Ako implementovať jednoduchý systém ABC v QuickBooks

Všetko, čo robíte na implementáciu jednoduchého systému kalkulácie podľa činností (ABC) v QuickBooks, je to, čo práve robíte. Inými slovami, pokračujte v sledovaní svojich prevádzkových nákladov pomocou dobrej a slušnej účtovnej osnovy. To je 90 percent bitky.

Musíte sa tiež postarať len o jednu alebo dve menšie dodatočné položky. Najprv zapnete funkciu QuickBooks Class Tracking. Sledovanie tried vám umožňuje kategorizovať transakcie príjmov a výdavkov ako spadajúce nielen do príjmových a výdavkových účtov, ale aj do konkrétnych tried.

Po druhé, keď zaznamenáte výdavok, identifikujete aj triedu, do ktorej výdavok spadá. Používanie tried, ktoré zodpovedajú vašim aktivitám – no, vidíte, že to stačí, však?

Môžete urobiť ABC veľmi komplikované. Okrem toho, ak si najmete externého konzultanta – niekoho, kto vám chce účtovať tisíce alebo dokonca desaťtisíce dolárov za nastavenie jedného z týchto systémov – môžete skončiť s niečím, čo je veľmi, veľmi výkonné a veľmi, veľmi komplikované.

Ako už bolo povedané, systémy ABC nemusia byť také komplikované, najmä ak chcete len lepšie prideľovanie režijných nákladov namiesto systému, ktorý by sa zaoberal nákladovými faktormi alebo činnosťami, ktoré tvoria vaše režijné náklady. ABC môže byť celkom jednoduché. To platí najmä v malých alebo stredne veľkých firmách. V skutočnosti môžete pravdepodobne implementovať dobrý, prvotriedny systém ABC vykonaním nasledujúcich štyroch krokov:

Pozrite sa na svoje režijné náklady.

Overte si, že máte dostatok réžie na to, aby ste si robili starosti. Ak podnikáte s veľkými tučnými maržami a veľmi nízkou réžiou, ABC pre vás nemusí mať žiadny zmysel. Prírastková hodnota, ktorú dosiahnete presnejším rozdelením réžie, môže byť skôr prejavom obsedantno-kompulzívnej poruchy osobnosti ako dobrým účtovníctvom.

Identifikujte veľké režijné náklady.

Musíte to urobiť, ak sa rozhodnete, že chcete prideliť časť alebo veľa svojich režijných nákladov prostredníctvom prístupu ABC. Nestrácajte čas snahou presne alokovať nejaké sumy penny-ante (pokiaľ to nie sú tie, ktoré sa dajú jednoducho prideliť a dajú sa vykonať súčasne s väčším projektom).

Choďte na najväčší tresk, aký môžete za svoje peniaze dostať. Vytvorte systém ABC, ktorý s minimálnym úsilím alokuje veľkú časť vašich režijných nákladov. Nebuďte príliš pedantskí.

Identifikujte hlavné činnosti, ktoré využívajú režijné náklady.

V jednoduchom príklade podnikania s pomyselným stánkom s hot dogmi máte len jedinú činnosť: obsluhu zákazníka. Určite budete mať viac aktivít. Nemusíte však vytvárať zoznam 80 aktivít.

Identifikujte veľké aktivity, ktoré vám umožňujú rozdeliť si režijné náklady. Čím menej činností na to môžete použiť, tým jednoduchšie bude vaše účtovníctvo. Nájdite niekoľko činností, ktoré vám umožnia spravodlivo a presne prideliť réžiu produktovým radom. To je celkový obraz.

Pomocou vhodných opatrení sledujte aktivity k produktom.

Po identifikácii niekoľkých činností, ktoré vám umožňujú prepojiť režijné náklady s produktmi, nezabudnite použiť vhodné opatrenie – známe aj ako nákladový faktor – na prepojenie režijných nákladov s produktovými radmi alebo radmi služieb.

V príklade obchodu so stánkami s rožkami, jeden režijný náklad — nájom — nepotreboval ani nákladový faktor. Náklady na spotrebný materiál tiež nepotrebovali regulátor nákladov, pretože tieto náklady ste mohli prideliť jednoduchým pozorovaním.

Mzdové náklady si vyžadovali sofistikovanejší učebnicový prístup k alokácii. Aby ste pridelili mzdové náklady, vytvorili ste aktivitu nazvanú obsluhu zákazníka a potom pridelili náklady tejto aktivity na základe počtu krokov, ktoré si každý produktový rad vyžadoval.

Systém ABC je nástroj, ktorý môžete použiť na riadenie svojich režijných nákladov a ziskovosti produktov alebo služieb, ktoré predávate. Prakticky sa chcete zamerať na veľké režijné náklady a nakoniec všetko, čo naozaj chcete, je systém ABC, ktorý produkuje užitočné čísla – čísla, ktoré vám pomôžu premýšľať o vašom podnikaní jasnejšie a kreatívnejšie.