Ako nastaviť ďalších používateľov v QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 vám umožňuje poskytnúť prístup niekoľkým používateľom QuickBooks. A čo viac, môžete povedať QuickBooks, aby obmedzili určitých používateľov len na určité veci. Znie to komplikovane, ale v skutočnosti to tak nie je. Majiteľ firmy môže mať napríklad heslo, ktoré jej umožňuje robiť čokoľvek. Novému účtovníkovi by však mohlo dovoliť iba evidovať účty do systému.

Ak bude QuickBooks používať viac ako jedna osoba, budete chcieť nastaviť ďalšie heslá. Ak to chcete urobiť, postupujte takto:

1 Vyberte Spoločnosť → Nastaviť používateľov a heslá → Nastaviť používateľov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno User List, ktoré identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup do QuickBooks a ktorí sú momentálne prihlásení do systému.

2 Kliknite na tlačidlo Pridať používateľa.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu.

3 Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Uistite sa, že si zapamätáte heslo; osoba, ktorej účet vytvárate, ho bude potrebovať, aby sa dostal do systému!

4 Pokračujte kliknutím na Ďalej a potom označte, či chcete obmedziť prístup pre nového používateľa.

Ak uvediete, že nový používateľ by mal mať prístup ku všetkým oblastiam aplikácie QuickBooks, nastavenie hesla používateľa je hotové. Zostávajúce kroky môžete preskočiť.

5 Kliknite na Ďalej a potom popíšte prístup k informáciám a úlohám o predaji a pohľadávkach.

Vo všeobecnosti platí, že pokiaľ ide o kontroly účtovníctva, chcete poskytnúť minimálny prístup. Ak niekto nepotrebuje prístup k informáciám o predaji a pohľadávkach QuickBooks pre každodenné povinnosti, mali by ste vybrať tlačidlo Bez prístupu.

6 Kliknite na Ďalej a potom popíšte nákupy a práva na záväzky.

Ak je tento účet pre niekoho, kto bude iba predávať produkt, môžete účet obmedziť len na vytváranie transakcií alebo vytváranie a tlač transakcií.

7 Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom popíšte zostávajúce používateľské práva a prístup.

Pri prechádzaní buďte opatrní a obmedzte možnosti používateľa. Chcete, aby používatelia mali práva potrebné na vykonanie úlohy, ale nechcete im poskytnúť viac práv, ako potrebujú.

8 Zadajte, či môže užívateľ meniť alebo mazať transakcie.

Toto je vaša posledná skupina možností. Odstraňovanie transakcií môže byť nebezpečné, preto si dobre premyslite, či to obmedzíte používateľom.

9 Kliknite na Ďalej a potom skontrolujte svoje rozhodnutia o právach.

QuickBooks zobrazí posledné dialógové okno Sprievodcu nastavením hesla používateľa a prístupu. Zhŕňa povolenia, ktoré ste používateľovi udelili. Ak uvidíte nejaké problémy, kliknutím na tlačidlo Späť sa vrátite na predchádzajúce obrazovky.

10 Po dokončení kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Od tohto momentu bude nový používateľ môcť používať QuickBooks. Uistite sa, že táto osoba pozná svoje nové heslo QuickBooks.