Ako fakturovať zákazníkovi v QuickBooks 2012

Ak chcete fakturovať zákazníkovi v QuickBooks 2012, použite okno Vytvoriť faktúry na identifikáciu zákazníka a určenie sumy, ktorú zákazník dlhuje. Môžete použiť viac ako jeden typ formulára faktúry alebo jeden, ktorý ste si prispôsobili.

1Ak chcete zobraziť okno Vytvoriť faktúry, vyberte príkaz Zákazníci→Vytvoriť faktúry.

QuickBooks zobrazí okno Create Invoices.

2Identifikujte zákazníka a ak je to vhodné, aj prácu.

Ak to chcete urobiť, vyberte zákazníka alebo kombináciu zákazníka a úlohy z rozbaľovacieho zoznamu Zákazník:Úloha. Nerobte si starosti s týmto „pracovným“ biznisom, ak ho nepoznáte.

Mali by ste však pochopiť, ako zákazníci fungujú. Musíte identifikovať konkrétneho zákazníka, ktorému fakturujete. Urobíte to tak, že si vyberiete zákazníka zo zoznamu Customer:Job. Ak je zákazník nový zákazník, ktorému ste ešte nefakturovali ani ho nepopísali v zozname zákazníkov, zadajte krátke meno zákazníka – napríklad skratku obchodného mena zákazníka – do zoznamu Customer:Job.

QuickBooks potom označí, že zákazník ešte neexistuje v zozname zákazníkov, a opýta sa, či chcete zákazníka pridať; naznačte, že áno. Po zobrazení výzvy poskytnite informácie o zákazníkovi, ktoré QuickBooks požaduje.

3Potvrďte alebo zadajte nové informácie v hlavičke faktúry.

Keď identifikujete zákazníka, QuickBooks vyplní polia Dátum, Faktúra, Fakturovať a prípadne aj Doručiť. Pravdepodobne nebudete musieť meniť žiadne z týchto informácií. Mali by ste skontrolovať informácie zobrazené v týchto poliach, aby ste sa uistili, že sú správne.

Napríklad, zvyčajne by ste niekomu nefakturovali, pokiaľ ste už neodoslali produkt alebo ešte neposkytli službu. Preto by ste pravdepodobne mali potvrdiť, že dátum fakturácie nasleduje po dátume odoslania produktu alebo po dátume poskytnutia služby. Môžete si tiež napríklad potvrdiť, že adresa dodania je správna.

4Zadajte alebo potvrďte informácie v poli Faktúra.

Faktúry obsahujú informácie o poli, ktoré zaznamenávajú položky, ako sú čísla nákupných objednávok, platobné podmienky, dátum odoslania a spôsob dopravy. Mali by ste sa uistiť, že čokoľvek, čo QuickBooks zobrazuje v týchto poliach, je správne. Ak vám zákazník poskytol napríklad číslo nákupnej objednávky, zadajte toto číslo objednávky do poľa Číslo objednávky.

Potvrďte, že platobné podmienky zobrazené v poli Podmienky sú správne. Potvrďte, že dátum uvedený v poli Odoslať je správny. Nie všetky tieto polia je potrebné vyplniť pre každú faktúru, ale chcete poskytnúť akékoľvek informácie, ktoré zákazníkovi uľahčia zaplatiť faktúru, priradiť faktúru k jeho záznamom o nákupe a zistiť, ako a kedy je položka odosielaný.

5 Popíšte predávaný tovar.

To, ako vyzerá oblasť stĺpcov vašej faktúry, skutočne závisí od toho, či predávate produkty alebo služby. Oblasť stĺpcov pre službu vyzerá jednoduchšie, pretože pri popise položiek služby neposkytujete veľa informácií. V oblasti stĺpcov chcete opísať každú položku – každý produkt alebo službu – za ktorú sa účtuje faktúra.

Na tento účel použite jeden riadok pre každú položku. Prvá položka, ktorú chcete účtovať, potom prejde do riadku 1 v oblasti stĺpcov. Pre každú položku zadáte objednané množstvo, kód položky a cenu alebo sadzbu.

QuickBooks získa popis položky z vášho zoznamu položiek a umiestni tieto údaje do stĺpca Popis. QuickBooks tiež vypočíta sumu účtovanú za položku vynásobením množstva cenou alebo sadzbou. Môžete však upraviť polia Popis aj Množstvo. Ak upravíte pole Čiastka, QuickBooks prepočíta pole Cena za každú vydelením sumy množstvom.

6 Pomocou poľa Správa pre zákazníka v spodnej časti okna Vytvoriť faktúry zadajte správu pre zákazníka, ktorá sa zobrazí v spodnej časti faktúry.

Ak ste vytvorili vlastnú šablónu formulára faktúry, ktorá obsahuje ďalšie informácie päty, tieto polia päty sa zobrazia aj v spodnej časti okna Vytvoriť faktúry. Môžete ich použiť na zhromažďovanie a prenos dodatočných informácií o päte.

7 Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zatvoriť alebo Uložiť a nové uložte faktúru.

Kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť, ak chcete faktúru uložiť a zatvoriť okno Vytvoriť faktúry. Tlačidlo Uložiť a nové použijete, ak chcete faktúru uložiť a následne zadať ďalšiu faktúru do prázdnej verzie okna Vytvorenie faktúr.