Ako fakturovať zákazníkovi s QuickBooks 2010

Ak chcete fakturovať zákazníkovi pomocou aplikácie QuickBooks 2010, musíte identifikovať zákazníka a zadať sumu, ktorú zákazník dlhuje v okne Vytvoriť faktúry.

1 Vyberte položku Zákazníci → Vytvoriť faktúry.

QuickBooks zobrazí okno Create Invoices. Tento obrázok má zatvorený zoznam otvorených okien, aby poskytol viac miesta pre okno Vytvoriť faktúry. Zoznam otvorených okien môžete zatvoriť kliknutím na jeho zavrieť (malé políčko označené X, ktoré sa zobrazuje v pravom hornom rohu zoznamu). Ak chcete znova zobraziť zoznam otvorených okien po jeho zatvorení, vyberte Zobraziť → Otvoriť zoznam okien.

2Vyberte zákazníka alebo kombináciu zákazníka a úlohy z rozbaľovacieho zoznamu Zákazník:Úloha.

Ak je zákazník nový zákazník, ktorému ste ešte nefakturovali ani ho nepopísali v zozname zákazníkov, zadajte krátke meno zákazníka do zoznamu Customer:Job. QuickBooks potom označí, že zákazník ešte neexistuje v zozname zákazníkov, a opýta sa, či chcete zákazníka pridať; naznačte, že áno. Po zobrazení výzvy poskytnite informácie o zákazníkovi, ktoré QuickBooks požaduje.

3 (Voliteľné) Pomocou rozbaľovacieho zoznamu Trieda zaraďte faktúru do určitej kategórie.

Kurzy môžete použiť na lepšie zvládnutie financií vašej firmy.

4Potvrďte alebo zadajte nové informácie hlavičky faktúry.

Keď identifikujete zákazníka, QuickBooks vyplní polia Dátum, Faktúra, Fakturovať a prípadne aj Doručiť. Pravdepodobne nebudete musieť meniť žiadne z týchto informácií. Mali by ste skontrolovať informácie zobrazené v týchto poliach, aby ste sa uistili, že sú správne.

5Zadajte alebo potvrďte informácie v poli Faktúra.

Faktúry obsahujú informácie o poli, ktoré zaznamenávajú položky, ako sú čísla nákupných objednávok, platobné podmienky, dátum odoslania a spôsob dopravy. Uistite sa, že všetko, čo QuickBooks zobrazuje v týchto poliach, je správne.

6V oblasti stĺpcov popíšte každú položku – každý produkt alebo službu – za ktorú sa účtuje faktúra.

Pre každú položku použite jeden riadok. Prvá položka, ktorú chcete účtovať, potom prejde do riadku 1 v oblasti stĺpcov. Pre každú položku zadáte objednané množstvo, kód položky a cenu alebo sadzbu. QuickBooks získa popis položky z vášho zoznamu položiek a umiestni tieto údaje do stĺpca Popis.

QuickBooks tiež vypočíta sumu účtovanú za položku vynásobením množstva cenou alebo sadzbou. Môžete však upraviť polia Popis aj Množstvo. Ak upravíte pole Čiastka, QuickBooks prepočíta pole Cena za každú vydelením sumy množstvom.

7Zadanie ďalších položiek na faktúru zadaním ďalších riadkov.

Každá položka, ktorú chcete fakturovať – každá položka, ktorá by sa mala na faktúre objaviť ako samostatný poplatok – sa zobrazí ako riadok v oblasti stĺpcov.

8V textovom poli Správa pre zákazníka v spodnej časti okna Vytvoriť faktúry zadajte správu pre zákazníka, ktorá sa zobrazí v spodnej časti faktúry.

Ak ste vytvorili vlastnú šablónu formulára faktúry, ktorá obsahuje ďalšie informácie päty, tieto polia päty sa zobrazia aj v spodnej časti okna Vytvoriť faktúry. Môžete ich použiť na zhromažďovanie a prenos dodatočných informácií o päte.

9 (Voliteľné) Skontrolujte pravopis kliknutím na tlačidlo Pravopis.

QuickBooks kontroluje pravopis slov, ktoré ste použili na faktúre. Ak QuickBooks nenájde žiadne pravopisné chyby, zobrazí sa správa, ktorá vám oznámi, že kontrola pravopisu je dokončená. Ak QuickBooks nájde pravopisnú chybu (skratky kódu produktu často spôsobujú pravopisné chyby v QuickBooks), QuickBooks zobrazí dialógové okno Kontrola pravopisu vo formulári.

10 Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zatvoriť alebo Uložiť a nové uložte faktúru.

Kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť, ak chcete faktúru uložiť a zatvoriť okno Vytvoriť faktúry. Tlačidlo Uložiť a nové použijete, ak chcete faktúru uložiť a následne zadať ďalšiu faktúru do prázdnej verzie okna Vytvorenie faktúr.