítať.)

Koľko dní máte na zaplatenie tohto účtu? Je to splatné teraz? Pozrite sa na riadok Podmienky a zistite, aké sú platobné podmienky tohto dodávateľa. Zmeňte platobné podmienky, ak sú nesprávne, výberom inej položky z rozbaľovacej ponuky.

Chcete zaplatiť svoje účty v najlepšom možnom čase, ale aby ste tak mohli urobiť, musia sa podmienky v okne Zadať účty zhodovať s platobnými podmienkami dodávateľa.

5. Kliknutím na tlačidlo Uložiť a nový alebo Uložiť a zavrieť zaznamenajte účet.

Stále musíte samozrejme zaplatiť dodávateľovi faktúru. Dosť spravodlivé.

Zaznamenajte položky a zaplaťte účet naraz

Predpokladajme, že faktúru dostanete pri preberaní tovaru. Predmety sa vyložia zo slonovho chrbta a vodič slona sa ukloní a podá vám účet. Postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Vyberte Dodávatelia → Prijať položky a zadajte faktúru.

Alebo na domovskej obrazovke kliknite na položku Prijať inventár a potom vyberte možnosť Prijať inventár s fakturáciou. Alebo z Centra dodávateľov kliknite na Nové transakcie a potom Zadať faktúru za prijaté položky. Zobrazí sa okno Zadať účty. Toto okno poznáte a presne viete, čo to je a čo robí. Ak ste na tejto stránke dostali studeného moriaka prostredníctvom indexu, musíte na účely inventarizácie vedieť, ako zaznamenať položky, za ktoré platíte.

2. Vyplňte hornú časť okna.

Tieto veci sú dosť základné. Vyberte dodávateľa z rozbaľovacej ponuky a uistite sa, že podmienky predajcu na zaplatenie tejto faktúry sú zobrazené správne. Ak je tento dodávateľ nový, vyberte Pridať nového. QuickBooks vás požiada o vyplnenie informačného dialógového okna o predajcovi. Urob to. Uistite sa, že ste správne vyplnili riadok splatnosti faktúry.

3. Kliknite na kartu Položky a uveďte všetky položky, za ktoré platíte.

Ak chcete zobraziť zoznam položiek, presuňte kurzor do stĺpca Položka a kliknite na zobrazenú šípku nadol. Uistite sa, že množstvo a cena položiek sú uvedené správne na karte Položky.

4. Kliknite na Save & New alebo Save & Close.

QuickBooks pridá položky, ktoré ste uviedli, do zoznamu položiek a urobí z nich oficiálne súčasti vášho inventára.

Keď predávate veci

Možno ste si všimli podobnosti medzi záložkou Položky v okne Zadať faktúry a poľom Množstvo/Kód položky/Popis/Cena/Každá/Suma v spodnej časti faktúry. QuickBooks používa oboje na udržiavanie zásob.

Keď predávate veci, QuickBooks automaticky upraví váš inventár. Inými slovami, ak si kúpite 400 porcelánových kurčiat a predáte ich 350, máte po ruke iba 50 kusov. QuickBooks aktualizuje záznamy pre túto zmenu. Žiadne trápenie, žiadne rozruch. Bože, nie je to skvelé? Už žiadne ležanie v noci a premýšľanie, či máte dosť sliepok alebo vombatov alebo čohokoľvek iného. To isté sa stane, keď uskutočníte hotovostný predaj. Keď uvádzate položky na potvrdenke o predaji, QuickBooks predpokladá, že opúšťajú vaše ruky a odpočítava ich z vášho inventára.

Jedna ďalšia pekná vec, ktorú treba poznamenať o dobrom účtovaní zásob: V oknách QuickBooks, ktoré vám umožňujú zadávať množstvá inventárnych položiek (napríklad okno, ktoré používate na zaznamenanie faktúry), QuickBooks vkladá malé tlačidlo do poľa Množstvo. Kliknutím na toto tlačidlo zobrazíte dialógové okno, ktoré popisuje aktuálnu a budúcu dostupnosť položky.

Jedna morálka tohto príbehu je „Veď si dobrý, popisný zoznam položiek“. Druhou morálkou je „Položky zadávajte opatrne na kartu Položky šekov a faktúr a do poľa Položka/Popis/Množstvo/Sadzba/Suma na potvrdeniach o predaji a faktúrach.“