5 Ovládanie účtovníctva pre QuickBooks

Tu je rýchly súhrn piatich účinných techník na minimalizáciu problémov, ktoré sa objavia, keď s vašimi údajmi QuickBooks pracujú ľudia s rôznou úrovňou zručností a dôveryhodnosti:

• Pravidelne porovnávajte fyzické inventarizácie s účtovnými záznamami zásob. Jedna vec, ktorú môžete urobiť, ako minimalizovať straty zásob a udržiavať presné účtovné záznamy, je pravidelne porovnávať fyzické počty vašich zásob s tým, čo ukazujú vaše účtovné záznamy. Častým počítaním najcennejších a najľahšie ukradnutých predmetov sa dosahujú dve veci:

  • Úbytok zásob je rýchlo identifikovaný.

  • Vlastník firmy môže minimalizovať zmršťovanie zásob identifikáciou typu zásob, ktoré sa najčastejšie kradnú, alebo dokonca, keď sú zásoby najčastejšie odcudzené.

• Zosúladiť bankové účty. Ďalšou vecou, ​​ktorú by podľa mňa mali majitelia firiem urobiť, je zosúladiť si svoje vlastné bankové účty. Ku krádeži zamestnancov účtovným personálom často dochádza, keď zamestnanci zisťujú, ako vypísať šeky na bankový účet spoločnosti, ktoré majiteľ nevidí. Jedným zo spoľahlivých spôsobov, ako nájsť fiktívnu a podvodnú transakciu, je nechať majiteľa odsúhlasiť bankový výpis. Okrem toho, akékoľvek nepodarené, podozrivé transakcie majú tendenciu byť zrejmé, keď sa majiteľ firmy pozorne pozrie na kontroly.

• Ak je to možné, oddeľte účtovníctvo od fyzickej úschovy. V malom podniku nie je vždy ľahké oddeliť účtovníctvo určitej činnosti od fyzickej starostlivosti alebo fyzickej zodpovednosti za túto činnosť. Napríklad je ťažké oddeliť účtovníctvo zásob od fyzickej úschovy alebo prístupu k týmto zásobám. Predavač v obchode môže napríklad ľahko ukradnúť cigarety a tiež upraviť evidenciu zásob prostredníctvom pokladničného predaja cigariet. Napriek tomu všade tam, kde môžete oddeliť fyzickú úschovu od účtovníctva, dochádza k zabudovanej kontrole chýb. Osoba, ktorá vedie účtovníctvo, nepriamo kontroluje, či sa o majetok starajú fyzickí správcovia.

• Vyškolte zamestnancov v používaní QuickBooks. Ak máte firmu akejkoľvek veľkosti, mali by ste vyškoliť zamestnancov na používanie QuickBooks, a to z dvoch základných dôvodov: Niekto, kto vie, ako používať QuickBooks, je menej pravdepodobné, že urobí neúmyselné chyby a chaotické účtovné záznamy maskujú krádeže zamestnancov.

• Zatvorte súbor QuickBooks. Tu je posledná technika, ktorá stojí za zváženie. Aj keď nie ste povinní uzavrieť fiškálny rok v QuickBooks, možno to budete chcieť urobiť, aby ste zachovali integritu svojich údajov. Tu je postup: Vyberte príkaz Upraviť→Predvoľby, vyberte položku Účtovníctvo, vyberte kartu Predvoľby spoločnosti a potom kliknite na tlačidlo Dátum uzávierky nastaviť dátum/heslo. Keď vás QuickBooks vyzve, zadajte dátum uzávierky a heslo. Po zadaní týchto informácií QuickBooks zakáže alebo obmedzí používateľom zmenu alebo zadávanie transakcií s dátumom pred uzávierkou.