Ako fakturovať zákazníkovi v QuickBooks 2019

Ak chcete fakturovať zákazníkovi z QuickBooks 2019, použite okno Vytvoriť faktúry na identifikáciu zákazníka a určenie sumy, ktorú zákazník dlhuje. Ak chcete zobraziť okno Vytvoriť faktúry, vyberte príkaz Zákazníci → Vytvoriť faktúry. Keď tak urobíte, QuickBooks zobrazí okno Create Invoices, ako je to zobrazené. Môžete použiť viac ako jeden typ šablóny faktúry QuickBooks.

Upozorňujeme však, že zobrazené okno Vytvoriť faktúry nemusí vyzerať presne ako to zobrazené. Môžete si tiež zvoliť prispôsobenie formulára faktúry tak, aby dokonale zodpovedal vašim obchodným požiadavkám. Konkrétne kroky, ktoré podniknete, sa môžu mierne líšiť, ak pracujete s inou šablónou formulára faktúry QuickBooks.

1Ak chcete zobraziť okno Vytvoriť faktúry, vyberte príkaz Zákazníci→Vytvoriť faktúry.

Keď tak urobíte, QuickBooks zobrazí okno Create Invoices. Upozorňujeme však, že zobrazené okno Vytvoriť faktúry nemusí vyzerať presne ako to zobrazené. Môžete použiť viac ako jeden typ formulára faktúry. Môžete si tiež zvoliť prispôsobenie formulára faktúry tak, aby dokonale zodpovedal vašim obchodným požiadavkám.

2Identifikujte zákazníka a ak je to vhodné, aj prácu.

Ak to chcete urobiť, vyberte zákazníka alebo kombináciu zákazníka a úlohy z rozbaľovacieho zoznamu Zákazník:Úloha. Nerobte si starosti s týmto „pracovným“ biznisom, ak ho nepoznáte.

Musíte identifikovať konkrétneho zákazníka, ktorého fakturujete, výberom tohto zákazníka zo zoznamu Customer: Job. Ak je zákazník nový zákazník, ktorému ste ešte nefakturovali ani ste ho nepopísali v zozname zákazníkov, zadajte krátke meno zákazníka – napríklad skratku obchodného mena zákazníka – do zoznamu Customer:Job.

QuickBooks potom označí, že zákazník ešte neexistuje v zozname zákazníkov, a opýta sa, či chcete zákazníka pridať; naznačte, že áno. Po zobrazení výzvy poskytnite informácie o zákazníkovi, ktoré QuickBooks požaduje.

Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Trieda môžete faktúru zaradiť do určitej kategórie. V tejto chvíli si nemusíte robiť starosti s používaním sledovania tried.

3Potvrďte alebo zadajte nové informácie v hlavičke faktúry.

Potom, čo identifikujete zákazníka, QuickBooks vyplní polia Dátum, Faktúra, Faktúra a prípadne aj Doručiť. Pravdepodobne nebudete musieť meniť žiadne z týchto informácií. Mali by ste skontrolovať informácie zobrazené v týchto poliach, aby ste sa uistili, že sú správne.

Zvyčajne by ste napríklad niekomu nefakturovali, pokiaľ ste už neodoslali produkt alebo neposkytli službu. Preto by ste pravdepodobne mali potvrdiť, že dátum faktúry nasleduje po dátume odoslania produktu alebo po dátume poskytnutia služby. Môžete si tiež napríklad potvrdiť, že adresa dodania je správna.

4Zadajte alebo potvrďte informácie v poli faktúry.

Faktúry obsahujú informácie o poli, ktoré zaznamenávajú položky, ako sú čísla nákupných objednávok, platobné podmienky, dátum odoslania a spôsob dopravy. Mali by ste sa uistiť, že všetko, čo QuickBooks zobrazuje v týchto textových poliach, je správne.

Ak vám zákazník napríklad poskytol číslo nákupnej objednávky, zadajte toto číslo objednávky do poľa Číslo objednávky. Potvrďte, že platobné podmienky zobrazené v poli Podmienky sú správne. Potvrďte, že dátum uvedený v poli Odoslať je správny.

Nie všetky tieto polia je potrebné vyplniť pre každú faktúru, ale chcete poskytnúť akékoľvek informácie, ktoré zákazníkovi uľahčia zaplatiť faktúru, priradiť faktúru k jeho záznamom o nákupe a zistiť, ako a kedy je položka odosielaný.

5 Popíšte predávaný tovar.

To, ako vyzerá oblasť stĺpcov vašej faktúry, skutočne závisí od toho, či predávate produkty alebo služby. Obrázok znázorňuje oblasť stĺpcov pre produkty. Oblasť stĺpcov pre službu vyzerá jednoduchšie, pretože pri popise položiek služby neposkytujete veľa informácií.

V oblasti stĺpcov chcete opísať každú položku – každý produkt alebo službu – za ktorú sa účtuje faktúra. Na tento účel použite jeden riadok pre každú položku. Prvá položka, ktorú chcete účtovať, sa potom nachádza v riadku 1 v oblasti stĺpcov.

Pre každú položku zadáte objednané množstvo, kód položky a cenu alebo sadzbu. QuickBooks získa popis položky z vášho zoznamu položiek a umiestni tieto údaje do stĺpca Popis. QuickBooks tiež vypočíta sumu účtovanú za položku vynásobením množstva cenou alebo sadzbou.

Môžete však upraviť polia Popis aj Množstvo. Ak upravíte pole Čiastka, QuickBooks prepočíta pole Cena za každú vydelením sumy množstvom.

Ak chcete do faktúry zadať ďalšie položky, zadajte ďalšie riadky. Každá položka, ktorú chcete fakturovať – každá položka, ktorá by sa mala na faktúre objaviť ako samostatný poplatok – sa zobrazí ako riadok v oblasti stĺpcov. Ak chcete zákazníkovi fakturovať nejaký produkt, pre tento produkt sa použije jeden riadok v oblasti stĺpcov faktúry.

Ak chcete zákazníkovi účtovať prepravné, jeden riadok oblasti faktúry popisuje tento poplatok za prepravu. Ak chcete zákazníkovi vyúčtovať daň z obratu, opäť jeden riadok alebo riadok oblasti stĺpcov zobrazuje daň z obratu.

Zľavy predstavujú zložité riadkové položky, ktoré sa majú zahrnúť do faktúry. Predpokladajme, že chcete poskytnúť nejakému zákazníkovi zľavu 10 percent. Na tento účel zahrniete do faktúry zľavnenú riadkovú položku. Ale hoci QuickBooks obsahuje zľavnenú položku vo svojom zozname položiek, percento zľavy možno použiť len na predchádzajúcu riadkovú položku vo faktúre. Z tohto dôvodu poskytuje QuickBooks aj medzisúčet riadkovej položky. Riadkovú položku medzisúčtu použijete na sčítanie všetkých predchádzajúcich položiek zobrazených vo faktúre. Napríklad sčítaním všetkých položiek produktu uvedených na faktúre môže podnik poskytnúť zákazníkovi zľavu 10 percent na tieto produkty.

Musíte zahrnúť symbol percenta, aby ste povedali QuickBooks, aby vypočítali zľavu rovnajúcu sa percentu z medzisúčtu. Ak vynecháte symbol percenta, QuickBooks predpokladá, že chcete zľavu v dolároch, nie percentuálnu zľavu. Napríklad vynechaním symbolu percenta na obrázku by sa zľava 10 percent zmenila na zľavu 10 dolárov.

6 Pomocou poľa Správa pre zákazníka v spodnej časti okna Vytvoriť faktúry zadajte správu pre zákazníka, ktorá sa zobrazí v spodnej časti faktúry.

Ak ste vytvorili vlastnú šablónu formulára faktúry, ktorá obsahuje ďalšie informácie päty, tieto polia päty sa zobrazia aj v spodnej časti okna Vytvoriť faktúry. Môžete ich použiť na zhromažďovanie a prenos dodatočných informácií o päte.

7 (Voliteľné) Skontrolujte si pravopis.

Ak kliknete na tlačidlo Pravopis, ktoré sa zobrazuje pozdĺž horného okraja okna Vytvoriť faktúry na karte Formátovanie, QuickBooks skontroluje pravopis slov, ktoré používate vo faktúre. Ak QuickBooks nenájde žiadne pravopisné chyby, zobrazí správu, že kontrola pravopisu je dokončená. Ak QuickBooks nájde pravopisnú chybu – skratky kódu produktu často spôsobujú pravopisné chyby v QuickBooks – zobrazí dialógové okno Kontrola pravopisu vo formulári.

Na opravu pravopisnej chyby môžete použiť pole Zmeniť na – ak v skutočnosti ide o pravopisnú chybu. Jednu z navrhovaných náhrad môžete vybrať zo zoznamu Návrhy kliknutím na návrh a následným kliknutím na tlačidlo Nahradiť. Všetky výskyty pravopisnej chyby môžete nahradiť kliknutím na tlačidlo Nahradiť všetko. Ak je slovo, o ktorom QuickBooks hovorí, že je nesprávne napísané, skutočne správne, môžete kliknúť na tlačidlo Ignorovať a povedať QuickBooks, aby toto slovo ignorovalo, alebo na tlačidlo Ignorovať všetko, aby ste povedali QuickBooks, aby ignoroval všetky výskyty tohto slova vo formulári faktúry.

Ak používate výrazy, ktoré sa vždy objavujú ako nesprávne napísané slová, aspoň v QuickBooks, môžete kliknúť na tlačidlo Pridať, ktoré sa zobrazí v dialógovom okne Kontrola pravopisu vo formulári. Kliknutím na tlačidlo Pridať poviete aplikácii QuickBooks, aby pridala slovo do svojho slovníka pravopisu. Po pridaní slova do slovníka pravopisu QuickBooks QuickBooks neuvidí slovo ako nesprávne napísané.

Upozorňujeme tiež, že kliknutím na tlačidlo Možnosti zobrazíte dialógové okno Možnosti pravopisu. Dialógové okno Možnosti pravopisu obsahuje začiarkavacie políčka, ktoré môžete použiť na zapnutie alebo vypnutie určitých typov logiky kontroly pravopisu. Môžete vybrať začiarkavacie políčko a povedať tak QuickBooks, aby vždy skontrolovali pravopis formulárov napríklad pred vytlačením, uložením alebo odoslaním formulára. Dialógové okno obsahuje aj začiarkavacie políčka, ktoré hovoria QuickBooks, aby ignorovali určité druhy slov, ako sú tie, ktoré používajú čísla, tie, ktoré sú všetky veľké, a tie, ktoré sú zmiešané.

8 Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zatvoriť alebo Uložiť a nové uložte faktúru.

Kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť, ak chcete faktúru uložiť a zatvoriť okno Vytvoriť faktúry. Kliknite na tlačidlo Uložiť a nové, ak chcete faktúru uložiť a potom zadať ďalšiu faktúru do prázdnej verzie okna Vytvoriť faktúry.

Kliknite na kartu Odoslať/Zaslať a potom na tlačidlo FedEx alebo UPS, čím spustíte okno QuickBooks Shipping Manager, ktoré vám umožní automatizovať niektoré kroky pri odosielaní balíkov pomocou Federal Express alebo United Parcel Service (UPS). Pri prvom spustení aplikácie Shipping Manager budete musieť vykonať trochu nastavovacej práce.

Ak chcete listovať faktúrami, ktoré ste už vytvorili, kliknite na tlačidlá Predchádzajúci a Ďalší. Alebo kliknite na tlačidlo Nájsť a pomocou dialógového okna Nájsť faktúry popíšte faktúru, ktorú chcete nájsť.