Ako fungujú objednávky v QuickBooks 2019

Ak si musíte objednať veci pre svoju firmu, zvážte použitie PO. Vytvorte si objednávky QuickBooks, aj keď si objednáte tovar telefonicky alebo telegraficky alebo dokonca cez World Wide Web — teda vždy, keď tovar nepožiadate písomne. Vyplnenie PP vám umožní určiť, aké položky máte na objednávke a kedy vám položky dorazia. Všetko, čo musíte urobiť, je opýtať sa QuickBooks: „Čo je na objednávke a kedy to vlastne príde?“ Už nikdy si nebudete musieť lámať hlavu, aby ste si spomenuli, či ste si objednali tie veci amajigs a doohickeys.

A keď príde vyúčtovanie, už ho budete mať rozpísané vo formulári objednávky. Hádaj čo? Po zapísaní všetkých položiek na vašu objednávku nemusíte pri platbe faktúry vypĺňať kartu Položky na šeku. Alebo, ak platíte účty splatným spôsobom, nemusíte vypĺňať kartu Položky v okne Zadať účty. Keď položky dorazia, všetko, čo musíte urobiť, je oznámiť QuickBooks; položky sa okamžite pridajú do vášho zoznamu inventára.

Použite PO pre položky, ktoré si objednáte – teda pre položky, ktoré dostanete a zaplatíte za ne v budúcnosti. Ak kupujete položky cez pult alebo dostávate položky, ktoré ste si neobjednali, zjavne nepotrebujete PO. Čo musíte urobiť, je zaplatiť účet a inventarizovať položky, ktoré ste si práve kúpili.

Ako prispôsobiť formulár objednávky v QuickBooks 2019

QuickBooks vám umožňuje prispôsobiť si formulár objednávky, pracovať od začiatku na vytvorení nového formulára objednávky alebo pracovať z existujúcej šablóny objednávky.

Ak chcete vytvoriť formulár objednávky „od začiatku“, vyberte Dodávatelia → Vytvoriť nákupné objednávky a kliknite na tlačidlo Prispôsobiť dizajn na karte Formátovanie vo výslednom dialógovom okne. QuickBooks zobrazí webovú stránku Intuit, ktorá vás prevedie krokmi k vytvoreniu vlastného vysoko prispôsobeného formulára.

Ak chcete prispôsobiť existujúci formulár objednávky, vyberte Dodávatelia → Vytvoriť nákupné objednávky a potom kliknite na tlačidlo Prispôsobiť rozloženie údajov na karte Formátovanie vo výslednom dialógovom okne. QuickBooks vás v tomto prípade vyzve na vytvorenie kópie formulára nákupnej objednávky a potom zobrazí dialógové okno Ďalšie prispôsobenie (nezobrazené), ktoré obsahuje tlačidlá a políčka, ktoré môžete použiť na úpravu štandardného formulára objednávky QuickBooks tak, aby údaje zobrazí sa a je označený tak, ako chcete.

Dialógové okno Ďalšie prispôsobenie poskytuje oblasť ukážky, ktorú môžete použiť na zobrazenie toho, ako vaše zmeny vyzerajú, a tlačidlo Zrušiť, na ktoré môžete kliknúť, ak sa vám veci veľmi vymknú spod kontroly. Okrem toho dialógové okno Ďalšie prispôsobenie poskytuje tlačidlo Návrhár rozloženia, na ktoré môžete kliknúť, aby ste otvorili okno Návrhár rozloženia. Okno Návrhár rozloženia vám umožňuje stať sa skutočným umelcom rozloženia a vykonávať všetky druhy zmien vo vašej PO jednoducho presúvaním polí po stránke pomocou myši.

Tlačidlo Spravovať šablóny, ktoré je dostupné aj na karte Formátovanie, vám umožňuje vybrať formulár objednávky, ktorý chcete prispôsobiť, keď ste predtým vytvorili viac ako jeden formulár.

Ako vyplniť objednávku v QuickBooks 2019

Možno vám dochádzajú vecičky, doohickey alebo iná položka vo vašom zozname položiek a ste pripravení preobjednať tieto veci – nech už sú akékoľvek. Pri vyplňovaní objednávky postupujte podľa týchto krokov:

1. Zvoľte Dodávatelia → Vytvoriť nákupné objednávky.

Môžete tiež kliknúť na ikonu Nákupné objednávky na domovskej obrazovke alebo kliknúť na oblasť Nové transakcie v Centre dodávateľov a potom vybrať Nákupné objednávky. Zobrazí sa okno Vytvoriť nákupné objednávky, ktoré je podobné ako na obrázku. Upozorňujeme, že presné podrobnosti tohto okna závisia od toho, ako si prispôsobíte formulár objednávky.

Okno Vytvoriť nákupné objednávky.

2. Vyberte dodávateľa z rozbaľovacej ponuky Dodávateľ.

Kliknutím na šípku nadol zobrazíte zoznam svojich predajcov. Kliknutím na dodávateľa zobrazíte jeho názov a adresu v poli Dodávateľ. Ak nemôžete nájsť názov dodávateľa vo svojej ponuke, z ponuky vyberte Pridať nového a potom vyplňte informácie o dodávateľovi vo výslednom dialógovom okne Nový dodávateľ. Keď skončíte s dialógovým oknom, kliknite na tlačidlo OK.

3. Ak svoj inventár sledujete podľa triedy, vyberte triedu z rozbaľovacej ponuky Trieda.

Okno Vytvoriť nákupné objednávky nemusí mať rozbaľovaciu ponuku Trieda. Ak tomu tak nie je a chcete ho mať, musíte si nastaviť QuickBooks na sledovanie výdavkov podľa triedy. Ak to chcete urobiť, otvorte súbor QuickBooks v režime jedného používateľa ako správca. Potom vyberte Upraviť → Predvoľby a kliknite na ikonu Účtovníctvo v zozname vľavo. (Možno budete musieť kliknúť aj na kartu Predvoľby spoločnosti.) Nakoniec začiarknite políčko Použiť sledovanie tried a potom kliknite na tlačidlo OK.

4. (Voliteľné) Vyberte zástupcu, očakávaný dátum a FOB, ak ich používate na nákupe.

Možno budete musieť vyplniť ďalšie polia, kým sa dostanete k popisom jednotlivých položiek v spodnej časti. Opäť platí, že tieto polia sa nemusia zobraziť, ak ste neuviedli, že ich chcete mať vo formulári.

5. Prejdite do stĺpca Položka a začnite zadávať položky, ktoré si objednávate.

Zadávanie položiek je najdôležitejšou súčasťou tvorby PP. Keď sa presuniete do stĺpca Položka, zmení sa na rozbaľovaciu ponuku. Kliknutím na šípku nadol zobrazíte zoznam položiek. Možno budete musieť prejsť na položku, ktorú chcete zadať. Rýchlym spôsobom, ako prejsť na položku, je zadať niekoľko prvých písmen názvu položky. Ak zadáte názov položky, ktorá nie je v zozname položiek, QuickBooks sa vás opýta, či chcete túto položku nastaviť. Ak áno, kliknite na Nastaviť a potom vyplňte dialógové okno Nová položka.

Do stĺpca Položka zadajte toľko položiek, koľko chcete. QuickBooks vyplní popis položky za vás, ale v prípade potreby môžete upraviť čokoľvek, čo vloží do stĺpca Popis. V stĺpci Množstvo uveďte, koľko z jednotlivých položiek potrebujete.

6. Ak chcete, vyplňte pole Správa dodávateľa — určite však vyplňte pole Memo.

Do poľa Správa dodávateľa vložíte správu pre stranu, ktorá prijíma vašu objednávku. Mohli by ste mi okamžite napísať Dostaňte mi tieto veci!

Bez ohľadu na to, čo robíte, nezabudnite vyplniť pole Poznámka. To, čo zadáte do tohto poľa, sa zobrazí v dialógovom okne Otvoriť nákupné objednávky a tieto informácie sú najistejším spôsobom, ako zistiť, na čo je táto objednávka určená. Zadajte niečo zmysluplné, čomu rozumiete o dva týždne, tri týždne alebo mesiac, keď zaplatíte za položky, ktoré si objednávate.

V hornej časti okna Vytvoriť nákupné objednávky je začiarkavacie políčko Tlačiť neskôr, ktoré vám povie, či chcete túto objednávku vytlačiť. Ak chcete vytlačiť PO, uistite sa, že je začiarknuté toto políčko. Po vytlačení objednávky začiarknutie zmizne z poľa.

7. Kliknutím na Tlačiť vytlačíte PO.

Ak je tento PO jeden z mnohých, ktoré ste vypĺňali, a chcete vytlačiť niekoľko naraz, kliknite na šípku pod tlačidlom Tlačiť a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Dávka. Pred vytlačením objednávky však možno budete chcieť kliknúť na šípku nadol pod tlačidlom Tlačiť a vybrať možnosť Ukážka, aby ste videli, ako bude objednávka vyzerať, keď ju vytlačíte. QuickBooks vám na obrazovke zobrazí repliku PO. Dúfam, že to vyzerá v poriadku.

Po prijatí položiek, ktoré ste tak starostlivo zapísali do objednávky, použijete tlačidlo História. Keď dostanete položky a zaznamenáte ich príjem, kliknutím na toto tlačidlo poviete QuickBooks, aby vám poskytol celú históriu položky – kedy ste si ju objednali a kedy ste ju dostali.

Čo sa týka ostatných tlačidiel v hornej časti, myslím, že viete, čo to je.

8. Kliknite na Save & New alebo Save & Close, aby ste zaznamenali PO.

QuickBooks uloží objednávku a zobrazí nové, prázdne okno objednávky, v ktorom môžete zadať ďalšiu objednávku.

Ako skontrolovať nákupné objednávky v QuickBooks

Zaznamenáte PP. Prejde pár týždňov a vy sa sami seba pýtate: „Objednal som si tie doohickeys od Acme?“ Zvoľte Prehľady → Nákupy → Otvoriť nákupné objednávky, aby ste videli prehľad, ktorý obsahuje nevybavené objednávky. Alebo kliknite na Centrum prehľadov, vyberte Nákupy v ľavom stĺpci, kliknite na tlačidlo Zobrazenie zoznamu v pravom hornom rohu, aby ste získali skutočný zoznam prehľadov nákupu, a potom kliknite na prehľad Otvoriť nákupné objednávky. Prípadne môžete použiť karusel Centra prehľadov na listovanie v prehľadoch v kategórii. Ak chcete použiť karusel, vyberte položku Nákupy v ľavom stĺpci, kliknite na tlačidlo Zobrazenie karuselu (vedľa tlačidla Zobrazenie zoznamu) a potom kliknite na obrázok stohu prehľadov, ktorý sa zobrazí naľavo alebo napravo od obrázka vybratého správa.

Ako získať položky nákupnej objednávky v QuickBooks

Potom, čo vaše doohickeys a Gizmos dorazili ťavým vlakom, musíte zaznamenať prijatie položiek a pridať ich do zoznamu položiek.

Prvé dve veci, ktoré musíte urobiť, je poznamenať si, či tovar prišiel s účtom, a potom sa rozhodnúť, ako zaň chcete zaplatiť. Tieto rozhodnutia sú tie isté, ktoré musíte urobiť, ak dostanete tovar bez toho, aby ste predtým vyplnili PO.

Položky objednávky, ktoré dostanete, zaznamenávate rovnakým spôsobom, ako zaznamenávate ostatné položky, ktoré dostanete:

• Ak platíte za položky objednávky šekom, použite okno Vypísať šeky.
• Ak prijmete položky objednávky bez vyúčtovania, použite okno Vytvorenie príjemky položiek.
• Ak dostanete položky objednávky s faktúrou, použite okno Zadať faktúry.

Bez ohľadu na okno, ktoré používate, keď vyberiete dodávateľa, ktorý vám predal položky objednávky, aplikácia QuickBooks vás upozorní, že pre dodávateľa existujú otvorené objednávky, a opýta sa vás, či ich chcete prijať na základe objednávky. Samozrejme. ( Prijať oproti jednoducho znamená porovnať to, čo ste si objednali s tým, čo ste dostali.) Keď kliknete na Áno, QuickBooks zobrazí dialógové okno Otvoriť nákupné objednávky, ako je znázornené tu. Vyberte PO, ktoré dostávate, a potom kliknite na tlačidlo OK. QuickBooks vyplní záložku Items, aby zobrazil všetky veci, ktoré ste si objednali. Ak to, čo zobrazuje QuickBooks, nie je to, čo ste dostali, možno budete musieť vykonať úpravy.

Dialógové okno Otvoriť nákupné objednávky.