8 zložitých situácií (a čo robiť ďalej)

Ak používate MYOB, môžete sa vyhnúť niektorým často zložitým skutočnostiam účtovníctva, ktorým sa môžete vyhnúť: viacero podnikov zlúčených do jedného (často problémového) podniku, chaos, ktorý za sebou zanechali predchádzajúci účtovníci, dlhy voči daňovému úradu, rozpočty, ktoré sa nikdy nenaplnia, a ešte oveľa viac.

Keď sa stretnete s týmito druhmi zložitých situácií, môžete sa spoľahnúť na zmes technického poradenstva MYOB, účtovníckeho know-how a vnútorných sklonov žiariaceho rytiera k záchrane.

Obchodovanie s 2 alebo viacerými firmami, všetky zhrnuté do jednej

Zaujímalo vás niekedy, ako vaša firma zarába peniaze? Možno robíte veľa rôznych druhov práce a hoci máte podozrenie, že nie všetka táto práca je zisková, nie ste si istí, čo je ziskové a čo nie. Našťastie, vaše dni premýšľania sa teraz môžu skončiť, pretože pomocou prehľadov práce a kategórií môžete zistiť, čo robíte správne a čo robíte zle.

MYOB ponúka dva spôsoby analýzy príjmov a výdavkov:

• Prvým spôsobom je použitie funkcií úloh na sledovanie ziskovosti každej práce, ktorú vaša firma vykonáva, či už ide o zákazky, fázy projektu alebo prácu pre konkrétnych klientov.

• Druhým spôsobom, ako analyzovať ziskovosť, je rozdeliť vaše podnikanie na ziskové centrá pomocou funkcií kategórie. Kategórie často fungujú dobre, ak máte firmu, ktorá má niekoľko rôznych miest alebo prevádzkuje rôzne bankové účty pre rôzne divízie.

  	Práca	Kategórie
  Tr ansakcie	Jednu transakciu môžete priradiť viacerým úlohám	Nemôžete priradiť jednu transakciu viac ako jednej kategórii
  Súvahy	Nie je možné vytlačiť súvahu pre každú úlohu	Pre každú kategóriu si môžete vytlačiť súvahu
  rozpočty	Môžete vytvárať rozpočty pre jednotlivé úlohy	Nemôžete vytvárať rozpočty pre kategórie
  Aktíva	Nemôžete sledovať pohyb aktív pre každú prácu	Pre každú úlohu môžete sledovať pohyb aktív
  Varovania	Svoje preferencie si môžete nastaviť tak, aby ste dostali varovanie, ak zabudnete pridať kód úlohy do riadku transakcie	Predvoľby si nemôžete nastaviť tak, aby ste dostali varovanie, ak zabudnete pridať kód kategórie do transakcie
  Ovládacie prvky	Predvoľby nemôžete nastaviť tak, aby sa transakcia zaznamenala iba vtedy, ak má každý riadok kód úlohy	Môžete si nastaviť svoje preferencie tak, že transakcia bude zaznamenaná iba vtedy, ak má kód kategórie
  Hlavičky	Môžete mať hlavičky a detailné úlohy	Nemôžete mať kategórie hlavičky a podrobností
  Prepojenie so zákazníkmi	Úlohy môžete prepojiť s konkrétnymi zákazníkmi	Kategórie nemôžete prepojiť so zákazníkmi
  Prepojenie s výdavkami	Výdavky môžete prepojiť s úlohami, aby ich bolo možné označiť na preplatenie pri fakturácii zákazníkom	Kategórie nemôžete prepojiť s výdavkami na fakturáciu

Cítiť sa zmätený? Úlohy môžete použiť na analýzu ziskovosti jednotlivých nákladových stredísk, projektov alebo podnikov, ale pomocou kategórií môžete sledovať ziskovosť zreteľne samostatných obchodných podnikov alebo lokalít.

Výroba hodvábnej kabelky z ucha prasnice

Zdedili ste prácu účtovníctva od niekoho, kto bol v skutočnosti kompulzívnym hromaditeľom a kto túto vlastnosť vyjadril vytvorením zoznamu účtov v MYOB, ktorý zahŕňa každý účet, aký si dokážete predstaviť?

Možno ste sa dokonca dostali do ďalšej fázy a rozhodli ste sa odstrániť všetky účty, ktoré už nepotrebujete. Toto je bod, kde môžete naraziť na problém: Kedykoľvek idete odstrániť účet, MYOB odmietne hrať s tým, že účet obsahuje historické informácie.

V tejto situácii je spôsob, ako sa zbaviť nechceného účtu, skombinovať ho s účtom, ktorý chcete. Ak chcete spojiť dva účty, prejdite do svojho zoznamu účtov, vyberte účet, ktorý si chcete ponechať (MYOB ho nazýva primárnym účtom) a kliknite na položku Zlúčiť účty. V zobrazenom okne Kombinovať účty vyberte účet, ktorý chcete zlúčiť (nazývaný váš sekundárny účet) a kliknite ešte raz na tlačidlo Kombinovať účty. Pokračujte kliknutím na tlačidlo OK. Všetko hotové!

Sledovanie príjmov a výdavkov z prenájmu nehnuteľností

Máte okrem podnikania aj investície do nehnuteľností na prenájom? Ak chcete mať prehľad o všetkom v jednom súbore MYOB, môžete.

Prejdite do zoznamu účtov a pozrite sa hore. Vidíte kartu s nápisom Iné príjmy a kartu s názvom Ostatné výdavky? Tieto klasifikácie môžete použiť na sledovanie príjmov z prenájmu nehnuteľností a výdavkov na prenájom nehnuteľností. Týmto spôsobom môžete stále uchovávať príjmy a výdavky z podnikania oddelene od investícií do nehnuteľností.

Obchodovanie s akciami a dividendami

Chcete vedieť, ako evidovať nákup akcií a príjem z dividend do MYOB? Odpoveď je krátka a sladká. Len nie. Robiť to je ako pokúšať sa zoťať strom pomocou vreckového noža.

Namiesto toho zaveďte dividendy na svoj osobný účet a zakúpte si nové akcie aj zo svojho osobného účtu. Na sledovanie týchto transakcií použite jednoduchú ručne napísanú knihu alebo tabuľkový procesor a na konci každého roka poskytnite zhrnutie svojmu účtovníkovi.

Zadlžiť sa s ATO

Toto je chúlostivá situácia, keď zistíte, že nedokážete zaplatiť svoj výpis z obchodnej činnosti načas a nakoniec dlhujete peniaze Austrálskemu daňovému úradu.

V tejto situácii vám ATO každý mesiac pošle výpis, v ktorom je uvedené, koľko dlhujete. Aby vaše účty mali zmysel, mali by ste tento záväzok zahrnúť do svojich účtov. Tu je postup:

Prejdite do svojho zoznamu účtov a vytvorte nový účet zodpovednosti s názvom „Peniaze dlžné ATO“.

Ako Typ účtu vyberte Kreditná karta.

Prejdite do časti Míňať peniaze a zaznamenajte si platbu vo výpise aktivity, ako keby ste ju platili v plnej výške.

Všeobecnou myšlienkou je, že svoju platbu rozdelíte medzi svoj účet GST Collected, váš GST platený účet a, ak máte zamestnancov, váš PAYG zrážkový účet.

Pred kliknutím na tlačidlo Zaznamenať vyberte v ľavom hornom rohu ako bankový účet možnosť Peniaze dlžné ATO.

Zaznamenávanie transakcie týmto spôsobom vymaže vaše účty GST a PAYG späť na správne sumy a správne zobrazí záväzok ATO.

Kedykoľvek uskutočníte platbu na základe tohto dlhu, zaznamenajte túto platbu v časti Míňať peniaze a priraďte túto platbu k svojmu účtu Peniaze dlžné v prospech ATO.

Zosúlaďte tento účet rovnakým spôsobom, akým by ste zosúladili akýkoľvek iný bankový účet.

Tento účet by ste mali odsúhlasiť vždy, keď vám daňový úrad pošle výpis.

Udržiavanie rozpočtov na správnej ceste

Rozpočty sú rovnako testom osobnosti, ako aj cvičením v aritmetike a plánovaní. Tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu dosiahnuť, aby sa vaše rozpočty priblížili k hraniciam:

• Zvážte osobu (či už ste to vy alebo niekto iný), ktorá tvorí čísla. Sú optimisti alebo pesimisti? Podľa odpovede na túto otázku prispôsobte svoje postavy.

• Predajcovia sú optimisti (inak by v zamestnaní neprežili). Ich predajné projekcie berte so štipkou soli.

• Ak vo vašej firme pracuje veľa ľudí, požiadajte ich o ich vstup do rozpočtu. Čím viac sú všetci zapojení, tým je rozpočet realistickejší a dosiahnuteľný.

• Hneď ako uplynie prvý mesiac, porovnajte rozpočty so skutočnými hodnotami pomocou zostavy Analýza zisku a strát od MYOB. Robte to každý mesiac, aby ste si osvojili skutočné umenie hľadania z krištáľovej gule.

• Vždy počítajte s nepredvídanými výdavkami, najmä ak robíte rozpočet pre novú firmu. Veci vždy stoja viac, ako si myslíte.

• Dôkladne zvážte načasovanie nepravidelných platieb, ako sú štvrťročné účty za elektrinu, mesiace s piatimi výplatnými týždňami a ročné poistné.

Práca so všeobecnými časopismi

Všeobecné denníky sú zvyčajne doménou účtovníkov, ale ak to s touto hrou MYOB myslíte vážne, skôr či neskôr vás niekto môže požiadať, aby ste si zapísali všeobecný denník. Možno upravujete odpisy, evidujete koncoročnú úpravu alebo prerozdeľujete výdavky z jedného účtu na druhý.

Tu je niekoľko všeobecných tipov, ako sa vysporiadať s touto obzvlášť ošemetnou situáciou:

Prejdite do príkazového centra účtov a kliknite na položku Zaznamenať záznam denníka.

Zastavte sa na chvíľu a dobre si premyslite dátum.

Všeobecné žurnály sú zvyčajne úpravy toho či onoho druhu a častejšie by sa v nich mal uvádzať iný dátum ako ponúkaný systémový dátum. Zadajte denník tak, aby sa zhodoval s obdobím, za ktoré sa robí úprava – ak robíte odpisy za november, uveďte v denníku dátum novembra.

Zaznamenajte si podrobnú poznámku.

Vysvetlite, čo robíte a prečo.

Zaúčtovanie na jeden účet alebo účty a pripísanie na jeden účet alebo niekoľko účtov.

Pre každý riadok môžete zadať čiastku do stĺpca Debet alebo Kredit – nie do oboch. Môžete však pridať toľko riadkov, koľko chcete.

Zamyslite sa nad daňovými kódmi pre každý riadok.

Väčšina všeobecných časopisov nemá vplyv na GST, takže zvyčajný daňový kód je NT. Ak si však nie ste istý, opýtajte sa svojho účtovníka.

Skontrolujte, či sa celkové debety zhodujú s celkovým počtom kreditov.

Oni robia? Potom by sa čiastka Nevyrovnaný v spodnej časti mala zobrazovať ako nula

Kliknutím na položku Záznam dokončite svoj denník.

Skutok je hotový.

Riadenie zahraničných transakcií

MYOB AccountRight momentálne neobsahuje funkcie v cudzej mene. Aké sú riešenia tejto dilemy?

• Ak vyvážate tovar do zámoria, ale váš predaj je v austrálskych dolároch, aj keď vyvážate tovar do zámoria, nepotrebujete funkcie v cudzej mene.

• Podobne, ak nakupujete tovar zo zahraničia za austrálske doláre, nepotrebujete cudziu menu. Ak napríklad niečo kúpite pomocou svojej austrálskej kreditnej karty, aj keď uvedená cena bola v amerických dolároch, keď sa suma objaví na vašom bankovom výpise, táto suma už bude prevedená na austrálske doláre.

• Ak ste si ešte nekúpili MYOB, stále sa môžete rozhodnúť pre starú verziu MYOB Premier Classic, ktorá obsahovala cudziu menu. Hlavnou nevýhodou je, že táto verzia neobsahuje bankové kanály ani cloudové funkcie.

Nakoniec, skôr ako čokoľvek urobíte, kontaktujte zákaznícky servis MYOB. Funkcie v MYOB AccountRight sa neustále menia.