Ako nastaviť ďalších používateľov QuickBooks

Ak bude QuickBooks používať viac ako jedna osoba, budete chcieť nastaviť ďalších používateľov. Nie ste obmedzený na používanie jedného hesla na riadenie prístupu k dátovému súboru QuickBooks. Pre dátový súbor QuickBooks môžete nastaviť niekoľko hesiel. Čo je na tomto postupe naozaj pekné, je to, že môžete povedať QuickBooks, aby povolili určitým používateľom a heslám robiť len určité veci.

Znie to komplikovane, ale v skutočnosti to tak nie je. Majiteľ firmy môže mať napríklad heslo, ktoré jej umožňuje robiť čokoľvek. Ale napríklad nový účtovník môže mať heslo, ktoré mu umožňuje iba evidovať účty v systéme.

Ako pridať používateľov do riešení QuickBooks Enterprise Solutions

Ak chcete pridať používateľov do QuickBooks Enterprise Solutions, postupujte takto:

1. Vyberte Spoločnosť→ Používatelia→ Nastaviť používateľov a roly.

QuickBooks zobrazí dialógové okno Používateľ a roly (nezobrazené). Toto dialógové okno identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup k QuickBooks, a roly, ktoré môže QuickBooks plniť pri používaní QuickBooks. Zoznam používateľov, ktorý sa zobrazí na karte Zoznam používateľov v dialógovom okne, tiež identifikuje, kto je aktuálne prihlásený do systému.

2. Povedzte QuickBooks, že chcete pridať používateľa kliknutím na tlačidlo New.

Keď kliknete na toto tlačidlo, QuickBooks zobrazí dialógové okno Nový používateľ.

3. Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete, musíte dať používateľské meno. Urobíte to zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Meno používateľa. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

4. Identifikujte rolu(y) užívateľa.

Pomocou zoznamu Dostupné roly vyberte roly (alebo povinnosti), ktoré používateľ plní. Potom pridajte vybratú rolu do zoznamu priradených rolí používateľa kliknutím na tlačidlo Pridať. Ak chcete používateľovi odstrániť rolu, vyberte rolu v zozname Priradené roly a potom kliknite na Odstrániť.

Pole Popis v spodnej časti dialógového okna Nový používateľ vám umožňuje podrobnejšie opísať rolu. Môžete zadať typ používateľa QuickBooks, ktorému môže byť napríklad zvyčajne priradená vybratá rola.

5. (Voliteľné) Podľa potreby upravte roly.

Roly, ktoré prideľujete, môžete doladiť (pomocou QuickBooks). Ak to chcete urobiť, vráťte sa do dialógového okna Používatelia a roly, vyberte kartu Zoznam rolí, kliknite na rolu, ktorú chcete zmeniť, a potom kliknite na tlačidlo Upraviť. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť rolu (nezobrazené), vyberte účtovnú aktivitu alebo oblasť v zozname Oblasť a aktivity a potom pomocou prepínačov Úroveň prístupu k oblasti špecifikujte, čo môže používateľ s vybratou rolou robiť. Výberom prepínača Žiadny môžete určiť, že používateľ by nemal mať žiadny prístup. Výberom prepínača Úplný môžete určiť, že používateľ by mal mať úplný prístup. Ak má mať používateľ čiastočný prístup, vyberte tlačidlo Čiastočné a potom začiarknite alebo zrušte začiarknutie (podľa potreby) začiarkavacie políčka Zobraziť, Vytvoriť, Upraviť, Odstrániť, Tlačiť a Zobraziť zostatok.

Ak chcete zistiť, aký prístup má ktorákoľvek rola na začiatku, vyberte jednu z položiek v zozname Oblasť a aktivity. QuickBooks používa tlačidlá a polia Area Access Level na zobrazenie aktuálnych nastavení pre rolu.

Vo všeobecnosti platí, že pokiaľ ide o kontroly účtovníctva, chcete poskytnúť minimálny prístup. Ak niekto nepotrebuje prístup k dátovému súboru QuickBooks pre každodenné povinnosti, mali by ste vybrať tlačidlo Žiadne. Ak niekto potrebuje malý prístup – napríklad na prípravu odhadov pracovných miest alebo faktúr – poskytnete mu práve tento prístup a nič viac. Na konci tejto kapitoly v časti „Udržiavanie správnych účtovných kontrol“ hovorím o tom, prečo je minimalizácia používateľských práv a prístupu taká dôležitá. Podstata je však nasledovná: Čím viac možností dáte zamestnancom alebo subdodávateľom alebo účtovníkom, aby sa vŕtali vo vašom účtovnom systéme pre malé podniky, tým väčšie je riziko, že niekto neúmyselne alebo úmyselne zavedie do systému chyby. Čím väčšie práva a prístup poskytnete,

6. (Voliteľné) Skontrolujte svoje používateľské povolenia.

Po nastavení používateľa by ste mali (buďte opatrní) skontrolovať povolenia, ktoré ste používateľovi udelili. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam používateľov v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno View Permissions (nezobrazené), vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Display, aby ste videli okno View Permissions (nezobrazené), ktoré zobrazuje veľmi podrobný zoznam toho, čo používateľ môže a nemôže robiť.

7. (Voliteľné) Skontrolujte svoje úpravy roly.

Ak zmeníte povolenia roly, pravdepodobne budete chcieť skontrolovať aj tieto zmeny. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu Zoznam rolí v dialógovom okne Používatelia a roly, vyberte rolu a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. QuickBooks zobrazuje inú verziu okna View Permissions, v ktorej sú uvedené roly, ktoré ste nastavili vy a QuickBooks. Vyberte rolu, ktorú chcete skontrolovať, a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť povolenia. QuickBooks zobrazuje inú verziu okna View Permissions s podrobným zoznamom toho, čo môže a nemôže niekto s rolou robiť.

8. Po dokončení kontroly používateľských a rolových oprávnení kliknite na Zavrieť, aby ste zatvorili všetky otvorené okná, a potom kliknite na tlačidlo Zrušiť alebo Zavrieť, aby ste zatvorili všetky otvorené dialógové okná.

Od tohto momentu môže nový používateľ používať QuickBooks; jeho práva sú obmedzené na to, čo ste uviedli.

Môže byť dôležité kontrolovať túto časť každých pár mesiacov alebo rokov, v závislosti od vášho obratu v zamestnaní a postupov vedenia účtovníctva. Je zrejmé, že predchádzajúci zamestnanci alebo účtovníci by už nemali mať roly, ktoré im umožňujú vykonávať zmeny vo vašom súbore. Sakra, asi by vôbec nemali mať roly! Okno View Permissions v QuickBooks predstavuje úhľadný spôsob, ako zobraziť tieto údaje online, a ak si chcete vytlačiť kópiu informácií o povoleniach, všetko, čo musíte urobiť, je kliknúť na tlačidlo Tlač v okne.

Ako pridať používateľov v QuickBooks Pro a Premier

Ak chcete v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier nastaviť ďalších používateľov, postupujte takto:

1. Zvoľte Spoločnosť→Nastaviť používateľov a heslá→Nastaviť používateľov.

QuickBooks zobrazí dialógové okno User List, ktoré identifikuje všetkých používateľov, pre ktorých bol nastavený prístup do QuickBooks a ktorí sú momentálne prihlásení do systému.

Dialógové okno Používatelia

2. Povedzte QuickBooks, že chcete pridať používateľa, kliknutím na tlačidlo Pridať používateľa.

QuickBooks zobrazí prvé dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu, ako je znázornené.

Dialógové okno Nastaviť heslo používateľa a prístup

3. Identifikujte používateľa a zadajte heslo.

Každému používateľovi, pre ktorého nastavujete heslo, dajte používateľské meno zadaním krátkeho mena – možno krstného mena používateľa – do poľa Používateľské meno. Po identifikácii používateľa zadáte heslo používateľa do textového poľa Heslo aj do textového poľa Potvrdiť heslo.

4. Pokračujte kliknutím na Ďalej a potom označte, či chcete obmedziť prístup pre nového používateľa.

Keď QuickBooks zobrazí druhé dialógové okno Set Up User Password and Access, označte, či chcete obmedziť prístup a práva pre používateľa, ako je znázornené. Ak chcete obmedziť prístup a práva (práva sú jednoducho veci, ktoré môže používateľ urobiť), vyberte prepínač Selected Areas of QuickBooks. Ak chcete, aby používateľ mohol robiť čokoľvek, vyberte prepínač Všetky oblasti aplikácie QuickBooks. Ak uvediete, že nový používateľ by mal mať prístup ku všetkým oblastiam aplikácie QuickBooks, nastavenie hesla používateľa je dokončené a zostávajúce kroky môžete preskočiť.

Nastavenie prístupu pre používateľa

5. Kliknite na Ďalej a pokračujte a popíšte prístup k informáciám a úlohám o predaji a pohľadávkach.

Keď dokončíte Krok 4, QuickBooks zobrazí tretie dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu – prvé zo série dialógových okien, ktoré vás prevedú rozhovorom a položí podrobné otázky o tom, aký druh prístupu by mal mať každý používateľ k určitej oblasti. . Pokiaľ ide napríklad o predajnú aktivitu, QuickBooks sa pýta na prístup k transakciám (ako sú faktúry, dobropisy a informácie o pohľadávkach). Výberom prepínača Žiadny prístup môžete určiť, že používateľ by nemal mať prístup (pozri nasledujúci obrázok). Výberom prepínača Úplný prístup môžete určiť, že používateľ by mal mať úplný prístup. Ak má mať používateľ čiastočný prístup, vyberte prepínač Selektívny prístup a potom vyberte jedno z pomocných tlačidiel: Len vytvárať transakcie, Vytvárať a tlačiť transakcie,

Dialógové okno Zmena hesla používateľa a prístupu

6. Kliknite na Ďalej a potom opíšte nákupy a práva na záväzky.

Keď dokončíte Krok 5 kliknutím na Ďalej, QuickBooks zobrazí štvrté dialógové okno Nastavenie hesla používateľa a prístupu (nezobrazené), ktoré vám umožní určiť, aký prístup má tento nový používateľ v oblasti nákupov a platieb. Môžete vybrať prepínač Žiadny prístup. Môžete vybrať prepínač Úplný prístup. Alebo si môžete vybrať strednú cestu výberom prepínača Selektívny prístup a jedného z pomocných tlačidiel. Pre oblasť predaja a pohľadávok platia rovnaké pravidlá nastavenia práv a prístupu, aké platia pre oblasť nákupov a záväzkov.

7. Kliknite na tlačidlo Ďalej a potom popíšte zostávajúce práva používateľa a prístup.

Keď kliknete na tlačidlo Ďalej v spodnej časti každej verzie dialógového okna Nastaviť používateľské heslo a prístup, QuickBooks zobrazí niekoľko ďalších verzií dialógového okna, ktoré používa na získanie dotazov na používateľské práva a prístup. Potom, čo opíšete, aké práva sú vhodné pre používateľa v oblasti nákupov a platieb, napríklad QuickBooks sa opýta na oblasť kontroly a kreditnej karty. Potom sa spýta na oblasť inventára. Ďalej sa pýta na mzdy, po ktorej nasledujú otázky o všeobecných, citlivých účtovných činnostiach. Nakoniec sa QuickBooks pýta na prístup k možnostiam finančného výkazníctva.

Práva v každej z týchto ďalších oblastí obmedzujete rovnakým spôsobom, ako to robíte pre predaje a pohľadávky a pre nákupy a oblasti záväzkov. Preto nebudem popisovať, ako znova a znova vyberiete tlačidlo voľby Žiadny prístup, tlačidlo voľby Úplný prístup alebo tlačidlo Selektívny prístup. Pri prechádzaní obrazoviek buďte opatrní a obmedzujte práva používateľa. Chcete, aby používatelia mali práva potrebné na vykonávanie svojej práce, ale nechcete im poskytnúť viac práv, ako potrebujú.

8. Zadajte, či môže užívateľ meniť alebo mazať transakcie.

Potom, čo ste prešli zhruba pol tuctom verzií dialógových okien Nastaviť heslo používateľa a prístup, ktoré sa pýtajú na konkrétne oblasti účtovníctva malých podnikov, QuickBooks zobrazí stránku Zmena alebo vymazanie transakcií v dialógovom okne Nastaviť heslo používateľa a prístup. (neukázané). Stránka Zmena alebo vymazanie transakcií vám umožňuje určiť, či môže používateľ zmeniť transakcie zaznamenané pred dátumom uzávierky. Vo všeobecnosti chcete obmedziť schopnosť používateľa meniť alebo mazať transakcie.

9. Kliknite na Ďalej a potom skontrolujte svoje rozhodnutia o právach.

Keď kliknete na Ďalej, QuickBooks zobrazí konečnú verziu dialógového okna Nastaviť používateľské heslo a prístup (nezobrazené), ktoré identifikuje používateľské práva, ktoré ste pridelili alebo povolili. Toto dialógové okno môžete použiť na kontrolu práv, ktoré niekto má. Ak zistíte, že ste nesprávne pridelili práva, kliknite na tlačidlo Späť a presuňte sa späť cez dialógové okná k tomu, kde ste urobili chybu. Zmeňte priradenie práv a kliknutím na tlačidlo Ďalej sa vráťte do posledného okna dialógového okna Nastaviť heslo používateľa a prístup.

10. Keď skončíte s kontrolou používateľských práv a prístupu, kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Od tohto momentu bude nový používateľ môcť používať QuickBooks; jeho práva sú obmedzené na to, čo ste uviedli.

Ako zmeniť používateľské práva v Enterprise Solutions

Môžete upraviť práva, ktoré pridelíte používateľovi. Ak to chcete urobiť v QuickBooks Enterprise Solutions, vyberte Spoločnosť→ Používatelia→ Nastaviť používateľov a roly, aby sa zobrazilo dialógové okno Používatelia a roly (nezobrazené).

Ak chcete zmeniť práva používateľa po ich kontrole, vyberte používateľa a kliknite na tlačidlo Upraviť. QuickBooks zobrazí dialógové okno Upraviť používateľa (nezobrazené), ktoré sa veľmi podobá dialógovému oknu Nový používateľ, ktoré používate na nastavenie používateľa a popis jeho práv. Pomocou textových polí Meno používateľa, Heslo a Potvrdenie hesla môžete zmeniť informácie o používateľovi. Môžete použiť zoznam Available Roles (Dostupné roly), zoznam Assigned Roles (Priradené roly) a tlačidlá Add a Remove (Pridať a odstrániť) na zmenu toho, čo môže používateľ robiť v rámci QuickBooks; po dokončení kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Ak chcete duplikovať používateľa (možno budete chcieť pridať druhého používateľa s povoleniami, ktoré odrážajú povolenia iného používateľa), v dialógovom okne Používatelia a rola vyberte používateľa, ktorého chcete klonovať, a potom kliknite na položku Duplikovať. Keď QuickBooks zobrazí dialógové okno Duplicate User (nezobrazené), dokončite popis nového používateľa a kliknite na tlačidlo OK.

Na odstránenie používateľa môžete použiť aj dialógové okno Používateľ a roly. Jednoducho vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť. QuickBooks vás požiada o potvrdenie vymazania. Keď pre potvrdenie kliknete na tlačidlo Áno, QuickBooks odstráni používateľa.

Ako zmeniť používateľské práva v QuickBooks Pro a Premier

V QuickBooks Pro alebo Premier môžete upraviť práva, ktoré pridelíte používateľovi. Ak to chcete urobiť, vyberte položku Spoločnosť → Nastaviť používateľov a heslá → Nastaviť používateľov, aby sa zobrazilo dialógové okno Zoznam používateľov (pozri obrázok).

Dialógové okno Zoznam používateľov

Ak chcete zobraziť práva, ktoré má konkrétny používateľ, vyberte používateľa v zozname a potom kliknite na tlačidlo Zobraziť používateľa. Keď tak urobíte, QuickBooks zobrazí dialógové okno View User Access (pozrite si nasledujúci obrázok). Toto dialógové okno zobrazuje rovnaké informácie ako konečná verzia dialógového okna Nastaviť prístup používateľa a heslo, čo je dialógové okno, ktoré na začiatku používate na určenie práv, ktoré by mal mať používateľ. Kliknutím na tlačidlo Opustiť zatvorte dialógové okno Zobraziť prístup používateľa.

Dialógové okno Zobraziť prístup používateľa

Ak chcete zmeniť práva používateľa po ich kontrole, vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Upraviť používateľa. QuickBooks prechádza rovnakou sadou dialógových okien, ktoré používate na nastavenie používateľa a popis jeho práv. Pomocou tlačidiel Ďalej a Späť môžete napríklad zmeniť používateľské meno alebo heslo, určiť, či má byť používateľ obmedzený v prístupe, a – ak je to potrebné – obmedziť prístup používateľa ku konkrétnej aktivite v rámci QuickBooks.

Na odstránenie používateľa môžete použiť aj dialógové okno Zoznam používateľov. Jednoducho vyberte používateľa a potom kliknite na tlačidlo Odstrániť používateľa. QuickBooks vás požiada o potvrdenie vymazania (pozri nasledujúci obrázok). Keď pre potvrdenie kliknete na tlačidlo Áno, QuickBooks odstráni používateľa.

Dialógové okno Odstrániť používateľa